Der Lebenszyklus eines Ausgabenberichts entspricht dem einzelner Ausgaben. Sobald ein Ausgabenbericht erstellt wurde, kann sein Eigentümer ihn zur Genehmigung einreichen. Genehmigende können den Ausgabenbericht entweder genehmigen und damit in die Bewertung weiterleiten oder ablehnen. Bei Ablehnung kann der Genehmigende den Ausgabenbericht löschen oder an den Eigentümer zur Überarbeitung und erneuten Einreichung zurücksenden.
Bearbeitung von Ausgabenberichten
Ausgabenberichte in Payhawk können bearbeitet werden, bevor sie von verschiedenen Rollen in Ihrem Unternehmen bezahlt worden sind, und zwar je nach Stadium ihres Lebenszyklus:
Inhaber von Ausgabenberichten können einen Bericht in einer der folgenden Phasen bearbeiten:
Bevor der Ausgabenbericht eingereicht wurde.
Nachdem der Ausgabenbericht zur Genehmigung gesendet wurde, führt eine Bearbeitung des Berichts in dieser Phase dazu, dass alle bestehenden Genehmigungen aufgehoben werden und der Genehmigungsprozess neu gestartet wird.
Wenn der Ausgabenbericht zur Überarbeitung zurückgeschickt wurde.
Mitarbeiter, die als Prüfer zugewiesen sind, sowie Payhawk-Buchhalter- und Administrator können ebenfalls einen Ausgabenbericht bearbeiten.
Als Inhaber eines Ausgabenberichts können Sie Ihren Ausgabenbericht vor dem Einreichen oder nach der Rücksendung zur Überarbeitung bearbeiten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Ausgaben > Senden und wählen Sie den Bericht aus.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Bericht bearbeiten.
Ändern Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld die gewünschten Details.
Klicken Sie auf Speichern.
Wenn Sie Ihren Ausgabenbericht zur Genehmigung eingereicht haben und mindestens eine Ausgabe bereits genehmigt wurde, können Sie den Ausgabenbericht wie folgt abrufen und bearbeiten:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Ausgaben > Alle und wählen Sie den Bericht aus.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Bericht bearbeiten.
Klicken Sie auf Bestätigen.
Ändern Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld die gewünschten Details.
Klicken Sie auf Speichern.
Löschen von Ausgabenberichten
Ausgabenberichte in Payhawk können gelöscht werden, solange sie noch nicht bezahlt wurden. Wenn ein Ausgabenbericht gelöscht wird, werden alle damit verknüpften Ausgaben entkoppelt und, sofern sie sich noch im Genehmigungsprozess befinden, automatisch erneut zur Genehmigung vorgelegt.
Ausgaben und Ausgabenberichte können nach der Zahlung zwar nicht gelöscht werden, aber sie können zur Überprüfung zurückgesendet werden. So kann das Finanzteam entsprechende Aktionen ergreifen, z. B. den Betrag vom Gehalt des Mitarbeiters abziehen oder eine Rückerstattung per Banküberweisung auf das Konto veranlassen.
Ausgabenberichte können in den verschiedenen Phasen ihres Lebenszyklus von verschiedenen Rollen in Ihrem Unternehmen gelöscht werden:
Inhaber von Ausgaben können einen Bericht löschen, bevor er eingereicht wurde oder wenn er zur Überarbeitung an sie zurückgesandt wurde.
Mitarbeiter, die als Prüfer zugewiesen sind, sowie Payhawk-Buchhalter und Administratoren können einen Ausgabenbericht über die Option Löschen des Drei-Punkte-Menüs löschen.
Als Inhaber einer Ausgabe können Sie Ihren Ausgabenbericht vor dem Einreichen löschen oder wenn er an Sie zurückgesandt wurde.
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Ausgaben > Senden und wählen Sie den Bericht aus.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Löschen.
Klicken Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld auf Löschen, um Ihre Wahl zu bestätigen.
Durch das Löschen eines Ausgabenberichts werden alle zugehörigen Ausgaben entkoppelt. Bereits eingereichte Ausgaben werden automatisch erneut zur Genehmigung vorgelegt, während die übrigen Ausgaben in ihrem aktuellen Status verbleiben.
Sie können noch die enthaltenen Ausgaben einzeln löschen.
Wenn Sie als Ausgabenprüfer zugewiesen sind, können Sie einen Ausgabenbericht wie folgt löschen:
Im Payhawk-Webportal gehen Sie zu Ausgaben > Überprüfen.
Wählen Sie den gewünschten Bericht aus.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Löschen.
Wählen Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld Löschen, um die Aktion zu bestätigen.
