Sie können komplexe, robuste und flexible Workflows erstellen, die alle Anwendungsfälle in Ihrem Unternehmen abdecken, indem Sie spezifische Bedingungen festlegen und Rollen, Rollenerweiterungen oder bestimmte Mitarbeiter als Teil des Genehmigungsworkflows definieren.
Verfügbare Genehmiger
In Payhawk können Sie die folgenden Rollen, Rollenerweiterungen oder Benutzer in den Genehmigungsprozess einbeziehen:
Ein beliebiger Payhawk Buchhalter
Ein beliebiger Payhawk-Administrator
Jeder Payhawk Buchhalter oder Administrator
Jeder IT-Administrator
Jeder Senior AP Spezialist
Ein beliebiger Auditor
Der Teammanager des Mitarbeiters, der die Ausgabe oder Anfrage einreicht
Der Vorgesetzte der zweiten Ebene des Mitarbeiters, der die Ausgabe oder den Antrag einreicht
Der dem spezifischen benutzerdefinierten Feld zugewiesene Benutzerfeldmanager (z. B. Projektmanager oder Kostenstellenmanager)
Der Kategoriemanager, der der spezifischen Ausgabenkategorie zugewiesen ist (z. B. Social Media Ads)
Der Kategoriemanager der zweiten Ebene, der der übergeordneten Kategorie der eingereichten Ausgabe zugeordnet ist
Ein bestimmter Mitarbeiter (z. B. der Finanzvorstand)
Ein bestimmter Mitarbeiter aus einer bestimmten Mitarbeitergruppe
Mehrere Genehmigende
Jeder Workflow-Prozess enthält einen oder mehrere Genehmigungsschritte. Jeder Genehmigungsschritt kann eine oder mehrere Genehmigungen mit jeweils eigenen Bedingungen enthalten. Wenn die Genehmigungsbedingung erfüllt ist, ist eine Genehmigung erforderlich. Wenn die Genehmigung mehrere Genehmigende umfasst, kann jeder von ihnen genehmigen.
Beispielsweise können Sie für Beträge über 1.000 EUR, die aus dem Engineering-Team kommen, bestimmte Personen und auch alle Payhawk-Administratoren in Ihrem Unternehmen als Genehmigende zuweisen. Wenn also ein Mitarbeiter aus der Technik einen Antrag über 1.000 Euro stellt, kann jeder der definierten Genehmiger diesen Antrag genehmigen.
Wenn Sie möchten, dass jede dieser spezifischen Personen und Payhawk-Rollen oder Rollenerweiterungen genehmigt wird, müssen Sie separate Genehmigungsschritte erstellen.
Zum Beispiel müssen Sie für Beträge über 1.000 EUR, die vom Vertriebsteam unter der Kategorie Reisen eingereicht werden, separate Genehmigungsschritte definieren, die jeweils dieselben Bedingungen und den gewünschten Genehmiger enthalten.
Zuweisung von Payhawk-Rollen und Rollenerweiterungen
Bei jedem Schritt und für jeden Workflow können Sie Mitarbeitende einbeziehen, denen eine Standardrolle von Payhawk (Buchhalter, Administrator, IT-Administrator, Senior AP Specialist oder Auditor) zugewiesen wurde oder die über die Teammanager-Rollenerweiterung verfügen.
Sobald Sie eine Rolle oder eine Rollenerweiterung in einen Genehmigungsworkflow einbinden, können alle Mitarbeiter, denen diese Rolle oder Rollenerweiterung zugewiesen wurde, die Genehmigung erteilen, sobald der Workflow ausgelöst wird. Wenn Sie beispielsweise die Rolle IT-Administrator in einen Workflow einbinden, kann jeder Mitarbeiter, dem in Ihrem Unternehmen die Rolle IT-Administrator zugewiesen wurde, die Anfrage genehmigen, sobald sie eingereicht und/oder der Bewertung unterzogen wurde.
Zuweisung von Managern der zweiten Ebene
Der Manager der zweiten Führungsebene in Payhawk ist eine benutzerdefinierte Rolle. Grund dafür ist, dass Sie entscheiden können, keine Unterteams zu haben oder die Teamstruktur für Ihre Organisation zu deaktivieren.
Auch bei Workflows ist der Manager der zweiten Ebene der Manager, der dem übergeordneten Team zugeordnet ist. So haben Sie möglicherweise ein Marketingteam (übergeordnetes Team) und ein Unterteam für Online-Werbung definiert. Der Manager der zweiten Ebene für einen Mitarbeiter im Team Online-Werbung wäre der Teammanager des Marketingteams. Weitere Informationen dazu finden Sie in den Artikeln zur Verwaltung von Mitarbeitern und Teams.
Zuweisung von Kategoriemanagern
Der Kategoriemanager in Payhawk ist ebenfalls eine benutzerdefinierte Rolle. Sie können nämlich jedem Ausgaben-Kategoriewert, den Sie erstellt haben, einen oder mehrere Manager zuweisen. Wenn Sie einen Kategoriemanager zuweisen, können Sie diesen in die Genehmigungs-Workflows in Ihrem Unternehmen einbeziehen, da die Rolle Kategoriemanager automatisch in die Optionen aufgenommen wird, sobald ein Manager für die Ausgabekategorie definiert ist.
Zuweisung von Managern für benutzerdefinierte Felder
Standardmäßig können Sie jedem benutzerdefinierten Feldwert, den Sie für Ihr Unternehmen erstellen, einen oder mehrere Manager zuweisen. In den Workflows können Sie dann die Rolle „Manager – Benutzerdefiniertes Feld“ verwenden. Basierend auf dem Wert, der für eine bestimmte Ausgabe ausgewählt wurde, ist eine Genehmigung durch den entsprechenden „Manager – Benutzerdefiniertes Feld“ erforderlich.
Beispiel: Sie haben Angela Rossi als Kostenstellenmanagerin definiert, wenn die Kostenstelle Finanzen ist, und Ivan Ivanov als Kostenstellenmanager, wenn die Kostenstelle Hardware ist. Es folgt:
Wenn die Kostenstelle für eine bestimmte Ausgabe Finanzen heißt, ist Angela Rossi die Genehmigende.
Wenn die Kostenstelle für eine bestimmte Ausgabe Hardware ist, ist der Genehmiger Ivan Ivanov.
Zuweisung bestimmter Mitarbeiter
Bei der Definition der benutzerdefinierten Workflows Ihres Unternehmens können Sie jeden Mitarbeiter Ihres Unternehmens auswählen.
Neuzuweisung von Ausgaben nach dem Ausscheiden eines Genehmigers
Die Neuzuweisung der Ausgabengenehmigung erfolgt automatisch, wenn der Genehmiger mit einer Rolle oder Rollenerweiterung verknüpft ist (z. B. Team- oder Kategorienmanager), wobei die Anfragen an die neue Person weitergeleitet werden, die dieser Rolle oder Rollenerweiterung zugeordnet ist. Handelt es sich bei dem Genehmiger jedoch um einen bestimmten Mitarbeiter, werden die Ausgabenanträge standardmäßig an Payhawk-Administratoren weitergeleitet.