Die Einstellungen für die Ausgabenart „Fahrtkostenerstattung“ können Sie in Payhawk entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens konfigurieren.
Fahrtkostenerstattung aktivieren und deaktivieren
So aktivieren (oder deaktivieren) Sie Fahrtkostenerstattungsausgabenarten für Ihr Unternehmen:
Melden Sie sich beim Payhawk-Webportal an.
Gehen Sie zu Einstellungen > Ausgabenarten.
Wählen Sie Fahrtkostenerstattung aus.
Um den Mitarbeitern Ihres Unternehmens die Möglichkeit zu geben, Fahrtkostenerstattungsausgaben zu erstellen, aktivieren Sie den Schalter. In diesem Beispiel werden die Fahrtkostenerstattungsausgaben aktiviert.
Alternativ können Sie den Schalter deaktivieren, um Fahrtkostenerstattung für Ihr Unternehmen zu deaktivieren.
Klicken Sie im angezeigten Dialogfeld auf Aktivieren, um Ihre Einstellungen zu bestätigen.
Einstellungen für Fahrtkostenerstattung und entfernungsabhängige Tarife konfigurieren
Sobald Sie Fahrtkostenerstattung für Ihr Unternehmen aktiviert haben, können Sie die Grundeinstellungen dafür festlegen:
Gehen Sie zu Fahrtkostenerstattung > Registerkarte Einstellungen.
Wählen Sie im Drop-down-Menü Folgendes aus:
Die Personen, die in der Lage sein werden, Fahrtkostenerstattungsausgaben zu erstellen, beispielsweise jeder.
Die Entfernungseinheit – Meilen oder Kilometer.
Die Währung, in der Sie Ihren Mitarbeitern die Beträge erstatten, zum Beispiel EUR.
Auf der Registerkarte Einstellungen können Sie außerdem festlegen, ob Sie für jede Fahrtkostenerstattungsart unterschiedliche Fahrtkostenerstattungs-Steuersätze bis zu bestimmten Entfernungen oder für die spezifische Fahrtkostenerstattungsart feste Steuersätze für alle Entfernungen verwenden möchten.
So definieren Sie entfernungsabhängige Fahrtkostenerstattungs-Steuersätze für jede Fahrtkostenerstattungsart:
Aktivieren Sie den entfernungsabhängigen Fahrtkostenerstattungs-Steuersatz, indem Sie den Schalter aktivieren.
Definieren Sie die Limits für die Fahrtkostenerstattungsarten (Einzelfahrt oder jährlich), indem Sie die entsprechende Option auswählen.
Geben Sie das Limit ein, d. h. die Entfernung, auf deren Basis Sie die verschiedenen Fahrtkostenerstattungs-Steuersätze für die Fahrtkostenerstattungsart anwenden wollen.
So beträgt der Fahrtkostenerstattungs-Steuersatz, den das Unternehmen den Mitarbeitern für die mit ihren Fahrzeugen zurückgelegten Fahrten (Fahrtkostenerstattungsart) erstattet, bei bis zu 200 Kilometern pro Jahr 0,45 EUR pro Kilometer. Bei mehr als 200 Kilometern beträgt der Fahrtkostenerstattungs-Steuersatz 0,325 EUR pro Kilometer.
Klicken Sie auf Änderungen speichern. Auf der Registerkarte Steuersätze können Sie nun zwei verschiedene Steuersätze für Ihre Fahrtkostenerstattungsausgaben festlegen.
Um weitere Limits für die Steuersätze zur Fahrtkostenerstattung hinzuzufügen, klicken Sie auf Limit hinzufügen und legen Sie ein weiteres entfernungsabhängiges Limit fest, zum Beispiel 500 Kilometer. Klicken Sie dann auf Änderungen speichern, um Ihre Wahl zu bestätigen.
Fahrtkostenerstattungs-Steuersätze hinzufügen, bearbeiten und löschen
So fügen Sie einen Fahrtkostenerstattungs-Steuersatz für Ihr Unternehmen hinzu:
Gehen Sie zu Einstellungen > Ausgabenarten.
Wählen Sie Fahrtkostenerstattung aus.
Klicken Sie auf der Registerkarte Steuersätze auf + Steuersatz hinzufügen.
Geben Sie die Daten ein und klicken Sie auf die Option Speichern.
So bearbeiten Sie einen vorhandenen Fahrtkostenerstattungs-Steuersatz:
Bewegen Sie den Mauszeiger über den gewünschten Steuersatz.
Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol.
Aktualisieren Sie die Daten und klicken Sie auf die Option Speichern.
So löschen Sie einen vorhandenen Fahrtkostenerstattungs-Steuersatz:
Bewegen Sie den Mauszeiger über den gewünschten Steuersatz.
Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol.
Klicken Sie im angezeigten Dialogfeld auf Ja, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
