In Payhawk legen Sie zunächst eine Kaufanfrage für eine Bestellung an und übermitteln dann die Kaufanfrage zur Genehmigung. Nach der Genehmigung legt das System automatisch die Bestellung an.
Besonderheiten
Sie können Rabatte, Inzahlungnahmen, Rückgaben und Ähnliches hinzufügen, indem Sie Artikel mit negativen Stückpreisen in Ihre Bestellanforderung aufnehmen.
Sie müssen keinen Lieferanten für Ihre Bestellanforderung angeben, um sie zu erstellen, zur Genehmigung zu senden und die Genehmigung zu erhalten. Damit Payhawk Ihre Bestellung jedoch mit den entsprechenden Ausgaben auf der Grundlage der hochgeladenen Rechnungen verknüpfen kann, müssen Sie die Lieferantendaten hinzufügen.
Beschaffungsanfragen erstellen
So erstellen Sie eine Kaufanfrage über das Payhawk-Webportal:
Melden Sie sich im Payhawk-Webportal an.
Gehen Sie zu Einkäufe. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche + Neu.
Gehen Sie im sich öffnenden Dialogfenster wie folgt vor:
Beschreiben Sie den Zweck der Kaufanfrage.
(Optional) Geben Sie den Namen des Lieferanten für die von Ihnen angefragten Artikel ein.
Beachten Sie, dass Sie eine Kaufanfrage ohne Lieferanten erstellen können, diesen jedoch vor der Genehmigung des Dokuments angeben müssen, da der Name des Lieferanten nach der Erstellung als Name der Bestellung selbst verwendet wird.
(Optional) Hängen Sie ein Dokument für Ihre Kaufanfrage an, beispielsweise das Lieferantenangebot.
Erstellen Sie die Kaufanfrage, indem Sie auf Weiter klicken.
Kaufdetails hinzufügen
Nachdem Sie Ihre Kaufanfrage erstellt und auf Weiter geklickt haben, werden Sie automatisch zum neu erstellten Dokument weitergeleitet, um die Kaufdetails hinzuzufügen.
Wenn Sie sich aus irgendeinem Grund vor der Eingabe der Details abgemeldet haben, können Sie so auf Ihre Kaufanfrage zugreifen:
Gehen Sie zu Einkäufe > Entwurf.
Wählen Sie die Kaufanfrage aus, indem Sie darauf klicken.
Geben Sie unter Posten die erforderlichen Felder ein. Beachten Sie, dass diese je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens variieren können:
Kategorie. Dies ist die von Ihren Payhawk-Administratoren definierte Ausgabenkategorie, zu der die angeforderten Artikel gehören.
Alle benutzerdefinierten Felder, die von Ihren Payhawk-Administratoren definiert wurden, z. B. Klasse oder Kostenstelle.
Fügen Sie die Details zu den Artikeln hinzu, die Sie anfragen möchten:
Beschreibung.
Anzahl der Einheiten.
Währung.
Nettopreis pro Einheit (der Preis ohne Mehrwertsteuer, US-Umsatzsteuer und andere Steuern).
Wenn Sie mehr als einen Artikel benötigen, fügen Sie für jeden die erforderlichen Angaben hinzu.
Wenn Sie aus irgendeinem Grund die erforderlichen Felder nicht ausgefüllt haben, können Sie die Kaufanfrage nicht zur Genehmigung einreichen. Payhawk zeigt dann eine Benachrichtigung an, die Sie auffordert, die fehlenden Informationen anzugeben.
Beschaffungsanfragen löschen
Sie können Beschaffungsanfragen nur löschen, wenn sie noch nicht zur Genehmigung eingereicht wurden.
So löschen Sie eine Kaufanfrage über das Payhawk-Webportal:
Gehen Sie zu Einkäufe.
Wählen Sie die gewünschte Kaufanfrage aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten und wählen Sie die Option Löschen.
Bearbeitung von Kaufanträgen
Sie können Ihre Kaufanträge jederzeit bearbeiten, da sie sich noch im Entwurfsstadium befinden und noch nicht zur Genehmigung eingereicht oder genehmigt wurden.
Wenn Ihre Bestellanforderung genehmigt ist, erstellt Payhawk automatisch Ihre Bestellung auf der Registerkarte Offen.
Ähnlich wie beim Löschen Ihrer Kaufanträge können Sie diese auch bearbeiten:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Einkäufe > Entwurf.
Wählen Sie die gewünschte Bestellanforderung aus, indem Sie sie anklicken.
Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten und wählen Sie Bearbeiten.
Bearbeiten von Bestellungen
Sie können nur Bestellungen bearbeiten, die keine Lieferanten enthalten. Sobald Sie den Lieferanten hinzugefügt haben, können Sie die Bestellung nicht mehr bearbeiten.
So fügen Sie einen Lieferanten zu Ihrer Bestellung hinzu:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Einkäufe > Offen.
Wählen Sie die gewünschte Bestellung aus, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie die Option Bearbeiten.
In dem sich öffnenden Dialog wählen Sie den Lieferanten aus der Dropdown-Liste aus.
Klicken Sie auf Speichern.
