Die direkte Integration zwischen Payhawk und Xero ermöglicht Ihnen die volle Kontrolle über die zwischen den beiden Systemen ausgetauschten Daten.
Payhawk führt eine Datensynchronisation durch, wenn es zum ersten Mal mit Xero verbunden wird. Optional können Payhawk-Administratoren die Datensynchronisation bei Bedarf auslösen.
Die Integration erstellt oder ordnet ein Bankkonto für jede aktive Währung in Payhawk zu. Sie geben auch das Startdatum der Salden an, die Sie zwischen Payhawk und Xero synchronisieren möchten.
Das folgende Diagramm zeigt alle Daten, die automatisch zwischen den Systemen synchronisiert werden.
Weiterleiten von Zahlungen an Xero
Aus buchhalterischen Gründen exportiert Payhawk nur abgewickelte Transaktionen. Das heißt, wenn eine Zahlung zwar autorisiert, aber noch nicht beglichen wurde, exportiert Payhawk sie nicht nach Xero.
Sobald eine Transaktion von der Bank abgewickelt wurde, werden das Abwicklungsdatum und der Betrag automatisch in das Payhawk-Bankkonto in Xero als Kontoauszugszeile exportiert.
Weitere Informationen zur Payhawk-Xero-Integration finden Sie im Artikel Synchronisieren Ihrer Payhawk- und Xero-Konten.
Einzahlungen an Xero übertragen
Sobald eine Einzahlung eingegangen ist, überträgt Payhawk die Einzahlungstransaktion standardmäßig als Kontoauszugszeile nach Xero.
Manchmal ist der automatische Export von Einzahlungen aufgrund von erforderlichen vordefinierten Einstellungen nicht erwünscht. Wenden Sie sich in solchen Fällen an Payhawk, um die automatische Exportfunktion für Einzahlungen zu deaktivieren.
Übertragen von Ausgaben an Xero
Sobald eine Ausgabe geprüft wurde, überträgt Payhawk diese Ausgabe an Xero.
Diese Konventionen gelten für die folgenden spezifischen Ausgaben:
Kartenausgaben werden als Bezahlte Rechnungen vom entsprechenden Bankkonto exportiert.
Die Barausgaben werden als Bezahlte Rechnungen exportiert.
Erstattungsfähige Ausgaben werden als Rechnungen zur Zahlung exportiert. Bei Erstattungsausgaben verwendet Payhawk den Mitarbeiter als Lieferanten.
Die Bankausgaben werden als zu zahlende Rechnungen exportiert.
Wenn unbezahlte Rechnungen als bezahlt markiert oder direkt über Payhawk bezahlt werden, werden sie automatisch als Bezahlte Rechnungen aktualisiert, wenn Payhawk sie erfolgreich mit einer Zahlung in Xero abgleichen kann.
Verknüpfen von Rechnungen und Zahlungen
Wenn eine Einkaufsrechnung gebucht wird und die Ausgabe über Payhawk bezahlt wurde, erstellt und verknüpft Payhawk automatisch einen Zahlungsjournaleintrag.
Exportierte Datenfelder nach Xero
Payhawk exportiert die folgenden Datenfelder in das Xero-System:
Lieferant - Wenn der Lieferant nicht im Xero-System vorhanden ist, weist Payhawk den Benutzer darauf hin, dass es sich um einen neuen Lieferanten handeln könnte, und zeigt die Option an, ihn von Payhawk aus anzulegen oder, wenn die Benutzerrolle Mitarbeiter ist, dies von einer Administratorrolle aus vorzunehmen.
Kategorie - dem Xero-Kontenplan zugeordnet.
Dokumentennummer
Dokumentennummer-Präfix - Mit diesem optionalen Feld können Sie allen Ausgaben, die über Payhawk getätigt werden, ein Präfix zuweisen und sie so für den Export in Xero leicht sichtbar machen.
Dokumentendatum
Leistungszeitraum – Sobald der Administrator das Leistungszeitraum-Datum in Payhawk ändert, wird das Dokumentendatum der im ERP-System gebuchten Ausgabe überschrieben.
Fälligkeitsdatum – Für alle Bankausgaben exportiert Payhawk das Fälligkeitsdatum. Wenn kein Fälligkeitsdatum eingegeben wurde, wird das Datum der Ausgabe als Fälligkeitsdatum verwendet.
Hinweis - Die Erläuterung des Karteninhabers für die Ausgabe wird im Feld Beschreibung der Ausgabe in Xero angezeigt.
Dokumentenabbildung
Betrag – Der Gesamtbetrag abzüglich des Steuersatzes für die Ausgabe.
Währung
MwSt.-Satz - Der von Xero bereitgestellte Steuersatz.
Tracking-Kategorien - Payhawk importiert Xero-Dimensionen und ermöglicht es, diese als Ausgabenfelder zu verwenden.
Gebühren – Wenn für die Transaktion eine Gebühr anfällt, wird während der Verbindung mit dem ERP-System ein separater Zahlungserfassungseintrag auf dem entsprechenden Konto erstellt.