Je kunt een specifieke workflow definiëren voor elk type uitgave, zoals facturen met of zonder inkooporders. Stel daarbij aanpasbare voorwaarden in naar wens voor kaarttransacties, dagvergoedingen of kilometerkosten.
Door drempels te bepalen en specifieke goedkeurders te definiëren, kun je flows op maat inrichten voor de verschillende stappen van je uitgavenproces.
Specificaties voor uitgaven gerelateerde workflows
Bij de goedkeuringsstap indienen kunnen medewerkers onkosten indienen, waarna ze kunnen worden goedgekeurd, gecontroleerd en betaald.
Wanneer de stap indienen is uitgeschakeld (als indienen uit is aangevinkt), wordt de stap goedkeuren ook uitgeschakeld, en komen de uitgaven direct onder het tabblad beoordelen terecht.
Om een goedkeuringsflow in te richten voor je bedrijfsuitgaven moet je de goedkeuringsstap Indienen inschakelen.
Voor de stappen beoordeling, terugbetalen, betalen > details bevestigenen betaal >autoriseren stappen kun je alleen specifieke medewerkers of rollen selecteren.
Opmerkingen over goedkeuringen voor facturen
Je kunt goedkeuringen voor factuurbetalingen instellen door workflows te definiëren voor facturen die al dan niet gekoppeld zijn aan inkooporders.
Afhankelijk van welke goedkeuringsstap er wordt getriggerd, kan de workflow die in werking wordt gesteld een van de volgende zijn:
Een flow voor facturen die gekoppeld zijn aan inkooporders, waarbij het goedgekeurde en gefactureerde bedrag, en de goedgekeurde en geleverde hoeveelheid overeenkomen.
Een flow voor facturen die gekoppeld zijn aan inkooporders, waarbij het goedgekeurde en gefactureerde bedrag, en de goedgekeurde en geleverde hoeveelheid niet overeenkomen.
Een workflow voor facturen die niet zijn gekoppeld aan inkooporders.
Workflows instellen voor het betalen van rekeningen
In dit voorbeeld nemen we aan dat je nog geen workflows hebt ingericht voor bonnetjes (facturen) en dat je de goedkeuring voor factuurbetalingen zonder inkooporders wilt organiseren:
In het Payhawk-webportaal ga je naar de tabbladen instellingen > workflows > uitgaventypen.
Klik in het veld factuur, op workflow bewerken.
Klik op verzenden en selecteer de optie indienen bij om medewerkers in staat te stellen uitgaven in te dienen die via bankoverschrijvingen zijn gedaan.
Klik op opslaan.
Voor de goedkeuringsstap van het onkostentype 'factuur', kies je de optie geen inkooporder en klik je op + goedkeuringsstap toevoegen. Kies of je een aangepaste goedkeuring wilt toevoegen of het standaard template-voorstel wilt gebruiken. In dit voorbeeld, klik op + aanpasbaar.
De optie template laat je alle eerder ingestelde aanpasbare rollen voor je bedrijf zien, zoals teammanager, zodat je die niet zelf handmatig hoeft te kiezen.
Uit de drop-down lijst van beschikbare goedkeurders.
In het geopende dialoogvenster geef je de stap een naam door op het potlood (bewerken) icoon te klikken. Vul de velden in en klik op de ✔ knop.
Selecteer de rol teammanager uit de drop-down lijst met beschikbare goedkeurders. Bepaal vervolgens de gewenste voorwaarde door op + voorwaarde toevoegen te klikken, bijvoorbeeld op bedrag.
Om het bedrag waarvoor goedkeuring nodig is in te stellen, definieer je de limiet uit de drop-down lijst, bijvoorbeeld minder dan of gelijk aan (<=). Op de volgende regel stel je het bedrag in, bijvoorbeeld 200.
Klik op opslaan.
Om enkelvoudige stap, sequentiële meerdere stappen, of niet-sequentiële goedkeuringen te definiëren, volg je de richtlijnen en pas je dezelfde stappen toe als hierboven.
Om de rechten voor het beoordelen van uitgaven in te stellen, klik je op de stap beoordelen. Selecteer onder beoordelen de specifieke medewerker of rol die factuurbetalingen van je bedrijf mag bekijken. Bijvoorbeeld een Payhawk-accountant. Klik op opslaan.
Om de rechten voor het bevestigen van uitgavendetails in te stellen, klik je op de stap bevestig details. Kies in het drop-down menu opslaan een specifieke medewerker of een rol (bijvoorbeeld een Payhawk-accountant) die uitgavendetails en betaalmethoden mag bevestigen binnen je organisatie. Klik op opslaan.
Om de rechten voor het autoriseren van betalingen in te stellen, klik je op de stap autoriseren . Kies in het drop-down menu autoriseren de specifieke medewerker of de rol (bijvoorbeeld een Payhawk-beheerder) die bankoverschrijvingen voor directe of geplande betalingen zonder gekoppelde inkooporders mag autoriseren. Klik op opslaan.
Klik op workflow publiceren om alle wijzigingen die je hebt gedaan toe te passen.
Workflows instellen voor andere soorten uitgaven
Je kunt goedkeuringen voor kaarttransacties, kilometers, dagvergoedingen en cash op dezelfde manier inrichten als voor facturen. Houd daarbij het volgende in gedachten:
De stappen details bevestigen en autoriseren zijn alleen beschikbaar voor uitgaven die via bankoverschrijvingen worden betaald.
In plaats van de goedkeuringsstappen details bevestigen en autoriseren, wordt bij dagvergoeding en kilometers, de stap terugbetalen direct zichtbaar in de flow, omdat werknemers deze uitgaven hebben voorgeschoten.
Kaartuitgaven worden direct gedaan op het moment dat een kaart wordt gebruikt en er direct met bedrijfsgeld wordt betaald. Daarom bevatten de goedkeuringsflows voor kaart en cash alleen de stappen indienen en beoordelen.