Je kunt een specifieke workflow instellen voor elk type onkosten - bijvoorbeeld facturen met of zonder inkooporders - of aangepaste voorwaarden instellen voor kaarttransacties, dag- of kilometervergoedingen.
Door drempelwaarden in te stellen en specifieke goedkeurders aan te wijzen, kun je het proces volledig afstemmen op de verschillende stappen van het betaalproces voor onkosten.
Specificaties van workflows voor bepaalde typen onkosten
Bij de goedkeuringsstap Indienen kunnen medewerkers onkosten indienen, waarna deze kunnen worden goedgekeurd, gecontroleerd en betaald.
Als de stap Indienen is uitgeschakeld (Indienen uit is geselecteerd), wordt de stap Goedkeuren ook uitgeschakeld en gaat het onkosten-item direct naar het tabblad Controleren wanneer deze wordt gemaakt.
Om een goedkeuringsworkflow te kunnen activeren voor de verwerking van onkosten binnen je bedrijf, moet je de stap Indienen inschakelen.
Voor de stappen Beoordelen, Terugbetalen, Betalen >Details bevestigen, Betalen >Autoriseren kun je alleen specifieke medewerkers of functies selecteren.
Opmerkingen over goedkeuringen voor rekeningen
Je kunt goedkeuringen voor de betalingen van facturen instellen door workflows op te stellen voor facturen die al dan niet gekoppeld zijn aan inkooporders.
Afhankelijk van de getriggerde goedkeuring kan de workflow die wordt toegepast een van de volgende zijn:
Een workflow voor facturen gekoppeld aan een inkooporder waarbij het goedgekeurde en gefactureerde bedrag en de goedgekeurde en geleverde hoeveelheid overeenkomen.
Een workflow voor facturen gekoppeld aan een inkooporder waarbij het goedgekeurde en gefactureerde bedrag en de goedgekeurde en geleverde hoeveelheid overeenkomen.
Een workflow voor facturen die niet zijn gekoppeld aan een inkooporder.
Workflows instellen voor het betalen van rekeningen
Laten we voor dit voorbeeld aannemen dat je nog geen workflows hebt opgesteld voor de betalingen van rekeningen of facturen en dat je een goedkeuringsstap wilt toevoegen voor de betaling van rekeningen zonder inkooporder:
Ga in Payhawk naar Instellingen > Workflows > Onkosten.
Klik in het veld Rekening op Workflow bewerken.
Klik op Indienen en selecteer de optie Indienen aan om medewerkers toe te staan onkosten in te dienen die via een bankoverschrijving worden betaald.
Klik op Opslaan.
Voor de goedkeuringsstap van het onkostentype Rekening volg je de optie NO PO en klik je op + Goedkeuringsstap toevoegen. Kies ervoor om je eigen aangepaste goedkeuring toe te voegen of gebruik de suggestie van het standaardsjabloon. Klik in dit voorbeeld op + Aangepast.
In de optie Sjabloon zie je eerder gedefinieerde functies voor je bedrijf, bijvoorbeeld Teammanager, zodat je deze niet handmatig hoeft te selecteren
uit het uitklapmenu met beschikbare goedkeurders.
In het dialoogvenster dat je nu ziet, geef je de stap een naam door op het Potloodpictogram (bewerken) te klikken. Vul naam in en klik op ✔ .
Selecteer uit de lijst met beschikbare goedkeurders de functie Teammanager. Definieer vervolgens de gewenste voorwaarde door te klikken op + Voorwaarde toevoegen - bijvoorbeeld Bedrag.
Om het bedrag waarvoor goedkeuring nodig is in te stellen, kies je de limiet in het uitklapmenu, bijvoorbeeld minder dan of gelijk aan (<=). Op de volgende regel stel je het bedrag in, bijvoorbeeld 200.
Klik op Opslaan.
Om enkelvoudige stap, sequentiële meerdere stappen, of niet-sequentiële goedkeuringen te definiëren, volg je de richtlijnen en pas je dezelfde stappen toe als hierboven.
Om de rechten voor het bekijken van onkosten in te stellen, klik je op de stap Controleren. Selecteer onder Controleren de specifieke medewerker of functie die factuurbetalingen van je bedrijf mag bekijken, bijvoorbeeld een Payhawk-accountant. Klik op Opslaan.
Om de rechten voor het bevestigen van onkosten in te stellen, klik je op de stap Details bevestigen. Selecteer onder Details bevestigen de specifieke medewerker of functie die factuurbetalingen van je bedrijf mag bevestigen en de methode die hiervoor binnen je bedrijf gebruikt wordt, bijvoorbeeld een Payhawk-accountant. Klik op Opslaan.
Om de rechten voor het autoriseren van betalingen in te stellen, klik je op de stap Autoriseren. Selecteer in het uitklapmenu Autoriseren de specifieke medewerker of functie die bankoverschrijvingen voor betalingen die niet gekoppelde zijn aan een inkooporder en die direct of op een later moment moeten worden gedaan, mag autoriseren, bijvoorbeeld een Payhawk-beheerder. Klik op Opslaan.
Klik op Workflow publiceren om al je wijzigingen op te slaan.
Workflows instellen voor andere typen onkosten
Je kunt goedkeuringen instellen voor kaarttransacties, kilometervergoedingen, dagvergoedingen, terugbetalingen en zakgeld, op dezelfde manier als voor rekeningen, behalve voor Kaartbetalingen en Zakgeld.
Kaartuitgaven worden betaald op het moment waarop de transactie plaatsvindt (wanneer de kaart wordt gebruikt) en contant geld van het bedrijf wordt direct contant uitbetaald. Als gevolg hiervan omvatten de goedkeuringen voor Kaartbetalingen en Zakgeld alleen de stappen Indienen en Controleren, zonder de extra betaalstap die nodig is voor de andere typen onkosten.