Wenn Sie eine Rechnung für Ihre Bestellungen erhalten, können Sie und jeder Payhawk-Buchhalter oder -Administrator diese in das Payhawk-System hochladen.
Rechnungen hochladen und mit Bestellungen verknüpfen
Sie können eine Rechnung für Ihre Bestellung auf die gleiche Weise hochladen, wie Sie via App Ausgaben eine Ausgabe erstellen.
Alternativ können Sie die Rechnung auch über Ihre Bestellungen hochladen:
Melden Sie sich im Payhawk-Webportal an.
Gehen Sie zu Einkäufe.
Wählen Sie die gewünschte Bestellungen aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie unter der Registerkarte Rechnungen auf die Schaltfläche Neue Rechnung hinzufügen. Alternativ können Sie auch auf die Schaltfläche Neue Rechnung hinzufügen neben dem Menü mit den drei Punkten klicken.
Laden Sie im sich öffnenden Dialogfeld die Rechnung hoch und klicken Sie auf Weiter.
Daraufhin leitet Payhawk Sie zur App Ausgaben weiter, wo das System automatisch eine Ausgabe basierend auf der hochgeladenen Rechnung erstellt und die Nummer der Bestellung hinzufügt, sofern diese auf der Rechnung angegeben ist.
Wenn die Bestellnummer nicht auf der Rechnung steht, müssen Sie sie manuell hinzufügen, indem Sie auf das Drop-down-Menü für die Bestellnummer klicken und die entsprechende Nummer auswählen.
Klicken Sie auf Einreichen.
Alternativ dazu können Sie eine Rechnung hinzufügen, indem Sie auf Hinzufügen > Rechnung klicken.
Verknüpfung von Bestellungen, Rechnungen und Ausgaben
Damit Payhawk Ihre Bestellung mit den richtigen Ausgaben verknüpfen kann, müssen Sie den Lieferanten für Ihre Bestellung angeben.
Wenn der Bestellung ein Lieferant hinzugefügt wurde und seine Nummer in der hochgeladenen Rechnung vorhanden ist, extrahiert Payhawk diese automatisch mit optische Zeichenerkennung (OCR) und verknüpft die Bestellung mit der Rechnung in der App Ausgaben.
Bestellungen für Spesen anzeigen
Alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens können die Bestellung in der Einkäufe-App über den Link Ansicht einsehen. Allerdings können nur Sie als Antragsteller, Ihr Teammanager und jeder Payhawk-Buchhalter oder -Administrator in Ihrem Unternehmen die Bestellung bearbeiten.
Im Feld Ausgaben der Bestellung werden auch der Lieferstatus und ggf. die Eingabe des Feldes Notiz angezeigt, mit dem die Bestellung erstellt wurde.
Ausgaben in Verbindung mit Ihren Bestellungen anzeigen
Als Anforderer können Sie alle Ausgaben anzeigen, die mit Ihren Bestellungen verknüpft sind, indem Sie den Bestellungs-filter in der Ausgaben-App verwenden. Für Buchhaltungs- und Berichtszwecke können auch Ihr Team-Manager und alle Payhawk-Buchhalter und -Administratoren in Ihrem Unternehmen die mit Ihren Bestellungen verknüpften Ausgaben anzeigen.
Bestellungen verknüpften Rechnungen anzeigen
So zeigen Sie eine Rechnung für Ihre Bestellungen an:
Gehen Sie zu Einkäufe.
Wählen Sie die benötigte Bestellungen aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf die Registerkarte Rechnungen und wählen Sie das Dokument aus, das Sie anzeigen möchten. Daraufhin werden Sie zur Ausgaben-App weitergeleitet, um das an die Ausgabe angehängte Dokument einsehen zu können.
Rechnungen direkt aus Ihrem E-Mail-Posteingang an Payhawk senden
Payhawk unterstützt die Funktion „Beleg-Mailbox“, mit der Sie dem System ermöglichen können, mithilfe optischer Zeichenerkennung (OCR) Lieferantendaten und Bestellnummern automatisch auszulesen, zu extrahieren und diese für Sie zu verknüpfen.
Weitere Informationen finden Sie unter: