Sie können für jeden Ausgabentyp innerhalb von Payhawk einen spezifischen Prozess definieren, z. B. Überweisungen mit oder ohne Bestellung oder benutzerdefinierte betragsbasierte Regeln für Kartenzahlungen.
Durch die Festlegung von Schwellenwerten und die Definition der genauen Rolle oder Person als Genehmiger können Sie die Prozesse für die verschiedenen Schritte im Lebenszyklus von Ausgaben in Ihrem Unternehmen vollständig anpassen.
Workflows für sofortige und geplante Banküberweisungen definieren
So definieren Sie Genehmigungsworkflows für Banküberweisungen in Ihrem Unternehmen für sofortige und geplante Zahlungen:
Melden Sie sich im Payhawk-Webportal an.
Gehen Sie zu Einstellungen > Workflows > Registerkarte Ausgabenarten.
Gehen Sie auf Banküberweisungen und klicken Sie auf Workflow bearbeiten.
Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü Einreichen die Option Ein, um Mitarbeitern die explizite Einreichung von Banküberweisungsausgaben zu ermöglichen.
Wählen Sie im Drop-down-Menü Genehmigen eine bestimmte Person, eine Rolle oder eine betragsbasierte Genehmigungskette aus, um den Genehmigungsprozess für die Banküberweisungsausgaben Ihres Unternehmens zu definieren.
Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü Prüfung die spezifische Person oder Rolle aus, die das Recht haben soll, die Ausgaben Ihres Unternehmens zu überprüfen.
Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü Zahlen > Details bestätigen die spezifischen Personen, Rollen oder eine betragsbasierte Genehmigungskette für die Bestätigung der Ausgabendetails und der Zahlungsausführungsmethoden. Wenn Sie die Option Bestimmte Person wählen, muss diese Person entweder ein Payhawk-Buchhalter oder -Administrator sein.
Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü unter Zahlen > Autorisieren die spezifischen Personen, Rollen oder eine betragsbasierte Genehmigungskette für die Autorisierung von sofortigen und geplanten Zahlungen.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Genehmigungsprozessen für Banküberweisungen mit Purchase Orders definieren
Beachten Sie beim Definieren von Prozesse für Banküberweisungen für Rechnungen, die mit Bestellungen verknüpft sind, Folgendes:
Der von Ihnen definierte Genehmigungsprozess wird ausgelöst, wenn der von Payhawk automatisch durchgeführte 2- oder 3-Wege-Abgleich Unstimmigkeiten gemäß den vordefinierten Unstimmigkeitenregeln aufdeckt.
Als Bestellung-Genehmiger können Sie Rollen oder bestimmte Personen auswählen. Bei diesen Personen kann es sich um Budgetverantwortliche, Hierarchierollen in Ihrem Unternehmen (z. B. Teamleiter oder Manager der zweiten Ebene) oder andere handeln. Wenn Sie möchten, können Sie auch eine spezifische betragsbasierte Genehmigungskette definieren.
Die vordefinierten Ausgabenprozesse sind nicht von der Genehmigungskette betroffen, die Sie für Banküberweisungen mit Bestellungen festgelegt haben.
So definieren Sie den Zahlungsprozesse für Banküberweisungen für Rechnungen, die mit Purchase Orders verknüpft sind:
Gehen Sie zu Einstellungen > Genehmigungsprozesse.
Gehen Sie unter Ausgabenarten zu Banküberweisungen. Klicken Sie auf Workflow bearbeiten.
Für die Option Genehmigen mit Purchase Orders:
Definieren Sie über die Option Abgleich genehmigen, ob die Zahlung von Rechnungen, deren Betrag mit die Bestellung (und ggf. dem Empfangsschein) abgeglichen wird, genehmigt werden muss oder nicht. Wählen Sie bei Bedarf die spezifische Person, Rolle oder eine betragsbasierte Genehmigungskette aus.
Definieren Sie die Option Abweichung genehmigen: Wählen Sie die spezifische Person, Rolle oder eine betragsbasierte Genehmigungskette aus, wenn vom System eine Unstimmigkeit festgestellt wird.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Workflows für andere Ausgabenarten definieren
Die Workflows für die Ausgabenarten Kartenzahlungen, Rückerstattungen, Fahrtkostenerstattung, Tagespauschale und Barmittel des Unternehmens in Payhawk sind ähnlich definiert wie die Banküberweisungen für sofortige und geplante Zahlungen, weisen aber die folgenden Besonderheiten auf:
Die Optionen Details bestätigen und Autorisieren sind für die anderen Ausgabenarten nicht verfügbar.
Bei erstattungsfähigen Ausgaben wie Tagespauschalen und Fahrtkostenerstattung müssen Sie festlegen, welche spezifische Person oder Rolle für die Durchführung der Rückerstattung zuständig ist.
Kartenzahlungen werden bei der Erstellung der Ausgabe ausgeführt und Unternehmensgelder werden in bar bezahlt, sodass Sie für diese Ausgabenarten keine Zahlen-Option einrichten müssen.
