Op basis van de gedefinieerde goedkeuringsflows binnen je organisatie, kun je worden aangewezen als goedkeurder voor declaraties die door je teamgenoten worden ingediend.
Telkens wanneer een declaratie die je goedkeuring vereist wordt ingediend, ontvang je een declaratieverzoek in je Payhawk-inbox en een melding via e-mail.
In je Payhawk-inbox kun je de volgende acties uitvoeren voor onbetaalde uitgaven
Uitgavenverzoeken goedkeuren
Onbetaalde uitgaven terugsturen naar de betreffende medewerkers voor een update
Een uitgave-verzoek afwijzen en verwijderen
Bijzonderheden
Voor boekhoudkundige doeleinden:
Uitgaven kunnen alleen naar medewerkers worden teruggestuurd voordat ze zijn beoordeeld.
Beoordeelde uitgaven kunnen alleen worden teruggestuurd voor verdere beoordeling als ze nog niet zijn betaald.
Betaalde uitgaven kunnen niet worden verwijderd.
Zodra je een uitgave goedkeurt, worden alle relevante goedkeurders binnen de gedefinieerde workflow voor dat type uitgave op de hoogte gesteld.
Als je een uitgave terugstuurt of verwijdert, krijgt de aanvrager een pushmelding en een e-mail.
Ze kunnen in de melding zien waarom deze stap is genomen.
De reden voor je actie wordt geregistreerd als een opmerking onder activiteit > opmerkingen en vastgelegd onder activiteit > workflow.
Het tabblad uitgaven > goedkeuren is alleen zichtbaar als een Payhawk-beheerder je rechten heeft gegeven om uitgaven goed te keuren. Je kunt uitgaven goedkeuren als een Payhawk-beheerder je goedkeurder heeft gemaakt in een workflow binnen je organisatie.
Voor opgesplitste uitgaven per regel ontvangt de goedkeurder gelijktijdig verzoeken voor de toegewezen bedragen, volgens de vooraf gedefinieerde goedkeuringsflows van het bedrijf. Elke goedkeurder kan ook details van andere regels en de bijbehorende goedkeurders bekijken.
Via de onkosten-app kunnen zowel goedkeurders als bevoegde gebruikers zonder goedkeuringsrechten een uitgave terugsturen naar de eigenaar (aanvragende medewerker).
Uitgaven openen voor goedkeuring
Je kunt een uitgavenverzoek in je Payhawk-inbox openen door de link te klikken die je hebt ontvangen in de e-mailmelding.
Je kunt een uitgavenverzoek ook openen via je inbox > verzoeken > in behandeling.
Uitgavenverzoeken goedkeuren die verband houden met aankopen
Bij het goedkeuren van een betaling voor een leverancierfactuur die aan een aankoop is gekoppeld, kun je een waarschuwing krijgen over afwijkende bedragen. Dit is gebaseerd op het twee- of drie-weg afstemmingsproces van Payhawk en de vooraf gedefinieerde afwijkingsregels van je bedrijf. De inhoud van het bericht kan daarom variëren.
Uitgaven goedkeuren die aan budgetten zijn gekoppeld
Als je budgethouder of goedkeurder bent voor gebudgetteerde uitgaven in je bedrijf, kun je budgetgegevens bekijken in het uitgavenverzoek en van daaruit navigeren naar zowel het budget als de uitgave voor meer informatie.
Als je het risico loopt het budget te overschrijden of dit al hebt gedaan, geeft het systeem een waarschuwing weer.
Uitgave-verzoeken goedkeuren
Om een uitgavenverzoek goed te keuren vanuit je Payhawk-inbox in de mobiele app:
Ga naar postvak IN > verzoeken > in behandeling.
Selecteer de gewenste uitgave.
Tik op goedkeuren.
Om een uitgavenverzoek goed te keuren vanuit je Payhawk-inbox in het webportaal:
Ga naar postvak IN > verzoeken > in behandeling.
Selecteer de gewenste uitgave.
Klik op goedkeuren.
Uitgavenverzoeken terugsturen naar de medewerker
Om een onbetaalde uitgave terug te sturen naar de aanvrager vanuit je Payhawk-inbox in de mobiele app:
Ga naar postvak IN > verzoeken > in behandeling.
Selecteer het gewenste aankoopverzoek en tik op afwijzen.
Op het scherm dat verschijnt:
Selecteer terugsturen naar medewerker.
Licht in het opmerkingenveld de reden van je afwijzing toe en beschrijf welke informatie je van de werknemer verwacht voordat hij/zij de aankoop opnieuw kan indienen.
Tik op Terugsturen.
Om een onbetaalde uitgave terug te sturen naar de aanvrager vanuit je Payhawk-inbox in het webportaal:
Ga naar postvak IN > verzoeken > in behandeling.
Selecteer de gewenste declaratie (uitgavenverzoek) en klik op afwijzen.
Op het scherm dat verschijnt:
Selecteer terugsturen naar medewerker.
Licht in het opmerkingenveld de reden van je afwijzing toe en beschrijf welke informatie je van de werknemer verwacht voordat hij/zij de aankoop opnieuw kan indienen.
Klik op terugsturen naar medewerker.
Uitgavenverzoeken afwijzen en onbetaalde uitgaven verwijderen
Selecteer afwijzen en verwijderen om de uitgave te verwijderen met de volgende specificaties:
Als je een verzoek voor een kaartuitgave afwijst, wordt de uitgave niet verwijderd, maar voorzien van de reden zodat de boekhouder dit kan zien.
Als je een verzoek voor andere uitgavetypen afwijst, wordt de uitgave verwijderd tenzij er zonder goedkeuring voor is betaald.
Zo kun je een aankoopverzoek afwijzen en een aankoop verwijderen uit je Payhawk Inbox in de mobiele app:
Ga naar postvak IN > verzoeken > in behandeling.
Selecteer het gewenste uitgavenverzoek en tik op afwijzen.
In het schermpje dat opent:
Tik je op afwijzen en verwijderen.
Voer in het opmerkingenveld de reden van je afwijzing in.
Tik op afwijzen.
Om een uitgavenverzoek af te wijzen en een onbetaalde uitgave te verwijderen uit je Payhawk-inbox in het webportaal:
Ga naar postvak IN > verzoeken > in behandeling.
Selecteer de gewenste declaratie (uitgavenverzoek) en klik op afwijzen.
In het schermpje dat opent:
Tik je op afwijzen en verwijderen.
Voer in het opmerkingenveld de reden van je afwijzing in.
Klik op afwijzen en verwijderen.
