Sie müssen darüber im Bilde sein, ob die Mittel auf Ihren Payhawk-Währungskonten für die definierten Kartenlimits Ihrer Mitarbeiter und die geplanten Banküberweisungen an Ihre Lieferanten ausreicht.
Die für die monatlichen Kartenlimits verfügbaren Mittel überprüfen
Nachdem die Karten für Ihre Mitarbeiter ausgestellt und deren monatliche Kartenlimits festgelegt wurden, können Sie prüfen, ob das auf Ihrem Payhawk-Konto verfügbare Geld ausreicht, um alle Kartenlimits abzudecken.
Melden Sie sich im Payhawk-Webportal an.
Gehen Sie zu Karten.
Prüfen Sie die Spalte VERFÜGBAR in der Liste der Karteninhaber auf rote Zahlen. Die roten Zahlen zeigen an, dass der verfügbare Geldbetrag auf Ihrem Payhawk-Konto nicht ausreicht, um das entsprechende monatliche Kartenlimit zu decken.
Beheben Sie dieses Problem auf eine der folgenden Arten:
Senken Sie das Monatslimit für die Karte. Diese Vorgehensweise eignet sich, wenn der Karteninhaber die Karte bis zum Ende des Monats oder bis zur nächsten geplanten Aufstockung des Payhawk-Kontos nicht nutzen wird.
Laden Sie Ihr Payhawk-Konto mit Guthaben auf. Diese Vorgehensweise wird empfohlen, wenn der Karteninhaber bis zum Ende des Monats oder bis zum nächsten geplanten Aufstocken der Mittel auf Ihrem Payhawk-Konto Unternehmensausgaben tätigen wird.
Die verfügbaren Geldmittel für geplante Zahlungen und Abonnements überprüfen
So prüfen Sie, ob die Geldmittel auf Ihren jeweiligen Payhawk-Währungskonten für die anstehenden geplanten Zahlungen und Abonnements ausreichen:
Gehen Sie zu Geldmittel.
Wählen Sie das gewünschte Währungskonto aus, indem Sie darauf klicken.
Wählen Sie im Kalender den Zeitraum aus, für den Sie die verfügbaren Geldmittel prüfen möchten.
Auf dem Bildschirm, der geladen wird, gehen Sie so vor:
Der Verfügbar-Betrag beziffert das Geld, das derzeit auf Ihrem Payhawk-Währungskonto verfügbar ist.
Wenn Sie anstehende Zahlungen für dieses Payhawk-Währungskonto haben, klicken Sie auf den Abschnitt Ausstehende Zahlungen, um die geplanten Zahlungen und fälligen Abonnements für den ausgewählten Zeitraum anzuzeigen.
Der Bereich Sicher für Ausgaben zur Verfügung zeigt das Geld an, das Sie tatsächlich ausgeben können, d. h. die derzeit verfügbaren Geldmittel abzüglich der anstehenden Zahlungen.
Wenn die Geldmittel nicht ausreichen, um die anstehenden Zahlungen für den gewählten Zeitraum zu decken, zeigt das System bei der Kontoeröffnung eine Warnung an.
Einstellen von E-Mail-Benachrichtigungen bei abnehmendem Guthaben
Sie können das System bitten, Ihnen automatische E-Mail-Benachrichtigungen zu senden, wenn die auf Ihrem Währungskonto verfügbaren Mittel unter einen von Ihnen festgelegten Schwellenwert fallen.
Gehen Sie zu Geldmittel und wählen Sie das Konto für die Rückzahlung aus, indem Sie darauf klicken.
Schalten Sie auf der Registerkarte Einstellungen die Schaltfläche E-Mail-Benachrichtigungen ein und legen Sie den Schwellenwert fest.
Die E-Mail-Benachrichtigungen über niedrige Beträge werden an alle Payhawk-Administratoren in Ihrem Unternehmen gesendet.