Sie können komplexe, robuste und flexible Workflows erstellen, die alle Anwendungsfälle in Ihrem Unternehmen abdecken, indem Sie bestimmte Bedingungen festlegen und Rollen oder bestimmte Mitarbeiter als Teil des Genehmigungsworkflows definieren.

In Payhawk können Sie die folgenden Rollen oder Personen in den Genehmigungsprozess einbeziehen:

Jeder Workflow-Prozess enthält einen oder mehrere Genehmigungsschritte. Jeder Genehmigungsschritt kann eine oder mehrere Genehmigungen mit jeweils eigenen Bedingungen enthalten. Wenn die Genehmigungsbedingung erfüllt ist, ist eine Genehmigung erforderlich. Wenn die Genehmigung mehrere Genehmigende umfasst, kann jeder von ihnen genehmigen.

Beispielsweise können Sie für Beträge über 1.000 EUR, die aus dem Engineering-Team kommen, bestimmte Personen und auch alle Payhawk-Administratoren in Ihrem Unternehmen als Genehmigende zuweisen. Wenn also ein Mitarbeiter aus der Technik einen Antrag über 1.000 Euro stellt, kann jeder der definierten Genehmiger diesen Antrag genehmigen.

Wenn Sie möchten, dass jede dieser spezifischen Personen und Rollen die Genehmigung erteilt, müssen Sie separate Genehmigungsschritte erstellen.

Zum Beispiel müssen Sie für Beträge über 1.000 EUR, die vom Vertriebsteam unter der Kategorie Reisen eingereicht werden, separate Genehmigungsschritte definieren, die jeweils dieselben Bedingungen und den gewünschten Genehmiger enthalten.

Standardmäßig lassen sich in jedem Schritt und für jeden Workflow Mitarbeiter mit Payhawk-Buchhalter- oder Administratorrechten einbeziehen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel über Rollen und Rechte in Payhawk.

Der Teammanager in Payhawk ist eine benutzerdefinierte Rolle. Grund dafür ist, dass Sie sich entscheiden können, keine Teammanager für bestimmte Teams zuzuweisen oder die Teamstruktur für Ihre Organisation zu deaktivieren.

Bei Workflows ist der Teammanager der Manager des Teams, dem der Mitarbeiter angehört, der den Genehmigungsantrag stellt.

Hinweis: Mit Teams können Sie eine benutzerdefinierte Struktur von Teams definieren, die nicht unbedingt mit der internen Hierarchie Ihres Unternehmens übereinstimmt. Weitere Informationen dazu finden Sie in den Artikeln zur Verwaltung von Mitarbeitern und Teams.

Der Manager der zweiten Führungsebene in Payhawk ist eine benutzerdefinierte Rolle. Grund dafür ist, dass Sie entscheiden können, keine Unterteams zu haben oder die Teamstruktur für Ihre Organisation zu deaktivieren.

Auch bei Workflows ist der Manager der zweiten Ebene der Manager, der dem übergeordneten Team zugeordnet ist. So haben Sie möglicherweise ein Marketingteam (übergeordnetes Team) und ein Unterteam für Online-Werbung definiert. Der Manager der zweiten Ebene für einen Mitarbeiter im Team Online-Werbung wäre der Teammanager des Marketingteams. Weitere Informationen dazu finden Sie in den Artikeln zur Verwaltung von Mitarbeitern und Teams.

Der Kategoriemanager in Payhawk ist ebenfalls eine benutzerdefinierte Rolle. Sie können nämlich jedem Ausgaben-Kategoriewert, den Sie erstellt haben, einen oder mehrere Manager zuweisen. Wenn Sie einen Kategoriemanager zuweisen, können Sie diesen in die Genehmigungs-Workflows in Ihrem Unternehmen einbeziehen, da die Rolle Kategoriemanager automatisch in die Optionen aufgenommen wird, sobald ein Manager für die Ausgabekategorie definiert ist.

Standardmäßig können Sie jedem benutzerdefinierten Feldwert, den Sie für Ihr Unternehmen erstellen, einen oder mehrere Manager zuweisen. In den Workflows können Sie dann die Rolle „Manager – Benutzerdefiniertes Feld“ verwenden. Basierend auf dem Wert, der für eine bestimmte Ausgabe ausgewählt wurde, ist eine Genehmigung durch den entsprechenden „Manager – Benutzerdefiniertes Feld“ erforderlich.

Beispiel: Sie haben Angela Rossi als Kostenstellenmanagerin definiert, wenn die Kostenstelle Finanzen ist, und Ivan Ivanov als Kostenstellenmanager, wenn die Kostenstelle Hardware ist. Es folgt:

Bei der Definition der benutzerdefinierten Workflows Ihres Unternehmens können Sie jeden Mitarbeiter Ihres Unternehmens auswählen.