Als je een actieve verbinding hebt met een HR-systeem, worden de gegevens van je medewerkers automatisch overgenomen in Payhawk. Hierdoor hoef je minder handmatig werk te verrichten om starters toe te voegen en vertrekkers te verwijderen en blijven je stamgegevens consistent in beide systemen.
Medewerkersgegevens overschrijven
De volgende medewerkersgegevens worden in Payhawk overschreven als ze beschikbaar zijn in je HR-systeem:
Voor- en achternaam.
Telefoonnummer - als een telefoonnummer is gewijzigd, wordt de betreffende medewerker de eerstvolgende keer dat hij of zij inlogt in Payhawk gevraagd om het nieuwe nummer te verifiëren.
Dit mechanisme is ook van toepassing op toekomstige gegevenssynchronisatie.
Vanwege beveiligingsvereisten worden e-mailadressen die in het HR-systeem zijn gewijzigd niet automatisch overschreven in Payhawk. De Payhawk-beheerders krijgen een melding over de discrepantie zodat ze passende maatregelen kunnen nemen.
Medewerkers toevoegen
Tenzij je je instellingen hebt aangepast, worden alle medewerkers van al je entiteiten bij het verbinden van Payhawk met je HR-systeem automatisch toegevoegd aan Payhawk. Ook ontvangen ze een e-mailuitnodiging van het systeem.
Tijdens de initiële datasynchronisatie worden bestaande Payhawk-gebruikers op basis van hun e-mailadres afgestemd met medewerkers in het HR-systeem. Als het systeem voor een bepaald e-mailadres geen corresponderende Payhawk-gebruiker kan vinden, wordt er automatisch een nieuwe gebruiker aangemaakt en krijgt deze medewerker een uitnodiging om in te loggen.
Payhawk-beheerders van bedrijven die gebruikmaken van de beheerfunctie voor meerdere entiteiten (MEM), kunnen instellen welke gebruikers per Payhawk-entiteit worden uitgenodigd door de verbinding op MEM-niveau te configureren.
Medewerkers uitsluiten van synchronisatie
Je kunt medewerkers in je HR-systeem uitsluiten van synchronisatie met Payhawk op het moment dat de verbinding tussen beide systemen tot stand wordt gebracht. Je configureert hiervoor de gewenste inloggegevens in je HR-systeem, zodat Payhawk ze bij de synchronisatie achterwege laat.
De restrictie-instellingen verschillen per HR-systeem, zie hiervoor de documentatie en bronnen over samenvoegen.
Medewerkers verwijderen
Payhawk-gebruikers die bij de initiële gegevenssynchronisatie niet met hun e-mailadres in het HR-systeem worden gevonden, beschouwt Payhawk als externe gebruikers. Deze worden aan Payhawk-beheerders gemeld als niet-afgestemd. Je kunt ze handmatig verwijderen om te voorkomen dat ze toegang krijgen tot het systeem.
Bij toekomstige runs van de gegevenssynchronisatie leidt het verwijderen van werknemers uit het HR-systeem ertoe dat gebruikers worden verwijderd uit de Payhawk-account waaraan ze gekoppeld zijn. Ook worden hun kaarten voor deze account geblokkeerd.
Om ervoor te zorgen dat medewerkers op de juiste manier uit het Payhawk-systeem worden verwijderd, raden we aan om de medewerkers in je HR-systeem te 'ontslaan' of te deactiveren in plaats van ze te verwijderen.
Synchronisatiefrequentie en -rapporten
Na de initiële synchronisatie van HR-gegevens, voert Payhawk elke 24 uur automatisch een dagelijkse synchronisatie uit.
Na elke synchronisatie van HR-gegevens ontvangen Payhawk-beheerders het volgende:
Een e-mail met een samenvatting van nieuwe medewerkers die zijn toegevoegd aan Payhawk.
Een e-mail voor elke gedeactiveerde Payhawk-gebruiker met de betreffende gegevens, zoals zijn of haar kaarten.