Je kunt direct in Payhawk communiceren met je team en andere relevante partijen om zo snel context te verzamelen en het goedkeurings- en beoordelingsproces voor uitgaven te versnellen.
Je kunt ook aanvullende context verzamelen of een vraag stellen over een uitgave of een factuur door een opmerking te plaatsen en de relevante mensen te taggen, zodat ze een melding krijgen. Zo kun je ook antwoorden op opmerkingen van andere
medewerkers.
Toepassingen en voordelen
Opmerkingen zijn in allerlei use cases handig, zoals:
Samenwerking tussen medewerkers als team-, categorie- of aanpasbaar invulveld-managers bij het verzamelen van context en het voeren van discussies tijdens het goedkeuringsproces van de uitgave.
Samenwerking tussen een medewerker en het finance-team als er voor een uitgave geen goedkeuringsproces is.
Samenwerking tussen de manager en het finance-team waarbij de manager context geeft aan het finance-team over waarom een bepaalde uitgave is goedgekeurd.
Finance-team - samenwerking binnen het finance-team voor discussies over hoe een bepaald geval of uitgave moet worden behandeld.
Opmerkingen bieden je als gebruiker de volgende voordelen:
Verbeterde samenwerking, een gestroomlijnd goedkeuringsproces en verhoogde transparantie. Opmerkingen plaatsen en medewerkers taggen:
Faciliteert samenwerking en vermindert het risico op misverstanden of gemiste deadlines.
Vermindert communicatie over en weer en minimaliseert vertragingen.
Helpt bij het naleven van beleid en regelgeving en zorgt ervoor dat alle stakeholders op de hoogte zijn van de status van uitgaven en facturen.
Een totaaloverzicht van de uitgavecyclus, exportgeschiedenis en wijzigingslogboek van de uitgave:
Onder het tabblad activiteit > workflow van de uitgave vind je alle stappen die tot nu toe zijn doorlopen volgens de gedefinieerde goedkeuringsflows bij je bedrijf.
Het tabblad activiteit > exporteren houdt de exportactiviteiten voor de betreffende uitgave bij.
Het tabblad activiteit > uitgavenwijzigingen bevat het logboek met alle wijzigingen gerelateerd aan die uitgave, zoals het aanmaken ervan of het toevoegen van een document.
Het weergeven van de uitgavengeschiedenis via activiteit > alle is vooral voor bedrijven in Duitsland van belang, aangezien de functionaliteit de Duitse richtlijn voor elektronisch boekhouden en accounting (GoBD) volgt en finance-teams in staat stelt om een papierloze boekhouding te voeren.
Opmerkingen openen
Als je bent getagd in een opmerking bij een uitgave of uitgave-verzoek, ontvang je een notificatie in je postvak-IN, een pushmelding op je telefoon en een notificatie per e-mail. Je kunt de opmerking op de volgende manieren openen:
Ga naar je postvak-IN > meldingen en selecteer de gewenste melding.
Volg de link in de melding die je per e-mail hebt ontvangen.
Tik op de pushmelding op je telefoon.
Je kunt ook direct naar de uitgave gaan en de gewenste opmerking selecteren in de sectie activiteit > opmerkingen of alle.
Om een opmerking te plaatsen bij een uitgave waar nog geen opmerkingen bij staan, selecteer je de uitgave in de app onkosten en start je de thread.
Om een opmerking te plaatsen bij een uitgave-verzoek waar nog geen opmerkingen bij staan, ga je naar postvak-IN > verzoeken, selecteer je het gewenste uitgave-verzoek en start je de thread.
In het webportaal opmerkingen plaatsen bij uitgaven
Plaats als volgt een opmerking bij een uitgave waar je een melding voor hebt ontvangen:
Beweeg je muis naar het icoon postvak-IN en selecteer de gewenste melding. Als je direct toegang hebt tot die uitgave, klik je op de melding om deze te openen.
Voer je opmerking in, tag eventuele medewerkers en klik op verzenden of druk op enter om te posten en ze op de hoogte te stellen. Voeg een nieuwe regel toe door te drukken op shift+enter.
Als je een melding ontvangt over een opmerking bij een uitgave, maar er niet direct toegang toe hebt, beweeg je muis naar het icoon postvak-IN, selecteer de gewenste melding en je wordt doorgestuurd naar het tabblad postvak-IN>meldingen.
In de app opmerkingen plaatsen bij uitgaven
Om een opmerking te plaatsen bij uitgaven, open je vanaf je postvak-IN het tabblad postvak-IN > meldingen en selecteer je de gewenste melding. Ook kun je tikken op de pushmelding die je op je telefoon hebt ontvangen.
Als je wordt genoemd in een uitgave die iemand anders heeft ingediend, word je daarnaartoe doorgestuurd.
Als je wordt genoemd in een uitgave die een teamlid heeft ingediend, word je doorgestuurd naar je postvak-IN.
Om vanaf de uitgave te antwoorden op een opmerking, ga je naar onkosten, selecteer je de gewenste uitgave en tik je op de link [aantal] opmerkingen weergeven. Voer je opmerking in en tik op het icoon verzenden om deze te plaatsen.
Opmerkingen verwijderen
Je kunt een opmerking die je per ongeluk hebt geplaatst, verwijderen. Als de opmerking is verwijderd, wordt deze handeling weergegeven in de geschiedenis van de uitgave onder activiteit > alle.
Opmerkingen bij uitgaven verwijderen in het webportaal
Verwijder een opmerking bij een uitgave in het Payhawk-webportaal door naar de gewenste uitgave te gaan, de gewenste opmerking te selecteren en te klikken op verwijderen.
Om een opmerking bij een uitgave-verzoek te verwijderen, ga je naar postvak-IN > verzoeken, selecteer je het gewenste verzoek en klik je voor de gewenste opmerking op verwijderen.
Opmerkingen bij een uitgave verwijderen via de app
Om een opmerking bij een uitgave in de mobiele Payhawk-app te verwijderen, ga je naar je postvak-IN> meldingen en selecteer je de gewenste opmerking. Tik op het optiemenu (drie stippen) en vervolgens op verwijderen.
Om een opmerking bij een uitgave-verzoek in de app te verwijderen, ga je naar postvak-IN > verzoeken en selecteer je het gewenste verzoek. Ga naar het tabblad activiteit > opmerkingen en tik op het optiemenu (drie stippen) en vervolgens op verwijderen.
Meldingen over opmerkingen
Als je bent getagd in een opmerking, ontvang je:
Een e-mailmelding.
Een pushmelding op je mobiele telefoon.
Een in-app melding in je postvak-IN.
In-app meldingen binnen het postvak-IN worden verzonden als iemand je heeft getagd en in de volgende gevallen:
Als iemand heeft gereageerd op je opmerking.
Als iemand een opmerking heeft geplaatst bij je uitgave.
In-app meldingen verdwijnen automatisch als je de opmerking via je postvak-IN of vanuit de app onkosten hebt geopend.
Zie voor aanvullende informatie de opmerkingen bij indiening en goedkeuring.
Het icoon 'opmerking'
Bij elke uitgave of uitgave-verzoek met een opmerking staat het icoon 'opmerking' in de app onkosten of postvak-IN. Dit geldt zowel voor het Payhawk-webportaal en de mobiele app. Het icoon geeft het aantal opmerkingen bij de uitgave of het uitgave-verzoek weer. Een rode stip geeft ongelezen opmerkingen aan die voor jou bedoeld zijn.
Medewerkers taggen in opmerkingen
Typ @ (apenstaartje) om een medewerker in een opmerking te vermelden. Het systeem stelt automatisch medewerkers voor die direct toegang hebben tot die uitgave of onderdeel uitmaken van het goedkeuringsproces en dus kunnen worden getagd.
Medewerkers die geen toegang hebben tot de uitgave en niet in een opmerking kunnen worden getagd, worden weergegeven met een inactieve status.
Links copy-pasten in opmerkingen
Je kunt links alleen in het Payhawk-webportaal naar opmerkingen kopiëren.
Je kunt een opmerking delen met een teamgenoot door de link te kopiëren en de link naar die opmerking te versturen:
Ga in het Payhawk-webportaal naar onkosten en selecteer de gewenste uitgave.
Beweeg je muis naar de opmerking onder activiteit > opmerkingen en klik op het verschenen icoon. Zo kopieer je de link naar het klembord.
Plak de link in de opmerking, zodat je teamgenoot dit kan zien.
Uitgavenactiviteit weergeven
Naast de opmerkingen, bevat de sectie activiteit ook informatie over de goedkeuringsstatus van een uitgave, de exportgeschiedenis en het wijzigingslogboek met updates. Zie voor meer informatie het artikel over uitgave-activiteit weergeven.