Sie können für jede Ausgabenart einen eigenen Workflow definieren – z. B. Rechnungen mit oder ohne Bestellung – oder Bedingungen für Kartentransaktionen, Tagegelder oder Kilometergeld festlegen.
Durch das Festlegen von Schwellenwerten und das Definieren eines eigenen Genehmigers können Sie die Prozesse für die verschiedenen Schritte im Ausgabenlebenszyklus Ihres Unternehmens vollständig anpassen.
Spezifische Eigenschaften für ausgabenbezogene Arbeitsabläufe
Der Schritt Einreichen erfordert, dass Mitarbeiter ihre Ausgaben einreichen, bevor sie genehmigt, überprüft und bezahlt werden.
Wenn der Schritt Einreichen deaktiviert ist (Einreichen aus), wird auch der Schritt Genehmigen deaktiviert und die Ausgabe wird direkt nach der Erstellung auf die Registerkarte Prüfen verschoben.
Damit Sie einen Workflow für die Genehmigung von Ausgaben in Ihrem Unternehmen definieren können, müssen Sie den Schritt Einreichen aktivieren.
Für die Schritte Prüfen, Erstatten, Zahlen > Einzelheiten bestätigen und Zahlen > Autorisieren können nur bestimmte Mitarbeiter oder Rollen ausgewählt werden.
Anmerkungen zur Genehmigung von Rechnungen
Sie können Genehmigungen für Ausgaben für Banküberweisungen einrichten, indem Sie Workflows für Rechnungen definieren, die mit oder ohne Bestellungen verknüpft sind.
Abhängig von der ausgelösten Genehmigung kann es sich bei dem Workflow, der angewendet wird, um einen der folgenden handeln:
Einen Workflow für Rechnungen, die mit Bestellungen verknüpft sind, in denen der genehmigte und der in Rechnung gestellte Betrag sowie die genehmigte und die gelieferte Menge übereinstimmen.
Einen Workflow für Rechnungen, die mit Bestellungen verknüpft sind, in denen der genehmigte und der in Rechnung gestellte Betrag sowie die genehmigte und die gelieferte Menge nicht übereinstimmen.
Einen Workflow für Rechnungen, die nicht mit einer Bestellung verknüpft sind.
Workflows für Banküberweisungen definieren
Für dieses Beispiel gehen wir davon aus, dass Sie noch keine Workflows für Banküberweisungen (Rechnungen) definiert haben und dass Sie eine Genehmigung für Banküberweisungen ohne Bestellungen erstellen möchten:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zur Registerkarte Einstellungen > Workflows > Ausgabenarten.
Klicken Sie im Feld Banküberweisungen auf Workflow bearbeiten.
Klicken Sie auf Einreichen und wählen Sie die Option Einreichen am, damit die Mitarbeiter Ausgaben einreichen können, die per Banküberweisung bezahlt werden.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Wählen Sie für den Genehmigungsschritt der Ausgabenart Banküberweisung die Option KEINE BESTELLUNG und klicken Sie auf den Schritt + Genehmigung hinzufügen. Sie können Ihre eigene Genehmigung hinzufügen oder die Standardvorlage verwenden. In diesem Beispiel klicken Sie auf + Benutzerdefiniert.
Die Option Vorlage zeigt alle zuvor definierten benutzerdefinierten Rollen für Ihr Unternehmen an, z. B. Teammanager. Somit müssen Sie keine manuelle Auswahl aus der Dropdown-Liste der verfügbaren Genehmiger treffen.
Benennen Sie in folgenden Dialog den Schritt, indem Sie auf das Bleistift-Symbol (Bearbeiten) klicken. Geben Sie den Text ein und klicken Sie auf die Schaltfläche ✔.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste mit den verfügbaren Genehmigern die Rolle Teammanager. Definieren Sie anschließend die gewünschte Bedingung, indem Sie auf + Bedingung hinzufügen klicken – zum Beispiel Betrag.
Um zu definieren, für welchen Betrag eine Genehmigung erforderlich ist, legen Sie in der Dropdown-Liste die Mengengrenze fest – zum Beispiel kleiner oder gleich (<=). Geben Sie dann in der nächsten Zeile den Betrag ein – zum Beispiel 200.
Klicken Sie auf Speichern.
Wenn Sie einzelschrittige, mehrschrittige sequentielle oder nicht sequentielle Genehmigungen definieren möchten, halten Sie sich an die Richtlinien und wenden die gleichen Schritte wie oben an.
Klicken Sie auf den Schritt Überprüfung, um die Rechte für die Überprüfung der Ausgaben festzulegen. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Überprüfung den Mitarbeiter oder die Rolle aus, der/die die Banküberweisungen in Ihrem Unternehmen überprüfen darf – zum Beispiel jeder Payhawk-Buchhalter. Klicken Sie anschließend auf Speichern.
Klicken Sie auf den Schritt Einzelheiten bestätigen, um die Rechte für die Bestätigung der Ausgaben festzulegen. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Einzelheiten bestätigen den Mitarbeiter oder die Rolle aus, der/die in Ihrem Unternehmen die Details der Ausgaben und die Zahlungsarten bestätigen darf – zum Beispiel jeder Payhawk-Buchhalter. Klicken Sie anschließend auf Speichern.
Klicken Sie auf den Schritt Autorisieren, um die Rechte für die Autorisierung von Zahlungen festzulegen. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Autorisieren den Mitarbeiter oder die Rolle aus, der/die Banküberweisungen für sofortige oder geplante Zahlungen autorisieren (bezahlen) darf, mit denen keine Bestellungen verknüpft sind – zum Beispiel jeder Payhawk Administrator. Klicken Sie anschließend auf Speichern.
Workflows für andere Ausgabenarten festlegen
Sie können Genehmigungen für Kartentransaktionen, Kilometergeld, Tagegelder, Rückerstattungen und Barmittel des Unternehmens genauso einrichten wie für Rechnungen. Beachten Sie dabei die folgenden Besonderheiten:
Die Schritte Einzelheiten bestätigen und Autorisieren sind nur für Ausgaben verfügbar, die per Banküberweisung bezahlt werden.
Die Workflows Tagegeld und Kilometergeld haben anstelle der Schritte Einzelheiten bestätigen und Autorisieren den Schritt Rückerstattung, weil die Mitarbeiter diese Ausgaben bereits bezahlt haben.
Kartenausgaben werden bei der Erstellung bezahlt (Kartenverwendung), und Barmittel des Unternehmens werden in bar ausgezahlt. Folglich verfügt der Genehmigungsworkflow für Karte und Barmittel des Unternehmens nur die Schritte Einreichen und Prüfen.