Wenn Sie Ihr Payhawk-Konto mit Oracle NetSuite verbinden, übernimmt Payhawk Ihre Oracle NetSuite-Klassen und -Standorte als benutzerdefinierte Payhawk-Felder. Sie können auch Ihre benutzerdefinierten Oracle NetSuite-Segmente, benutzerdefinierten Datensätze und Transaktionszeilenfelder als benutzerdefinierte Payhawk-Felder exportieren.
Erforderliche Einstellungen für benutzerdefinierte Oracle NetSuite-Felder
Damit Payhawk Ihre benutzerdefinierten Oracle NetSuite-Segmente, benutzerdefinierten Datensätze und Transaktionszeilenfelder als benutzerdefinierte Payhawk-Felder verwenden kann, müssen Sie spezifische Einstellungen für diese Felder im ERP-System vornehmen.
Benutzerdefinierte Segmente
Damit Payhawk Ihre benutzerdefinierten Segmente abrufen kann, müssen Sie die folgenden Einstellungen im ERP definieren:
Geben Sie einen Namen (ETIKETT) für das benutzerdefinierte Segment ein, zum Beispiel Pizza Shop.
Geben Sie ein Entitätsfeld für das benutzerdefinierte Segment an, z. B. Dominos.
Die Werte des benutzerdefinierten Segments müssen als einfache Liste definiert werden.
Das benutzerdefinierte Segment muss auf Einkaufstransaktionen oder Ausgabenbericht angewendet werden.
Benutzerdefinierte Datensätze
Damit Payhawk Ihre benutzerdefinierten Datensätze abrufen kann, stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Einstellungen im ERP definiert haben:
Definieren Sie eine benutzerdefinierte Spalte oder ein benutzerdefiniertes Segment, die den benutzerdefinierten Datensatz verwenden.
Stellen Sie sicher, dass der benutzerdefinierte Datensatz auf das Transaktionsformular (idealerweise das Standardformular) angewendet wird.
Payhawk prüft, ob der benutzerdefinierte Datensatz auf das Formular zutrifft. Wenn ja, wird der benutzerdefinierte Datensatz als benutzerdefiniertes Feld in Payhawk angezeigt. Wenn nicht, kann das System ihn nicht abrufen.
Transaktionszeilenfelder
Damit Payhawk Ihre Transaktionszeilenfelder abrufen kann, stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Einstellungen im ERP definiert haben:
Geben Sie einen Namen (ETIKETT) für den benutzerdefinierten Datensatz an, zum Beispiel Einführung Mitarbeiter.
Geben Sie ein Einzelpostenfeld an, z. B. Jane Doe.
Die Werte des benutzerdefinierten Datensatzes müssen als TYP Auflistung/Aufzeichnung definiert werden.
Da Payhawk derzeit nur Mitarbeiter als Quelle unterstützt, definieren Sie den Wert AUFLISTUNG/AUFZEICHNUNG auf einen Mitarbeiter.
Das benutzerdefinierte Segment muss auf eine Ausgabe oder einen Ausgabenbericht angewendet werden.
Aktualisieren von Klassen aus Oracle NetSuite
Wenn Sie Ihre Oracle NetSuite-Klassen aktualisieren, nachdem die Verbindung zwischen den beiden Systemen hergestellt wurde, müssen Sie diese Daten in Payhawk manuell aktualisieren.
So aktualisieren Sie Ihre Klassen in Payhawk manuell:
Melden Sie sich bei der Payhawk-Webplattform an.
Gehen Sie auf Einstellungen > Ausgabenfelder.
Gehen Sie auf Tracking-Kategorien von NetSuite und klicken Sie auf Klasse.
Klicken Sie auf Aktualisieren von NetSuite.
Aktualisieren von benutzerdefinierten Feldern aus Oracle NetSuite
So synchronisieren Sie benutzerdefinierte Oracle NetSuite-Segmente, benutzerdefinierte Datensätze und Transaktionszeilenfelder als benutzerdefinierte Payhawk-Felder:
Erstellen Sie in Oracle NetSuite eine benutzerdefinierte Spalte oder ein benutzerdefiniertes Segment, das einen benutzerdefinierten Datensatz als Quelle für die Auflistung/Aufzeichnung verwendet.
Fügen Sie dieses Segment oder diese Spalte zu jedem Transaktionsformular hinzu:
Lieferantenrechnung
Lieferantenkredit
Ausgabenbericht
Journaleintrag
Lieferantenzahlung
Manuelle Synchronisierung auf der Payhawk-Seite auslösen.
Als Ergebnis ist der benutzerdefinierte Datensatz nun in der Payhawk-Liste der Tracking-Kategorien sichtbar, und der Wert des benutzerdefinierten Datensatzes wird mit dem jeweiligen Objekt, z. B. einer Rechnung oder einem Spesenbericht, synchronisiert.