Übersicht der Ausgaben für Buchhalter

Payhawk bietet leistungsstarke Optionen für die Überwachung und Berichterstattung über die Ausgaben Ihres Unternehmens und nutzt auf nahtlose Weise seine OCR-Funktionalität (optische Zeichenerkennung), um Ausgabeninformationen automatisch aus angehängten Quittungen und Rechnungen zu extrahieren.

Ausgabentypen in Payhawk

Payhawk ermöglicht es Mitarbeitern, die folgenden Ausgabentypen zu erstellen:

Kartenausgaben
Banküberweisung
Barmittel des Unternehmens
Rückerstattung
Fahrtkostenerstattung

Tagespauschale

Weitere Details finden Sie im Übersichtsartikel über Ausgaben für Mitarbeiter.

Erstellen und Hochladen von Ausgaben

Jeder Mitarbeiter kann in Payhawk Ausgaben erstellen und hochladen. Weitere Informationen finden Sie in der Artikelsammlung über Ausgaben für Mitarbeiter.

Ausgabentypen und Genehmigungsworkflows konfigurieren

Nur Payhawk-Administratoren können die Einstellungen für die Ausgabentypen in Ihrem Unternehmen und die Workflows für die Genehmigung von Ausgabenanträgen und Zahlungen festlegen.

Für weitere Informationen:

Automatische Datenextraktion mit OCR

Als Teil seiner Ausgabenverwaltungslösung hat Payhawk ein natives OCR-Tool entwickelt, das automatisch die relevanten Informationen aus hochgeladenen Rechnungen und Quittungen extrahiert und an das Payhawk-System übermittelt.

Weitere Informationen darüber, welche Ausgabendaten vom OCR-Tool gelesen und automatisch ausgefüllt werden, finden Sie im Artikel über das automatische Ausfüllen von Ausgabenfeldern in Payhawk.

Der Lebenszyklus von Ausgaben

In der folgenden Tabelle sind die verfügbaren Registerkarten aufgeführt, auf denen eine Ausgabe abhängig von ihrem Status und auf der Grundlage der von der Organisation geforderten Genehmigungsworkflows positioniert wird.

Registerkarte	Statusdetails
Einreichen	Der Bereich unter Ausgaben > Registerkarte Einreichen enthält Ausgaben, für die die Option Einreichen in Workflows für den Ausgabentyp aktiviert ist und die noch nicht eingereicht wurden. Diese Ausgaben warten darauf, dass der Mitarbeiter die Ausgaben-Einreichung explizit bestätigt, indem er auf die Schaltfläche Einreichen klickt. Wenn die Option Einreichen in Workflows für alle Ausgabentypen deaktiviert ist, ist die Registerkarte Einreichen automatisch ausgeblendet. Von hier aus können die autorisierten Personen oder Rollen im Unternehmen auch: Ausgaben überprüfen. Ausgaben zusammenführen. Ausgaben in mehrere Einzelposten aufteilen. Kartenausgaben in mehrere Ausgaben aufteilen. Hinzufügen oder Entfernen von Ausgaben aus Abonnements. (Für bezahlte Beträge) Download der Zahlungsbestätigung. Den Ausgabenverlauf anzeigen. Ausgaben löschen. Sobald sie eingereicht wurde, wird die Ausgabe automatisch: Auf die Registerkarte Genehmigen verschoben, wenn die Ausgabe eine Genehmigung erfordert. Auf die Registerkarte Überprüfen verschoben, wenn die Ausgabe keine Genehmigung erfordert.
Genehmigen	Der Bereich unter Ausgaben > Registerkarte Genehmigen enthält alle Ausgaben, für die die Option Einreichen des Ausgabentyps in Workflows aktiviert ist und deren Genehmigung aussteht. Wenn Sie ein Genehmigender sind, können Sie sie direkt in der App Ausgaben genehmigen, entweder einzeln oder in großen Mengen. Wenn Sie kein Genehmiger sind oder wenn für keinen der Ausgabentypen ein Genehmigungsverfahren erforderlich ist, ist die Registerkarte Genehmigen automatisch ausgeblendet. Von hier aus können die autorisierten Personen oder Rollen im Unternehmen auch: Ausgaben überprüfen. Ausgaben zusammenführen Ausgaben an Mitarbeiter zurückschicken. Ausgaben in mehrere Einzelposten aufteilen. Kartenausgaben in mehrere Ausgaben aufteilen. Abonnements erstellen oder Ausgaben aus Abonnements entfernen. (Für bezahlte Beträge) Download der Zahlungsbestätigung. Den Ausgabenverlauf anzeigen. Ablehnen von Ausgaben. Ausgaben löschen. Sobald eine Ausgabe genehmigt wurde, wird sie automatisch auf die Registerkarte Überprüfen verschoben.
Überprüfen	Die Registerkarte Ausgaben > Überprüfung enthält alle Ausgaben, die zur Überprüfung bereitstehen. Dazu gehören die Ausgaben, die bei ihrer Erstellung keine Einreichung und damit auch keinen Genehmigungsschritt erfordern. Von hier aus können die autorisierten Personen oder Rollen im Unternehmen auch: Massenüberprüfungen von Ausgaben durchführen. Ausgaben zusammenführen. Ausgaben an Mitarbeiter zurückschicken. Abonnements erstellen oder Ausgaben aus Abonnements entfernen. (Für bezahlte Beträge) Download der Zahlungsbestätigung. Ausgaben in mehrere Einzelposten aufteilen. Kartenausgaben in mehrere Ausgaben aufteilen. Den Ausgabenverlauf anzeigen. Ablehnen von Ausgaben. Ausgaben löschen. Sobald die Ausgabe überprüft wurde, wird sie automatisch auf die Registerkarte Zahlen verschoben. Handelt es sich um eine Kartenausgabe, so wird sie direkt in Alle verschoben.
Zahlen > Details bestätigen	Die Ausgaben im Bereich Ausgaben > Zahlen > Details bestätigen erfordern eine Bestätigung der Zahlungsdaten, bevor die Zahlung ausgelöst wird. Von hier aus können die autorisierten Personen im Unternehmen: Ausgaben zur Überprüfung zurücksenden. Abonnements erstellen oder Ausgaben aus Abonnements entfernen. Geben Sie an, ob eine Banküberweisung sofort nach der Autorisierung bezahlt werden muss oder ob die Zahlung für ein bestimmtes Datum oder ein Fälligkeitsdatum geplant wird Ausgaben als bezahlt markieren. Den Ausgabenverlauf anzeigen. Ausgaben löschen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Details bestätigen und die Ausgabe wird in den Bereich Zahlen > Registerkarte Autorisieren verschoben.
Zahlen > Autorisieren	Die Ausgaben im Bereich Ausgaben > Zahlen > Autorisieren sind alle Ausgaben, die eine Autorisierung für ihre sofortige oder geplante Zahlung erfordern. Von hier aus können die autorisierten Personen im Unternehmen: Ausgaben zur Überprüfung zurücksenden. Autorisieren Sie Banküberweisungen für eine sofortige Zahlung oder eine Zahlung zu einem bestimmten geplanten Datum oder zum Fälligkeitsdatum. Geplante Zahlungen außer Kraft setzen und diese sofort bezahlen Geplante Zahlungen umplanen. Ausgaben als bezahlt markieren. Abonnements erstellen oder Ausgaben aus Abonnements entfernen. Den Ausgabenverlauf anzeigen. Ausgaben löschen.
Zahlen > Geplant	Die Registerkarte Geplant enthält alle Banküberweisungen, die für ein bestimmtes Datum oder ihr Fälligkeitsdatum eingeplant wurden. Von hier aus können die autorisierten Personen im Unternehmen: Ausgaben zur Überprüfung zurücksenden. Geplante Zahlungen außer Kraft setzen und diese sofort bezahlen. Geplante Zahlungen umplanen. Ausgaben als bezahlt markieren. Abonnements erstellen oder Ausgaben aus Abonnements entfernen. Den Ausgabenverlauf anzeigen. Ausgaben löschen.
Alle	Die Registerkarte Ausgaben > Alle enthält alle Ausgaben, unabhängig von ihren oben erwähnten Status. Von hier aus können die autorisierten Personen im Unternehmen für bezahlte Ausgaben: (Für bezahlte Beträge) Download der Zahlungsbestätigung. Abonnements erstellen oder Ausgaben aus Abonnements entfernen. Den Ausgabenverlauf anzeigen.

Symbole und Navigation

Zur schnelleren und intuitiveren Navigation wird der aktuelle Status einer Ausgabe in Payhawk mit einem der in der folgenden Tabelle aufgeführten Symbole angezeigt.

Symbol	Bedeutung	Details
	Für die Ausgabe fehlt ein Dokument.	Bei Ausgaben ohne hochgeladene Dokumente handelt es sich oft um Kartenzahlungen, die darauf warten, dass der Karteninhaber eine Quittung oder Rechnung hinzufügt.
	Die Ausgabe hat ein angehängtes Dokument oder wird überprüft.	Bei Ausgaben, die mit diesem Symbol gekennzeichnet sind und für die ein Zahlungsbeleg hochgeladen wurde, werden die erforderlichen Buchhaltungsdaten automatisch aus der Quittung oder der Rechnung extrahiert. Ausgaben, die mit diesem Symbol gekennzeichnet sind, wurden möglicherweise bereits von einem Buchhalter geprüft, auch wenn sie über kein hochgeladenes Dokument verfügen.
	Die Ausgabe ist archiviert.	Archivierte Ausgaben sind schreibgeschützt und können nicht bearbeitet werden. Sie können jedoch eingesehen und exportiert werden, ihre Zahlungsbelege können heruntergeladen werden und ihr Verlauf kann nachvollzogen werden.

Farbcodes

Sie können sich anhand der folgenden Farbcodes, die das System verwendet, einen schnellen Überblick über den Ausgabenstatus verschaffen:

Rot - Überfällige Zahlungen. Das Fälligkeitsdatum auf dem angehängten Spesenbeleg ist überschritten.
Orange - Fällige Zahlungen. Das Fälligkeitsdatum auf dem angehängten Spesenbeleg zeigt an, dass die Zahlung zu einem bestimmten Datum erwartet wird oder für dieses Datum geplant ist.
Schwarz - Bezahlte Ausgaben.