Mitarbeiter können den Fortschritt von Genehmigungs-Workflows im Protokoll Aktionen > Workflow einer Ausgabe nachverfolgen. Dieses Protokoll zeigt die Schritte, die von bestimmten Rollen oder Personen abgeschlossen wurden, sowie alle im Workflow ausgelösten Fallback-Genehmigungen.
Wenn ein Ausgabenfeld, das mit einem ausstehenden Workflow verknüpft ist, aktualisiert wird, protokolliert Payhawk die Änderung. In solchen Fällen fordert das System den Mitarbeiter auf, die Aktualisierung zu bestätigen und sendet die Ausgabe zur erneuten Genehmigung zurück.
Payhawk protokolliert auch eine Workflow-Aktualisierung, wenn ein Fallback ausgelöst wird. Workflow-Verlaufsprotokolle für Fallbacks werden in folgenden Fällen erstellt:
Der Genehmigungs-Workflow steht noch aus, aber es konnte kein Manager für das Feld „Team“, das Feld „Benutzerdefiniert“ oder das Feld „Kategorie“ ermittelt werden.
Das für den Genehmigungs-Workflow erforderliche Feld „Team“, „Kategorie“ oder „Benutzerdefiniert“ ist leer.
Die Genehmigung wurde an einen anderen Mitarbeiter delegiert, z. B. wenn der ursprüngliche Genehmiger abwesend ist.
Die Ausgabe wird automatisch genehmigt, z. B. wenn der Eigentümer der Ausgabe auch der Genehmiger ist.