Die direkte Integration zwischen Payhawk und MS Business Central ermöglicht Ihnen die volle Kontrolle über die zwischen den beiden Systemen ausgetauschten Daten.
Payhawk führt eine Datensynchronisation durch, wenn die Verbindung zu MS Business Central zum ersten Mal hergestellt wird. Optional können Payhawk-Administratoren die Datensynchronisation bei Bedarf auslösen.
Die Integration erstellt oder ordnet ein Bankkonto für jede aktive Währung in Payhawk zu. Sie geben auch das Startdatum der Salden an, die Sie zwischen Payhawk und MS Business Central synchronisieren möchten.
Das folgende Diagramm zeigt die Daten, die automatisch zwischen den Systemen synchronisiert werden.
Übermitteln von Zahlungen an MS Business Central
Zahlungen werden an MS Business Central exportiert, sobald die Ausgabe aus Payhawk exportiert und im ERP-System gebucht wurde - wenn die Ausgabe nicht gebucht ist, wird die Zahlung nicht exportiert. Dies bedeutet, dass ein Buchhalter oder Administrator die Einkaufsrechnung in MS Business Central buchen muss. Um Zeit zu sparen, können Sie die Stapelbuchungsfunktion des ERP nutzen.
Außerdem exportiert Payhawk aus buchhalterischen Gründen eine Zahlung erst dann nach MS Business Central, wenn die Transaktion abgerechnet wurde. Wenn Sie z. B. die Ausgabe exportiert und in MS Business Central gebucht haben, die Zahlung aber nur autorisiert und noch nicht abgerechnet wurde, wartet Payhawk, bis die Zahlung abgerechnet ist, und exportiert sie erst dann automatisch nach MS Business Central.
Weitere Informationen zur Bank-Feed-Integration von Payhawk und MS Business Central finden Sie im Artikel über die Synchronisierung von Kontoauszügen mit MS Business Central.
Einzahlungen nach MS Business Central verschieben
Sobald eine Einzahlung eingegangen ist, sendet Payhawk die Einzahlungstransaktion standardmäßig automatisch als Kontoauszugszeile an MS Business Central.
Manchmal ist der automatische Export von Einzahlungen aufgrund von erforderlichen vordefinierten Einstellungen nicht erwünscht. Wenden Sie sich in solchen Fällen an Payhawk, um die automatische Exportfunktion für Einzahlungen zu deaktivieren.
Ausgaben an MS Business Central senden
Sobald eine Ausgabe geprüft wurde, sendet Payhawk diese Ausgabe an MS Business Central. Wenn der Betrag der Ausgabe positiv ist, erstellt Payhawk eine Einkaufsrechnung. Wenn Sie stattdessen eine Gutschrift erhalten haben, ist der Betrag der Ausgabe negativ und Payhawk erstellt eine Gutschrift. Payhawk unterstützt keine Anhänge und Felder für Gutschriften.
Für die Erstattung von Ausgaben verwendet Payhawk den Mitarbeiter als Lieferanten.
Bei Karten- und Überweisungsausgaben mit Belegen ist das Saldokonto der Journalbuchung das des ausgewählten Anbieters in der Payhawk-Ausgabe. Bei erstattungsfähigen Ausgaben, Kilometergeld und Tagesspesen mit Belegen ist das Saldokonto der Journalbuchung dasjenige des Eigentümers der Payhawk-Ausgabe.
Verknüpfung von Rechnungen und Zahlungen
Wenn eine Einkaufsrechnung gebucht wird und die Ausgabe über Payhawk bezahlt wurde, erstellt und verknüpft Payhawk automatisch einen Zahlungsjournaleintrag.
Exportierte Datenfelder in MS Business Central
Payhawk exportiert die folgenden Datenfelder in das MS Business Central-System:
Lieferant - Wenn der Lieferant nicht im MS Business Central-System vorhanden ist, weist Payhawk den Benutzer darauf hin, dass es sich um einen neuen Lieferanten handeln könnte, und zeigt ihm die Möglichkeit an, diesen aus Payhawk heraus anzulegen oder, wenn die Benutzerrolle die eines Payhawk-Mitarbeiters ist, dies von einem Payhawk-Administrator zu verlangen.
Kategorie - dem Kontenplan von MS Business Central zugeordnet.
Dokumentennummer
Dokumentendatum
Leistungszeitraum - Sobald der Payhawk-Administrator das Datum des Leistungszeitraums in Payhawk ändert, wird das Belegdatum der im ERP-System gebuchten Ausgabe überschrieben.
Fälligkeitsdatum – Für alle Bankausgaben exportiert Payhawk das Fälligkeitsdatum. Wenn kein Fälligkeitsdatum eingegeben wurde, wird das Datum der Ausgabe als Fälligkeitsdatum verwendet.
Hinweis - Die Erläuterung des Karteninhabers für die Ausgabe wird im Feld Beschreibung der Ausgabe in MS Business Central angezeigt.
Dokumentenabbildung
Betrag - Der Gesamtbetrag abzüglich des Steuersatzes für die Ausgabe.
Währung
MwSt.-Satz - Der von MS Business Central bereitgestellte Steuersatz.
Tracking-Kategorien - Payhawk importiert MS Business Central-Felder und ermöglicht deren Verwendung als Ausgabenfelder.
Gebühren – Wenn für die Transaktion eine Gebühr anfällt, wird während der Verbindung mit dem ERP-System ein separater Zahlungserfassungseintrag auf dem entsprechenden Konto erstellt.
Amortisationsbeginn (Datum) und Amortisationsende (Datum):
Beim Exportieren einer Ausgabe werden die Vorlagedaten aus dem Feld Abschreibungsplan in Payhawk gegen das Feld Abgrenzungscode in MS Business Central auf Zeilenebene der Eingangsrechnung exportiert.
Wenn das Datum Amortisationsbeginn in Payhawk ausgewählt wurde, wird es in das Feld Startdatum des Stundungsplans exportiert.
Bei Eingangsrechnungen oder Einkaufsjournalen (wenn es sich bei der Belegart um eine Rechnung bzw. einen Beleg handelt) wird die ausgewählte Stundungsvorlage in das Datenfeld Stundungscode in MS Business Central auf Zeilenebene der Eingangsrechnung oder des Einkaufsjournals exportiert.
Das Datum für das Abschreibungsende in Payhawk hat keinen Einfluss auf diese Ausgabe in MS Business Central und wird nicht exportiert, da der Zeitraum berechnet wird, wenn der Benutzer auf die Schaltfläche Zeitplan berechnen klickt. Um die Benutzerfreundlichkeit dieser Funktion zu verbessern, löst Payhawk automatisch die Berechnung des Zeitplans in MS Business Central aus, so dass der Benutzer nicht mehr jede Ausgabe manuell öffnen und auf die Schaltfläche für die Berechnung klicken muss.