Sie können für jede Ausgabenart einen eigenen Workflow definieren – z. B. Rechnungen mit oder ohne Bestellung – oder benutzerdefinierte Bedingungen für Kartentransaktionen, Tagegelder oder Kilometergeld festlegen.
Durch das Festlegen von Schwellenwerten und das Definieren eines eigenen Genehmigers können Sie die Prozesse für die verschiedenen Schritte im Ausgabenlebenszyklus Ihres Unternehmens vollständig anpassen.
Spezifische Eigenschaften für ausgabenbezogene Arbeitsabläufe
Der Schritt Einreichen erfordert, dass Mitarbeiter ihre Ausgaben einreichen, bevor sie genehmigt, überprüft und bezahlt werden.
Wenn der Schritt Einreichen deaktiviert ist (Einreichen aus), wird auch der Schritt Genehmigen deaktiviert und die Ausgabe wird direkt nach der Erstellung auf die Registerkarte Prüfen verschoben.
Damit Sie einen Workflow für die Genehmigung von Ausgaben in Ihrem Unternehmen definieren können, müssen Sie den Schritt Einreichen aktivieren.
Für die Schritte Prüfen, Erstatten, Bezahlen > Einzelheiten bestätigen und Zahlen > Autorisieren können nur bestimmte Mitarbeiter oder Rollen ausgewählt werden.
Anmerkungen zur Genehmigung von Rechnungen
Sie können Genehmigungen für Rechnungszahlungen einrichten, indem Sie Workflows für Rechnungen definieren, die mit oder ohne Bestellungen verknüpft sind.
Je nach der ausgelösten Genehmigung kann einer der folgenden Arbeitsabläufe angewendet werden:
Ein Workflow für Rechnungen, die mit Bestellungen verknüpft sind, bei denen der genehmigte und fakturierte Betrag sowie die genehmigte und gelieferte Menge übereinstimmen.
Ein Workflow für Rechnungen, die mit Bestellungen verknüpft sind, bei denen der genehmigte und fakturierte Betrag sowie die genehmigte und gelieferte Menge nicht übereinstimmen.
Einen Workflow für Rechnungen, die nicht mit einer Bestellung verknüpft sind.
Workflows für Rechnungszahlungen definieren
Für dieses Beispiel gehen wir davon aus, dass Sie noch keine Workflows für Rechnungszahlungen (Rechnungen) definiert haben und dass Sie eine Genehmigung für Rechnungszahlungen ohne Bestellungen erstellen möchten:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zur Registerkarte Einstellungen > Workflows> Ausgabentypen.
Klicken Sie im Feld Rechnung auf Workflow bearbeiten.
Klicken Sie auf Einreichen und wählen Sie die Option Einreichen am, damit die Mitarbeiter Ausgaben einreichen können, die per Banküberweisung bezahlt werden.
Klicken Sie auf Speichern.
Wählen Sie für den Genehmigungsschritt des Rechnungs-Ausgabentyps die Option KEINE BESTELLUNG und klicken Sie auf den Schritt + Genehmigung hinzufügen. Sie können Ihre eigene Genehmigung hinzufügen oder die Standardvorlage verwenden. In diesem Beispiel klicken Sie auf + Benutzerdefiniert.
Die Option Vorlage zeigt alle zuvor definierten benutzerdefinierten Rollen für Ihr Unternehmen an, z. B. Teammanager. Somit müssen Sie keine manuelle Auswahl
aus der Dropdown-Liste der verfügbaren Genehmiger treffen.
Benennen Sie in folgenden Dialog den Schritt, indem Sie auf das Bleistift-Symbol (Bearbeiten) klicken. Geben Sie den Text ein und klicken Sie auf die Schaltfläche ✔.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste mit den verfügbaren Genehmigern die Rolle Teammanager. Definieren Sie anschließend die gewünschte Bedingung, indem Sie auf + Bedingung hinzufügen klicken – zum Beispiel Betrag.
Um zu definieren, für welchen Betrag eine Genehmigung erforderlich ist, legen Sie in der Dropdown-Liste die Mengengrenze fest – zum Beispiel kleiner oder gleich (<=). Geben Sie dann in der nächsten Zeile den Betrag ein – zum Beispiel 200.
Klicken Sie auf Speichern.
Wenn Sie einzelschrittige, mehrschrittige sequentielle oder nicht sequentielle Genehmigungen definieren möchten, halten Sie sich an die Richtlinien und wenden die gleichen Schritte wie oben an.
Klicken Sie auf den Schritt Prüfen, um die Rechte für die Überprüfung der Ausgaben festzulegen. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Prüfen den Mitarbeiter oder die Rolle aus, der/die die Rechnungszahlungen in Ihrem Unternehmen überprüfen darf – zum Beispiel jeder Payhawk-Buchhalter. Klicken Sie anschließend auf Speichern.
Klicken Sie auf den Schritt Einzelheiten bestätigen, um die Rechte für die Bestätigung der Ausgaben festzulegen. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Einzelheiten bestätigen den Mitarbeiter oder die Rolle aus, der/die in Ihrem Unternehmen die Details der Ausgaben und die Zahlungsarten bestätigen darf – zum Beispiel jeder Payhawk-Buchhalter. Klicken Sie anschließend auf Speichern.
Klicken Sie auf den Schritt Autorisieren, um die Rechte für die Autorisierung von Zahlungen festzulegen. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Autorisieren den Mitarbeiter oder die Rolle aus, der/die Banküberweisungen für sofortige oder geplante Rechnungszahlungen autorisieren (bezahlen) darf, mit denen keine Bestellungen verknüpft sind – zum Beispiel jeder Payhawk-Administrator. Klicken Sie anschließend auf Speichern.
Klicken Sie auf Workflow veröffentlichen, um alle von Ihnen durchgeführten Änderungen zu übernehmen.
Workflows für andere Ausgabenarten festlegen
Sie können Genehmigungen für Kartentransaktionen, Kilometergeld, Tagegelder, Rückerstattungen und Barmittel des Unternehmens genauso einrichten wie für Rechnungen, mit der Ausnahme von Kartenzahlungen und Barmittel des Unternehmens.
Kartenausgaben werden zum Zeitpunkt der Transaktion bezahlt (wenn die Karte verwendet wird), und die Barmittel des Unternehmens werden direkt ausgezahlt. Daher umfassen Kartenzahlungen und Barmittel des Unternehmens nur die Schritte Senden und Prüfen, ohne den zusätzlichen Zahlungsschritt, der für die anderen Ausgabentypen erforderlich ist.