Je kunt je bonnen en facturen op verschillende manieren rechtstreeks in het Payhawk-webportaal beheren met behulp van de beschikbare opties voor onkostendocumenten.
Meerdere ontvangstbewijzen of facturenuploaden voor een kostenpost
Een extra document uploaden naar een kostenpost:
Open de kostenpost in het Payhawk-webportaal.
Selecteer Uploaden in de documentopties.
Kies een bestand van je computer en voeg dit bij.
Zo kun je naar behoefte meerdere bonnetjes of facturen aan één kostenpost toevoegen.
De gegevensextractie van Payhawk geeft suggesties voor de onkostengegevens op basis van het eerste document dat je uploadt. Voor documenten die je daarna uploadt, gebruikt Payhawk OCR om alle gegevens in het bestand te scannen en een tekstvak voor elk item te maken. Om het proces te versnellen, klik je op het veld en vervolgens op het gewenste tekstvak om de waarde te kopiëren en te plakken.
Bijgevoegde bonnen en facturen downloaden
Om het onkostendocument dat momenteel op je scherm wordt weergegeven te downloaden, selecteer je de optie Bestand downloaden. Het bestand wordt opgeslagen in de map Downloads, tenzij je een andere standaardlocatie op je apparaat hebt ingesteld.
De optie Bestand downloaden blijft beschikbaar, zelfs nadat de kostenpost is ingediend.
Bijgevoegde bonnen en facturen draaien
Om het onkostendocument te draaien, kies je de optie Links draaien of Rechts draaien, afhankelijk van de richting die je wilt.
Een verkeerd bijgevoegde bon of factuur naar de juiste kostenpost verplaatsen
Als een document aan de verkeerde kostenpost is toegevoegd en je wilt het naar de juiste kostenpost verplaatsen, kies je de optie Verplaatsen naar een andere kostenpost. In het dialoogvenster dat verschijnt, kun je een bestaande kostenpost selecteren waaraan je het document wilt toevoegen of direct een nieuwe kostenpost aanmaken.
Bijgevoegde bonnen en facturen verwijderen en vervangen
Om een bon of factuur die aan een kostenpost is gekoppeld te verwijderen:
Selecteer in het Payhawk-webportaal de optie Bestand verwijderen.
In het bevestigingsvenster vink je het vakje aan en klikt je op Verwijderen om te bevestigen.
Zodra het document is verwijderd, kun je een nieuw document toevoegen door de optie Uploaden te selecteren en een bestand van je computer te kiezen.
Meerdere bonnetjes of facturen bij een kostenpost bekijken
Als er twee of meer documenten aan een kostenpost zijn gekoppeld, kun je elk bestand afzonderlijk bekijken door op de pijltjes omhoog en omlaag onder de documentviewer te klikken.
Computeroverzicht in- en uitschakelen
De optische tekenherkenning (OCR) -tool van Payhawk is een door AI aangestuurd gegevensherkenningssysteem dat info uit documenten leest die naar het platform zijn geüpload. Het extraheert automatisch belangrijke onkostendetails en vult deze in de juiste velden in, zoals documentdatum, documentnummer en leverancier.
De functie computeroverzicht laat de velden die door de OCR zijn gescand, visueel zien. Om deze functie aan of uit te zetten, klik je op de optie Computeroverzicht onder het onkostendocument.
Als je de functie computeroverzicht uitschakelt, wordt de OCR-automatisering zelf niet uitgeschakeld. Alleen de door OCR gemarkeerde tekstvakken worden verborgen, zodat je de inhoud van het document zonder overlays kunt bekijken.
In- en uitzoomen op bonnen en facturen
Als je wilt in- of uitzoomen op een onkostendocument, klik je op de pictogrammen + (plus) of - (min) onder de documentviewer.
Handmatig ongematchte facturen aan onkosten koppelen
Facturen die naar het Payhawk-postvak bonnetjes en facturen worden gestuurd, worden automatisch gekoppeld aan de juiste kostenpost.
Als het systeem geen match kan vinden, kun je het onkostendocument op de volgende manier handmatig aan de kostenpost koppelen:
Controleer je Payhawk-postvak bonnetjes en facturen op ongematchte facturen.
Koppel de factuur handmatig aan de juiste kostenpost in het systeem.
Controleer of de factuur correct is gekoppeld aan de kostenpost.
