Wenn Sie eine Rechnung für Ihre Anfrage oder Bestellung erhalten (sofern dies für Ihr Unternehmen aktiviert ist), können Sie und alle autorisierten Mitarbeitenden und Rollen diese in das System hochladen.
Anfragen und Bestellungen aus Ausgaben anzeigen
Alle Mitarbeitenden Ihres Unternehmens können die Anfrage in der Ausgaben-App über den Link Anfrage anzeigen einsehen. Allerdings können nur Sie als Anfragender, Ihr Teammanager oder ein Payhawk Buchhalter oder Administrator die Anfrage bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass die Bearbeitungsoptionen je nach Schritt des Anfrageprozesses variieren.
Das Feld Ausgabe anfragen zeigt auch den Liefer- und Rechnungsstatus der Anfrage oder Bestellung an.
Ausgaben im Zusammenhang mit Ihren Anfragen oder Bestellungen anzeigen
Sie können die mit Ihren Anfragen und Bestellungen verbundenen Ausgaben einsehen, indem Sie deren IDs verwenden und den Filter Anfragen in der App Ausgaben nutzen. Zu Buchhaltungs- und Berichtszwecken können auch Ihr Teammanager und alle Payhawk Buchhalter oder Administratoren in Ihrem Unternehmen die mit Ihren Anfragen verbundenen Ausgaben einsehen.
Rechnungen im Zusammenhang mit Ihren Anfragen oder Bestellungen anzeigen
Um eine Rechnung zu Ihrer Anfrage oder Bestellung (sofern für Ihr Unternehmen aktiviert) im Payhawk-Webportal anzuzeigen:
Gehen Sie zu Anfragen und wählen Sie die gewünschte Anfrage aus.
Klicken Sie auf die Registerkarte Rechnungen und wählen Sie das Dokument aus, das Sie anzeigen möchten. Daraufhin werden Sie zur App Ausgaben weitergeleitet, um das an die Ausgabe angehängte Dokument und die anderen Ausgabendetails zu sehen.
Rechnungen in das Portal hochladen
So laden Sie eine Rechnung für Ihre Anfrage im Payhawk-Webportal hoch:
Gehen Sie zu Anfragen und wählen Sie die gewünschte Anfrage aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Rechnung hinzufügen.
Alternativ können Sie auch auf die Registerkarte Rechnung gehen und auf die Schaltfläche Neue Rechnung hinzufügen klicken.
In dem sich öffnenden Dialogfeld laden Sie die Rechnung hoch und klicken auf Weiter.
Eine weitere Möglichkeit, eine Rechnung hochzuladen, besteht über die angeforderten Posten. Sobald die Anfrage genehmigt wurde, können Sie auch für jeden Posten eine Rechnung hochladen:
Wählen Sie die Anfrage oder Bestellung aus.
Klicken Sie unter dem gewünschten Posten auf Rechnung hinzufügen und folgen Sie den Aufforderungen.
Payhawk leitet Sie daraufhin zur App Ausgaben weiter, wo das System automatisch eine Ausgabe auf Grundlage der hochgeladenen Rechnung erstellt und die Anfrage- oder Bestellnummer hinzufügt, sofern diese auf der Rechnung angegeben ist. Die hochgeladene Rechnung wird unter der Registerkarte Rechnungen der Anfrage angezeigt.
Anfragen und Bestellungen mit Ausgaben verknüpfen
Um sicherzustellen, dass Payhawk Ihre Anfrage oder Bestellung korrekt mit einer Ausgabe verknüpft, muss zu beiden ein Lieferant hinzugefügt werden.
Wenn ein Lieferant zur Anfrage oder Bestellung hinzugefügt wird und seine IDs auf der hochgeladenen Rechnung erscheinen, wendet Payhawk die Regeln für Zuordnung von Ausgaben zu Anfragen, Bestellungen und Rechnungen an.
Rechnungen an Payhawk direkt aus Ihrem E-Mail-Posteingang senden
Payhawk bietet die Belege-Mailbox Funktion, die es dem System ermöglicht, mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) automatisch Belege zu lesen, Lieferantendaten und Anfrage-IDs zu extrahieren und für Sie zu verknüpfen.
Für weitere Informationen: