Je kunt flexibele, aanpasbare workflows voor je bedrijf bouwen door een specifieke goedkeurdersrol te definiëren of een bepaalde medewerker als goedkeurder binnen een workflow toe te wijzen, en door specifieke (dremepel)voorwarden en vervolgstappen in te stellen op basis van je werkproces.
Zo kun je specifieke goedkeuringsflows creëren met de volgende specificaties:
Bedrag
Team van de medewerker die een verzoek of aanvraag indient
Geselecteerde waarde van een aanpasbaar veld
Geselecteerde uitgavencategorie
Leverancier
Voor meer informatie over de rollen en personen die je in je workflows kunt opnemen, kun je terecht in het artikel over workflow-goedkeurders.
Op hoeveelheid gebaseerde workflowvoorwaarden
Voor de goedkeuringsstap van elk verzoek kun je voorwaarden op basis van bedragen gebruiken en drempels definiëren. Deze drempels kunnen door verschillende medewerkers of rollen in je bedrijf afzonderlijk, na elkaar of parallel worden goedgekeurd.
Voorheen kon je in Payhawk de volgende goedkeuringsflows op basis van bedragen instellen:
De eerder bekende eenstaps, meerstaps sequentiële en meerstaps niet-sequentiële workflows op basis van hoeveelheden zijn verder ontwikkeld en uitgebreid om in complexere werkprocessen te voorzien.
Goedkeuringen met één stap
Je kunt instellen dat medewerkers alleen onkostendeclaraties in kunnen dienen bij de meest relevante persoon binnen je organisatie met goedkeuringsrechten voor dit bedrag (voorheen bekend als een eenstapsgoedkeuring).
Stel dat je de volgende instellingen configureert in Payhawk:
Voor bedragen van 200 euro of minder is de goedkeuring van een teammanager vereist.
Voor bedragen van meer dan 200 euro en minder dan of gelijk aan 500 euro is goedkeuring nodig van de development budget manager.
Bedragen hoger dan 500 euro vereisen goedkeuring van een Payhawk-beheerder in je organsiatie.
Als een werknemer dan een kilometerdeclaratie indient voor:
Een bedrag van 150 euro, dan hoeft alleen de teammanager goedkeuring te geven.
Een bedrag van 450 euro, dan hoeft alleen de development budget manager goedkeuring te geven.
Een bedrag van 550 euro, dan hoeft alleen een Payhawk beheerder goedkeuring te geven.
Opeenvolgende goedkeuringen in meerdere stappen
Je kunt instellen dat alle relevante goedkeurders declaraties voor elke opeenvolgende drempelwaarde moeten goedkeuren.
Stel dat je de volgende instellingen configureert in Payhawk:
De teammanager moet alle bedragen goedkeuren.
Bedragen hoger dan 300 euro moeten worden goedgekeurd door een tweedelijnsmanager.
Bedragen hoger dan 500 euro vereisen goedkeuring van een Payhawk-beheerder in je organisatie.
Als een werknemer dan voor 350 euro aan kilometers declareert, zal de teammanager het bedrag eerst moeten goedkeuren. Vervolgens is het aan de tweedelijnsmanager om de definitieve goedkeuring te geven.
Als een uitgave moet worden bijgewerkt door een vorige goedkeurder, kunnen latere goedkeurders de uitgave terugsturen naar de indiener, zodat deze de uitgave opnieuw kan indienen en de goedkeuringsflow opnieuw kan doorlopen.
Niet-opeenvolgende goedkeuringen in meerdere stappen
Je kunt instellen dat alle relevante goedkeurders onkostendeclaraties tegelijkertijd moeten goedkeuren.
Stel dat je de volgende instellingen configureert in Payhawk:
De teammanager moet alle bedragen goedkeuren.
Bedragen hoger dan 500 euro vereisen goedkeuring van een Payhawk-accountant in je organisatie.
Bedragen hoger dan 1000 euro vereisen goedkeuring van een Payhawk-beheerder in je organsiatie.
Als een medewerker dan een verzoek voor de terugbetaling voor 1.200 euro indient, dan krijgen zijn/haar teammanager, en alle Payhawk-accountants en -beheerders een notificatie om het bedrag goed te keuren.
Aanpasbare workflows inrichten
Zodra je je aanpasbare veld- en categoriemanagers hebt gedefinieerd, kun je de voorwaarden, goedkeurders en bedragen samenvoegen om complexe goedkeuringsflows in te richten.
Stel dat je de volgende workflow wilt inrichten:
Goedkeuring door de teammanager is altijd vereist.
Voor specifieke grootboekcategorieën boven een bepaalde drempelwaarde is goedkeuring van een categoriemanager vereist.
De benodigde goedkeuring door een manager van het team financiële planning en analyse (FP & A) wordt geactiveerd op basis van een specifiek grootboek of bedrag.
De benodigde goedkeuring door leden van het inkoopteam (Procurement) wordt ook geactiveerd door een specifiek grootboek, een specifieke productcode of een specifiek bedrag.
Verzoeken voor bedragen boven een bepaalde drempel hebben altijd goedkeuring nodig van specifieke beslissers als de CFO of CEO.
De geïmplementeerde workflow ziet er als volgt uit.
