Sie können mehrere Ausgabenarten erstellen und Ausgabenanträge für sie einreichen, indem Sie die Optionen in der mobilen Payhawk-App und im Webportal nutzen.
Ausgabenarten
Die folgende Tabelle fasst die Ausgabenarten zusammen, für die Sie in Payhawk Ausgabenanträge erstellen und einreichen können.
Ausgabenart | Ausgabendetails |
Kartenausgabe | Ausgaben, die Sie im Namen Ihres Unternehmens mit Ihrer Unternehmenskarte bezahlt haben. |
Banküberweisung | Unternehmensausgaben, die Ihr Unternehmen durch eine Banküberweisung bezahlen muss. |
Barmittel des Unternehmens | Unternehmensausgaben, die Sie mit Bargeld bezahlt haben, das Ihnen von Ihrem Unternehmen zur Verfügung gestellt wurde. |
Rückerstattung | Unternehmensausgaben, die Sie mit Ihrem eigenen Geld bezahlt haben und die Ihnen Ihr Unternehmen per Banküberweisung erstattet. |
Fahrtkostenerstattung |
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Tagespauschalen |
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Hinweise zu Ausgaben
Wenn Sie Ausgaben in Payhawk hochladen, sollten Sie Folgendes beachten:
Kartenausgaben werden automatisch beim Bezahlen mit Ihrer Payhawk-Karte erstellt.
Die anderen Ausgabenarten können sowohl über die mobile Payhawk-App als auch über das Payhawk-Webportal erstellt und eingereicht werden.
Sie können ein Ausgabendokument hochladen, indem Sie ein Foto mit Ihrer Handykamera machen und die OCR-Funktion (Optical Character Recognition) von Payhawk nutzen oder es als Bild aus der Bildergalerie auf dem Handy bzw. als PDF-Datei aus dem Ordner für Dateien auf Ihrem Handy hochladen. Sie können das Dokument auch direkt mit Payhawk teilen.
Lebenszyklus von Ausgaben für Mitarbeiter
Jede Ausgabe in Payhawk durchläuft verschiedene Phasen, beginnend mit der automatischen (für Kartentransaktionen) oder manuellen Erstellung (für die anderen Ausgabenarten) im System, bis sie von den autorisierten Personen in Ihrem Unternehmen verarbeitet wird.
Payhawk-Administratoren können außerdem jeden Schritt des Ausgabenlebenszyklus in Ihrem Unternehmen konfigurieren, und den verschiedenen Personen in Ihrem Unternehmen können verschiedene Rollen zugewiesen werden. Beispielsweise kann es sein, dass Mitarbeiter nicht ausdrücklich aufgefordert werden, ihre Ausgaben einzureichen, sondern dass diese direkt zur Genehmigung erfasst werden. Es kann auch sein, dass ein Teamleiter möglicherweise nicht das Recht hat, Banküberweisungsausgaben für seine Teammitglieder zu genehmigen, sondern nur Tagespauschalen oder Fahrtkostenerstattungen.
Weitere Informationen zu den Einzelheiten der Phasen des Ausgabenlebenszyklus und zu den Aktionen, die über die einzelnen Ausgabenregisterkarten verfügbar sind, finden Sie in der Übersicht über Ausgaben für Buchhalter.