Op basis van de gedefinieerde goedkeuringsflows binnen je organisatie, kun je worden aangewezen als goedkeurder voor declaraties die door je teamgenoten zijn ingediend.
Telkens wanneer een declaratie die jouw goedkeuring vereist wordt ingediend, ontvang je een uitgave-verzoek in je Payhawk-inbox en een melding via e-mail.
Via de onkosten-app in het Payhawk-webportaal kun je:
Uitgaven afzonderlijk goedkeuren
Uitgaven in bulk goedkeuren
Onbetaalde uitgaven verwijderen
Onbetaalde uitgaven terugsturen naar de betreffende medewerkers voor een update
Betaalde uitgaven terugsturen voor beoordeling
Bijzonderheden
Lees het artikel over het goedkeuren en afwijzen van uitgavenverzoeken vanuit de Payhawk-inbox voor meer informatie.
Uitgaven openen voor goedkeuring
Je kunt uitgaven goedkeuren, terugsturen en verwijderen via het tabblad uitgaven > goedkeuren in het Payhawk-webportaal.
Uitgaven goedkeuren die aan budgetten zijn gekoppeld
Als budgeteigenaar kun je budgetdetails bekijken in de sectie budget van de uitgave en van daaruit naar het budget navigeren voor meer informatie.
Uitgaven individueel goedkeuren
Uitgaven één voor één goedkeuren uit de onkosten app in het Payhawk webportaal:
Ga naar bedrijfsuitgaven.
Selecteer de gewenste uitgave.
Klik op goedkeuren.
Uitgaven in bulk goedkeuren
Om meerdere uitgaven in bulk goed te keuren via de onkosten-app in het Payhawk-webportaal:
Ga naar bedrijfsuitgaven.
Selecteer meerdere uitgaven voor goedkeuring in bulk door het vakje onkosten aan te vinken. Door het vakje onkosten aan te vinken, selecteer je alleen de zichtbare uitgaven op het scherm. Scroll naar beneden om meer uitgaven te selecteren. Of beweeg je muis naar een specifieke uitgaven en vink het selectievakje aan.
In beide gevallen verschijnt er een zijpaneel met een overzicht van alle geselecteerde uitgaven.
Klik op goedkeuren.
Onbetaalde uitgaven terugbetalen aan werknemers
Een uitgave terugsturen naar de werknemer vanuit de onkosten-app in het Payhawk-webportaal:
Ga naar bedrijfsuitgaven.
Selecteer de gewenste uitgave.
Klik op het menu met de drie puntjes:
Als goedkeurder selecteer je afwijzen en vervolgens terugsturen naar medewerker.
Ben je bevoegd, selecteer dan terugsturen naar medewerker.
Beschrijf de reden van de afwijzing in het opmerkingenveld en geef aan welke aanvullende informatie de medewerker nog moet indienen.
Klik op terugsturen naar medewerker.
Onbetaalde uitgaven verwijderen
Selecteer afwijzen en verwijderen om de uitgave te verwijderen met de volgende specificaties:
Bij kaartuitgaven wordt de uitgave niet verwijderd, maar wordt de reden voor je actie aan de accountant getoond.
Voor andere soorten uitgaven wordt de uitgave verwijderd, tenzij deze al is betaald zonder goedkeuring
Een onbetaalde uitgave verwijderen via de onkosten-app in het webportaal:
Ga naar bedrijfsuitgaven en selecteer de gewenste uitgave.
Klik op het menu met de drie puntjes en selecteer afwijzen.
In het schermpje dat opent:
Klik op afwijzen en verwijderen.
Voer in het opmerkingenveld de reden van je afwijzing in.
Selecteer het selectievakje om je keuze te bevestigen.
Klik op afwijzen en verwijderen.
Betaalde uitgaven terugsturen voor beoordeling
Hoewel betaalde uitgaven niet kunnen worden verwijderd in Payhawk, kunnen ze wel worden teruggestuurd voor beoordeling. Dit zorgt ervoor dat, ondanks dat de betaling is verwerkt, het finance-team de nodige acties kan ondernemen, zoals het bedrag in mindering brengen op het salaris van de medewerker of het regelen van een terugbetaling via een bankoverschrijving naar de zakelijke rekening van je bedrijf.
Een aankoop terugsturen voor beoordeling via het Payhawk-webportaal:
Ga naar bedrijfsuitgaven en selecteer de gewenste uitgave.
Klik op het menu met de drie puntjes en selecteer afwijzen.
In het schermpje dat opent:
Selecteer afwijzen.
Voer in het opmerkingenveld de reden van je afwijzing in.
Klik op afwijzen.
