Payhawk hat eine Reihe von Funktionalitäten für das Lieferantenmanagement eingeführt, die den Austausch von Lieferanteninformationen und -details zwischen den Systemen Payhawk und QuickBooks Online ermöglichen.
Die Option der Lieferantensynchronisierung optimiert die Zeit, die ein Mitarbeiter mit der Navigation zwischen den beiden Systemen und der Suche nach Lieferantendaten verbringt, wenn er Rechnungen bezahlt oder andere damit zusammenhängende Tätigkeiten ausführt.
Besonderheiten
Wenn Sie Lieferanten zwischen Payhawk und QuickBooks Online synchronisieren, beachten Sie die folgenden Besonderheiten:
Payhawk filtert nur die Lieferanten für die jeweilige QuickBooks Online-Tochtergesellschaft heraus.
Payhawk synchronisiert nur aktive Lieferanten aus QuickBooks Online. Inaktive Lieferanten werden herausgefiltert.
Payhawk synchronisiert nur Lieferanten mit eindeutigen Namen und Steuernummern.
Wenn Sie Lieferanten mit demselben Namen oder derselben Steuernummer haben, wird Payhawk sie nicht synchronisieren und eine Warnung anzeigen, um Sie zu informieren. Um dieses Problem zu lösen, stellen Sie sicher, dass alle Lieferanten eindeutige Namen und Steuernummern haben, und führen Sie die Synchronisierung erneut durch.
Erstmaliges Synchronisieren von Lieferanten zwischen Payhawk und QuickBooks Online
Die anfängliche Synchronisierung zwischen den Systemen Payhawk und QuickBooks Online führt Folgendes durch:
Payhawk importiert die Liste der Lieferanten aus QuickBooks Online.
Payhawk wird versuchen, alle vorhandenen Lieferanten den QuickBooks Online-Lieferanten zuzuordnen.
Sobald die Zuordnung abgeschlossen ist, zeigt Payhawk nur die Lieferanten an, die in QuickBooks Online verfügbar sind.
Payhawk aktualisiert keine zuvor klassifizierten Ausgaben. Wenn vor der ersten Synchronisierung ein Lieferant für eine Ausgabe ausgewählt wurde, aktualisiert Payhawk die Lieferanten-ID nicht, damit sie mit der Lieferanten-ID in QuickBooks Online übereinstimmt.
Synchronisieren von Lieferantenfeldern zwischen Payhawk und QuickBooks Online
Payhawk synchronisiert die Lieferantenfelder von mit den allgemeinen Details des Lieferanten in beide Richtungen. Wenn Sie zum Beispiel einen Lieferantennamen in Payhawk aktualisieren, wird Payhawk diese Informationen mit QuickBooks Online synchronisieren und umgekehrt.
Hinzufügen neuer Lieferanten aus Payhawk zu QuickBooks Online
Wenn Sie einen Lieferanten in Payhawk erstellen, wird dieser Lieferant automatisch in QuickBooks Online in Echtzeit erstellt, indem die Daten aus diesem Feld verwendet werden.
QuickBooks Online verlangt immer, dass jeder Lieferant eine bestimmte Währung hat. Daher müssen Sie eine Währung für Ihre Lieferanten ausfüllen, wenn Sie sie von Payhawk aus anlegen - entsprechend dem Feld Zusätzliche > Quickbooks-Währung im folgenden Beispiel-Screenshot.
Aktualisieren der Lieferantendaten in Payhawk
Wenn die Daten zu einem Lieferanten in QuickBooks Online aktualisiert wurden und Sie die Daten dieses Lieferanten auch in Payhawk aktualisieren möchten:
Melden Sie sich bei der Payhawk-Webplattform an.
Gehen Sie auf Lieferanten. Als Ergebnis wird die Seite Lieferanten des Unternehmens angezeigt.
Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten Unternehmenslieferanten .
Wählen Sie Aktualisieren aus QuickBooks.
