De directe integratie tussen Payhawk en Sage Intacct geeft je volledige controle over de gegevens die tussen beide systemen worden uitgewisseld.
Wanneer Payhawk voor het eerst wordt verbonden met Sage Intacct, voert het een datasynchronisatie uit. Optioneel kun je als Payhawk-beheerder een datasynchronisatie op aanvraag starten.
Het volgende diagram geeft een overzicht van de gegevens die automatisch tussen de systemen worden gesynchroniseerd.
Betalingen doorsturen naar Sage Intacct
Vanwege boekhoudkundige vereisten exporteert Payhawk alleen verwerkte transacties. Dit betekent dat als een betaling is goedgekeurd, maar nog niet is afgerond, Payhawk deze niet naar Sage Intacct exporteert. Zodra een transactie door de bank is afgewikkeld en de uitgave is gecontroleerd, exporteert Payhawk de betaling automatisch.
Voor meer informatie over de integratie van Payhawk en Intacct rekeningen, zie het artikel over synchroniseren van rekeningen met Sage Intacct.
Stortingen doorsturen naar Sage Intacct
Payhawk stuurt een storting standaard automatisch als journaalpost naar Sage Intacct zodra deze is ontvangen.
Bankafschriften doorsturen
Alle afgeronde transacties die via Payhawk zijn verwerkt (kaarttransacties en factuurbetalingen) worden dagelijks in één keer geëxporteerd.
Vanwege een beperking in de API van Sage Intacct voor het importeren van banktransacties, verschijnen alle via Payhawk verwerkte transacties, zoals debet- of creditcardtransacties of factuurbetalingen, als banktransacties onder de module Bank reconciliation in het ERP.
Uitgaven doorsturen naar Sage Intacct
Zodra een uitgave is beoordeeld, stuurt Payhawk deze door naar Sage Intacct als een factuur, journaalpost of onkostennota, afhankelijk van het type uitgave en jouw configuratie. Als het bedrag van de uitgave positief is, maakt Payhawk een inkoopfactuur aan. Heb je in plaats daarvan een creditnota ontvangen, dan is het bedrag van de uitgave negatief en maakt Payhawk een AP-correctie aan.
Voor declarabele uitgaven, zoals vergoedingen, dagvergoedingen of reiskosten, gebruikt Payhawk de medewerker als leverancier.
Bij terugbetalingsuitgaven gebruikt Payhawk de medewerker als leverancier.
Facturen koppelen aan betalingen
Wanneer een factuur wordt geboekt en als de uitgave is betaald via Payhawk, zal Payhawk automatisch een factuurbetaling aanmaken en koppelen.
Geëxporteerde gegevensvelden naar Sage Intacct
Payhawk exporteert de volgende gegevensvelden naar het Sage Intacct-systeem:
Leverancier - Als de leverancier niet in het Sage Intacct-systeem staat, zal Payhawk de gebruiker melden dat dit een nieuwe leverancier kan zijn en de optie geven om deze vanuit Payhawk aan te maken. Of, als je een medewerkersrol hebt, is, een aanvraag voor je doen bij een Payhawk-beheerder.
Documentnummer
Documentdatum
Serviceperiode - Zodra een Payhawk beheerder de datum Serviceperiode wijzigt in Payhawk, zal dit de boekingsdatum in Sage Intacct weerspiegelen.
Vervaldatum - Payhawk exporteert de vervaldatum voor alle bankuitgaven. Als er geen vervaldatum is ingevoerd, wordt de datum van de uitgave gebruikt als vervaldatum.
Opmerking - De toelichting van de kaarthouder bij de uitgave wordt weergegeven in het veld Description van de uitgave in Sage Intacct.
Documentbijlage
Bedrag - Het totaalbedrag min het belastingtarief voor de uitgave.
Betaalde valuta - De Transaction currency.
Belastingtarief - De belastinggegevens die door Sage Intacct worden geleverd.
Tracking-categorieën - Payhawk importeert de dimensies Department, Location, Project, Customer, Vendor, Employee, Item, Contracts en door gebruikers gedefinieerde (aanpasbare) dimensions uit Sage Intacct en maakt het mogelijk deze te gebruiken als uitgavevelden.
Kosten - Wanneer er een vergoeding is bij de transactie, wordt die vergoeding tijdens de koppeling met het ERP-systeem geboekt als een aparte betalings-journaalpost op de daarvoor bestemde rekening.