Wenn Sie Ihr Payhawk-Konto mit Oracle Netsuite verknüpfen, ruft Payhawk Ihre Oracle Netsuite-Klassen und -Standorte als benutzerdefinierte Payhawk-Felder ab. Sie können Ihre benutzerdefinierten Oracle Netsuite-Segmente, -Datensätze, -Transaktionszeilenfelder und -Transaktionstextfelder auch als benutzerdefinierte Payhawk-Felder exportieren.
Erforderliche Einstellungen für benutzerdefinierte Oracle NetSuite-Felder
Damit Payhawk Ihre benutzerdefinierten Oracle NetSuite-Segmente, benutzerdefinierten Datensätze und Transaktionszeilenfelder als benutzerdefinierte Payhawk-Felder verwenden kann, müssen Sie spezifische Einstellungen für diese Felder im ERP-System vornehmen.
Benutzerdefinierte Segmente
Damit Payhawk Ihre benutzerdefinierten Oracle Netsuite-Segmente, -Datensätze, -Transaktionszeilenfelder und -Transaktionstextfelder als benutzerdefinierte Payhawk-Felder abrufen kann, müssen Sie diesen Feldern im ERP-System spezielle Einstellungen geben.
Geben Sie dem benutzerdefinierten Segment einen Namen (LABEL), zum Beispiel Pizzarestaurant.
Die Werte des benutzerdefinierten Segments müssen als einfache Auflistung definiert werden.
Das benutzerdefinierte Segment muss auf Einkaufstransaktionen, Ausgabenberichte, Buchungen und Lieferantenzahlungen angewendet werden.
Benutzerdefinierte Datensätze
Damit Payhawk Ihre benutzerdefinierten Datensätze abrufen kann, stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Einstellungen im ERP definiert haben:
Definieren Sie eine benutzerdefinierte Spalte oder ein benutzerdefiniertes Segment, die den benutzerdefinierten Datensatz verwenden.
Stellen Sie sicher, dass der benutzerdefinierte Datensatz auf das Transaktionsformular (idealerweise das Standardformular) angewendet wird.
Payhawk prüft, ob der benutzerdefinierte Datensatz auf das Formular zutrifft. Wenn ja, wird der benutzerdefinierte Datensatz als benutzerdefiniertes Feld in Payhawk angezeigt. Wenn nicht, kann das System ihn nicht abrufen.
Transaktionszeilenfelder
Payhawk ruft Ihre Transaktionszeilenfelder aus TYP-Auflistung/-Datensatz, Datum oder Freitext ab.
Bitte sorgen Sie bei TYP-Auflistung/-Datensatz-Felder dafür, dass Sie im ERP folgende Einstellungen definiert haben:
Geben Sie dem benutzerdefinierten Datensatz ein (LABEL), zum Beispiel Buddy-Onboarding. Mitarbeiter stehen als Quelle zur Verfügung, ohne einen benutzerdefinierten Datensatz erstellen zu müssen.
Geben Sie ein Einzelpostenfeld ein, z. B. Marianne Mustermann.
Die Werte des benutzerdefinierten Datensatzes müssen als TYP Auflistung/Datensatz definiert werden.
Das Transaktionszeilenfeld muss auf ein Journal, eine Ausgabe oder einen Ausgabenbericht und auch auf die Formate, die Sie nutzen möchten, angewendet werden.
Transaktionstextfelder
Payhawk ruft Transaktionstextfelder aus TYP-Auflistung/-Datensatz, Datum oder Freitext ab.
Bitte sorgen Sie für TYP-Auflistung/-Datensatz-Felder dafür, dass Sie im ERP folgende Einstellungen definiert haben:
Geben Sie dem benutzerdefinierten Datensatz ein (LABEL), zum Beispiel Buddy-Onboarding. Mitarbeiter stehen als Quelle zur Verfügung, ohne einen benutzerdefinierten Datensatz erstellen zu müssen.
Geben Sie ein Textfeld ein, z. B. Marianne Mustermann.
Die Werte des benutzerdefinierten Datensatzes müssen als TYP Auflistung/Datensatz definiert werden.
Das Transaktionstextfeld muss auf ein Journal, eine Ausgabe oder einen Ausgabenbericht und auch auf die Formate, die Sie nutzen möchten, angewendet werden.
Aktualisieren von Klassen aus Oracle NetSuite
Wenn Sie Ihre Oracle NetSuite-Klassen aktualisieren, nachdem die Verbindung zwischen den beiden Systemen hergestellt wurde, müssen Sie diese Daten in Payhawk manuell aktualisieren.
So aktualisieren Sie Ihre Klassen in Payhawk manuell:
Melden Sie sich bei der Payhawk-Webplattform an.
Gehen Sie auf Einstellungen > Ausgabenfelder.
Gehen Sie auf Tracking-Kategorien von NetSuite und klicken Sie auf Klasse.
Klicken Sie auf Aktualisieren von NetSuite.
Aktualisieren von benutzerdefinierten Feldern aus Oracle NetSuite
So synchronisieren Sie benutzerdefinierte Oracle NetSuite-Segmente, benutzerdefinierte Datensätze und Transaktionszeilenfelder als benutzerdefinierte Payhawk-Felder:
Erstellen Sie in Oracle NetSuite eine benutzerdefinierte Spalte oder ein benutzerdefiniertes Segment, das einen benutzerdefinierten Datensatz als Quelle für die Auflistung/Aufzeichnung verwendet.
Fügen Sie dieses Segment oder diese Spalte zu jedem Transaktionsformular hinzu:
Lieferantenrechnung
Lieferantenkredit
Ausgabenbericht
Journaleintrag
Lieferantenzahlung
Manuelle Synchronisierung auf der Payhawk-Seite auslösen.
Als Ergebnis ist der benutzerdefinierte Datensatz nun in der Payhawk-Liste der Tracking-Kategorien sichtbar, und der Wert des benutzerdefinierten Datensatzes wird mit dem jeweiligen Objekt, z. B. einer Rechnung oder einem Spesenbericht, synchronisiert.
Massenaktualisierung von benutzerdefinierten Feldern aus Oracle NetSuite
Um benutzerdefinierte Oracle NetSuite-Segmente, -Datensätze sowie -Transaktionszeilen- und -textfelder mit Payhawk-Tracking-Kategorien zu synchronisieren, lösen Sie in Payhawk eine manuelle Synchronisierung aus. Dadurch werden die benutzerdefinierten Felder in der Payhawk-Liste der Tracking-Kategorien angezeigt und die benutzerdefinierten Datensatzwerte mit den entsprechenden Objekten, wie z. B. Rechnungen oder Ausgabenberichten, synchronisiert.