Standardmäßig wird den Gruppenadministratoren das Gruppen-Dashboard angezeigt, das eine Reihe von Optionen zur Überwachung der Finanzen und Abläufe mehrerer Unternehmen bietet.
Das Dashboard der Gruppe bietet schnellen Zugriff auf die folgenden Informationen:
Die Liste aller Ihrer Unternehmen in Payhawk mit einer Übersicht über Karten und Mitarbeiter.
Eine Statusspalte (Deckung) für jedes Unternehmen, aus der hervorgeht, ob ihre Mittel ausreichen, um ihre fälligen Ausgaben und Beiträge zu decken.
Fällige Ausgaben und Abonnements.
Eine Übersicht über alle nicht genehmigten (wartenden), nicht überprüften und unbezahlten Ausgaben.
Liste der Unternehmen
Über das Dropdown-Menü jedes Unternehmens können Sie Informationen zu den folgenden Punkten erhalten:
Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen. Zeigt sowohl die aktiven Benutzer im Unternehmen als auch diejenigen mit ausstehenden Einladungen an.
Anzahl der Karten des Unternehmens. Zeigt sowohl aktive Karten als auch solche mit ausstehenden Aktivierungen an.
Die aktuell verfügbaren Mittel des Unternehmens in den jeweiligen Währungen.
Status ausreichende Mittel
Neben den Mitteln zeigt eine Deckungsspalte an, ob der Saldo in der jeweiligen Währung ausreicht, um die Ausgaben für einen ausgewählten Zeitraum zu decken.
Auf diese Weise erhalten die Gruppenadministratoren folgende Informationen:
Wenn sie Geldmittel einzahlen müssen, um die anstehenden Ausgaben zu decken.
Die Höhe der benötigten Mittel.
Wenn die aktuellen Mittel ausreichen, d.h. die aktuellen Mittel die fälligen Ausgaben und Beiträge decken können, lautet der Status AUSREICHEND.
Wenn die fälligen Ausgaben und Abonnements die verfügbaren Mittel übersteigen, wechselt der Status zu UNZUREICHEND, was dem Verwalter signalisiert, Mittel einzuzahlen.
Auf der Grundlage der Informationen im Gruppen-Dashboard können Gruppenadministratoren Folgendes tun:
Verwenden Sie die Differenz zwischen den Mitteln und den anstehenden Ausgaben als Referenz.
Sparen Sie Zeit und navigieren Sie von dieser Ansicht zum jeweiligen Saldo, wenn sie Einzahlungen vornehmen müssen, indem Sie einfach darauf klicken.
Beachten Sie, dass die bevorstehenden Ausgaben keine Prognose für den Kartenumsatz enthalten. Administratoren können Warnungen bei niedrigem Kontostand auf Unternehmensebene verwenden, um dieses Risiko zu mindern und rechtzeitig gewarnt zu werden. Im Falle einer Warnung lautet der Status UNZUREICHEND.
Fällige Ausgaben und Abonnements
Auf der Registerkarte Fällige Ausgaben wird der Betrag der überprüften unbezahlten Überweisungen und erstattungsfähigen Ausgaben angezeigt, die vor dem heutigen Datum fällig sind. Klicken Sie auf die Summe, um alle Ausgaben zu sehen, die das Unternehmen zu zahlen hat. Auf diese Weise kann der Gruppenadministrator eine detailliertere Ansicht der fälligen Ausgaben für ein einzelnes Unternehmen sehen.
Auf der Registerkarte Fällige Abonnements wird der Betrag der im laufenden Monat fälligen Abonnements angezeigt. Klicken Sie auf die Summe, um alle anstehenden Abonnementzahlungen für Unternehmen anzuzeigen.
Überblick über die Operationen
Die Spalten Warten, Zu überprüfen und Zu zahlen zeigen den Gruppenadministratoren, wie hoch die ausstehende Arbeit für jedes Unternehmen ist. Die Anzahl der Ausgaben pro Unternehmen ist blau hervorgehoben, während ein Klick auf das Dropdown-Menü für die einzelnen Unternehmen die Ausgaben pro Währung aufschlüsselt.
Warten zeigt die Anzahl der Ausgaben (die vor dem heutigen Datum erstellt wurden), die noch nicht genehmigt sind. Dies ermöglicht es dem Gruppenadministrator, Mitarbeiter oder Manager mit ausstehenden Posten zu verfolgen, wenn er den Monat abschließt.
Zu überprüfen zeigt an, wie viele Ausgaben (mit Belegdatum vor dem heutigen Datum) noch nicht überprüft wurden. Die Gruppenadministratoren können sich dann darauf konzentrieren, die nicht geprüften Ausgaben abzuschließen, um den Monatsabschluss fertigzustellen.
Zu zahlen zeigt an, wie viele Ausgaben (fällig vor dem heutigen Datum) bis zu einem bestimmten Datum zur Zahlung bereit sind. Die Gruppenadministratoren können dann zu diesen Ausgaben gehen und alle ausstehenden Zahlungen begleichen.
