Beim Export von Ausgaben aus Payhawk nach Oracle NetSuite enthalten die exportierten Ausgabendaten das Belegdatum (Rechnungs oder Journal-Datum in Oracle NetSuite).
Wenn das Belegdatum und der in Payhawk gewählte Leistungszeitraum in unterschiedlichen Monaten liegen, wird beim Versuch, in NetSuite zu exportieren, standardmäßig eine Fehlermeldung angezeigt und der Export schlägt fehl.
Sie können jedoch sowohl das Belegdatum als auch den Leistungszeitraum exportieren, wenn sie in unterschiedlichen Monaten liegen, indem Sie die Einstellung Transaktionsdatum außerhalb des Buchungszeitraums zulassen in NetSuite unter den Buchhaltungseinstellungen aktivieren.
Wenn die Einstellung Transaktionsdatum außerhalb der Buchungsperiode zulassen aktiviert ist und die Leistungsperiode in Payhawk in eine geschlossene Buchungsperiode in Oracle NetSuite fällt, setzt Payhawk die Standard-Buchungsperiode als Aktuelle Periode oder Erste offene Periode basierend auf der Einstellung unter Buchhaltungseinstellungen ein.
Nehmen wir zum Beispiel an, heute ist der 17. November 2023, Sie haben eine Rechnung vom 15. September 2023 (Belegdatum), und Sie haben in Payhawk das Datum 15. Oktober 2023 als Leistungszeitraum festgelegt.
Ausgehend von der Konfiguration, die Sie in Oracle NetSuite vorgenommen haben, ergeben sich die folgenden Szenarien:
Szenario 1.
Wenn TRANSAKTIONSDATUM AUSSERHALB DER BUCHUNGSPERIODE ZULASSEN auf NICHT ZULASSEN gesetzt ist, wird der Export mit einer Fehlermeldung in Payhawk fehlschlagen.
Szenario 2.
Wenn TRANSAKTIONSDATUM AUSSERHALB DES BUCHUNGSDATUMS ZULASSEN auf ZULASSEN GESETZT IST:
Wenn die Buchungsperiode (Service) in NetSuite auf Oktober eingestellt ist, das Belegdatum 15. September 2023 und die Buchungsperiode Oktober 2023 ist.
Wenn der Buchungszeitraum (Service) auf Oktober in NetSuite geschlossen ist, dann liest Payhawk die Einstellung STANDARD-BUCHUNGSPERIODE BEI TRANSAKTIONSDATUM IM GESCHLOSSENEM ZEITRAUM wie folgt:
Wenn Aktueller Zeitraum:
Wenn der aktuelle Zeitraum offen ist: Das Belegdatum ist der 15. September und der Buchungszeitraum (Leistung) ist der aktuelle Monat (November).Wenn der aktuelle Zeitraum geschlossen ist: Der Export wird fehlschlagen.
Wenn Erster offener Zeitraum:
Wenn der November offen ist: das Belegdatum ist der 15. September und der Buchungszeitraum (Leistung) ist der November.
Wenn der November geschlossen ist: das Belegdatum ist der 15. September und der Buchungszeitraum (Leistung) ist der Dezember (wenn es der erste offene Zeitraum ist).
Da der Leistungszeitraum für Zahlungen nicht wählbar ist, wendet Payhawk die oben beschriebenen Definitionen an:
Payhawk verwendet das Abrechnungsdatum als Rechnungszahlung (Zahlungsdatum) in NetSuite und für die Buchungsperiode der Zahlung verwendet Payhawk die Leistungsperiode aus dem Aufwand, indem es die beschriebene Logik zur Definition der Buchungsperiode verwendet.
Liegt die Abrechnung der Zahlung jedoch nach der Buchungsperiode des Aufwands, verwendet Payhawk das Abrechnungsdatum sowohl für das Rechnungszahlungsdatum als auch für die Buchungsperiode.