Payhawk arbeitet mit TravelPerk zusammen und ermöglicht Ihnen so, den Überblick über Ihre Geschäftsreisen zu behalten.
Die bestehende Integration zwischen den beiden Systemen ermöglicht es Payhawk, die in Ihrem TravelPerk-Konto ausgestellten Ausgabendokumente automatisch abzurufen und zu verarbeiten. Abhängig von der Art der Zahlung wird Payhawk die TravelPerk-Dokumente für Banküberweisungen und Kartenzahlungen auf unterschiedliche Weise abrufen und verarbeiten.
Abgleich von Dokumenten für Kartenzahlungen
Handelt es sich bei dem TravelPerk-Dokument um eine Kartenzahlung, gleicht das System es nahtlos mit der Transaktion und dem Karteninhaber ab. Unabhängig davon, ob der Abgleich erfolgreich war, benachrichtigt das System die jeweiligen Empfänger, d. h. den Karteninhaber und die Reiseausgaben-Manager für dieses Konto bzw. diese Gruppe, falls vorhanden.
Weitere Informationen zur Aktivierung des Dokumentenabgleichs für Kartenzahlungen finden Sie im Abschnitt Voraussetzungen für Kartenzahlungen.
Abgleich von Dokumenten für Banküberweisungen
Die bestehende Integration zwischen Payhawk und TravelPerk ermöglicht es Ihnen, Ihre wöchentlichen, zweiwöchentlichen und monatlichen Rechnungen in TravelPerk zu verwalten.
Wenn Sie Dokumente für Banküberweisungen haben, übernimmt die Integration den Abgleich zwischen den Systemen auf folgende Weise:
Wenn es sich bei dem Dokument um eine Banküberweisung handelt und nur ein Reiseausgaben-Manager vorhanden ist, findet das System die Entität und erstellt eine Ausgabe mit diesem Benutzer als Ausgabeneigentümer.
Wenn es zwei oder mehr Reiseausgaben-Manager gibt, erstellt das System eine Posteingang-Triage-Benachrichtigung für alle diese Manager.
Wenn keine Reiseausgaben-Manager ausgewählt sind, wählt das System die Payhawk-Administratoren standardmäßig wie folgt aus:
Wenn die Verbindung auf der Ebene mehrerer Entitäten erfolgt, benachrichtigt das System alle Payhawk-Gruppenadministratoren.
Handelt es sich um eine Verbindung zu einer einzelnen Entität, benachrichtigt das System alle Payhawk-Administratoren dieser Entität.
Tipps und Tricks zur Verwendung von Payhawk in Verbindung mit TravelPerk
Wenn Sie Ihre Payhawk-Unternehmenskarten verwenden, können Sie die Ausgaben beinahe sofort verarbeiten und müssen nicht bis zum Monatsende warten (wie es bei Banküberweisungen der Fall ist). Auf diese Weise können Sie die leistungsstarken Genehmigungsworkflows von Payhawk nutzen.
Ernennen Sie Reiseausgaben-Manager und lassen Sie sie Belege für Ihre TravelPerk-Zahlungen verfolgen und bearbeiten. Auf diese Weise können Sie den Monat schneller abschließen und sind nicht darauf angewiesen, dass die Mitarbeiter die Ausgaben einreichen.