Verfügbarkeit für Kunden
Ab 26. Juni können Sie Ihre Buchhaltungsexporte mit unserem brandneuen Buchhaltungs-Vorlagenersteller konfigurieren. In diesem Artikel erfahren Sie, was diese neuen Funktionen beinhalten. Wenn Sie diese Funktion früher nutzen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Account Manager.
Jede benutzerdefinierte Vorlagendatei oder jedes Tabellenblatt besteht aus einer Kopfzeile, einem Hauptteil und einer Fußzeile. Die Kopf- und Fußzeile sind optional und Sie können diese selbst festlegen.
Für jede Vorlagendatei oder jedes Tabellenblatt können Sie individuelle Layouteinstellungen für Zeilen, Spalten und Zellen vornehmen.
Die Layout- und Formatierungsoptionen, die Sie auf die Zeilen, Spalten und Zellen der einzelnen Dateien anwenden, ersetzen alle global festgelegten Formatierungseinstellungen für die Vorlage (sofern vorhanden).
Wählen Sie unter Einstellungen > Exporte die gewünschte Vorlage und die Datei, die Sie ändern möchten. Klicken Sie auf dem nächsten Bildschirm unter Layout auf Konfigurieren. Anschließend wird die Tabelle mit den Daten aus der Vorlagendatei oder dem Tabellenblatt geladen.
Wenn Sie die Änderungen abgeschlossen haben, klicken Sie auf Bearbeitung abgeschlossen.
Einstellen der Kopf- und Fußzeile
Jede Datei bzw. jedes Tabellenblatt hat eine eigene Kopf- und Fußzeile, die optional konfiguriert werden können.
Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Kopfzeile am Anfang jeder Vorlagendatei oder jedes Tabellenblatts angezeigt.
Um eine neue Zeile zur Kopfzeile hinzuzufügen, klicken Sie auf Zeile hinzufügen.
Um die aktuelle Kopfzeile zu entfernen, klicken Sie auf Gruppe löschen.
Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Fußzeile am Ende jeder Vorlagendatei oder jedes Tabellenblatts angezeigt.
Um eine neue Zeile zur Fußzeile hinzuzufügen, klicken Sie auf Zeile hinzufügen.
Um die aktuelle Fußzeilenzeile zu entfernen, klicken Sie auf Gruppe löschen.
Um einen vorhandenen Wert in einer Kopf- oder Fußzeile hinzuzufügen oder zu bearbeiten, klicken Sie darauf. Passen Sie die Angaben im sich öffnenden Dialogfeld an und klicken Sie auf Änderungen speichern.
Konfiguration des Textkörpers
Jede Datenart, die Sie in die Datei aufnehmen möchten, enthält Optionen, mit denen Sie festlegen können, welche Informationen zu jeder Ausgabe, Zahlung oder Einzahlung in den Export aufgenommen werden sollen.
Hinzufügen von Zeilengruppen und Festlegen globaler Daten
Möchten Sie zum Beispiel Ausgaben exportieren, bietet Für jede Ausgabe die folgenden Optionen zur Konfiguration:
Zeilengruppe hinzufügen – Fügt eine oder mehrere Zeilen hinzu, die für jede Ausgabe einmal angezeigt werden.
Zeilengruppe für Zeilenpositionen hinzufügen – Fügt eine oder mehrere Zeilen hinzu, die für jede Ausgabe angezeigt werden.
Zeilengruppe für Transaktionen hinzufügen – Fügt eine oder mehrere Zeilen hinzu, die für jede Zahlung einer Ausgabe angezeigt werden.
Zeilengruppen bearbeiten
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü, um Aktionen auf eine Abschnittsüberschrift anzuwenden.
Zeile hinzufügen – Fügt dem Abschnitt eine neue Zeile hinzu.
Nach unten oder Nach oben – Verschiebt den Abschnitt nach oder vor den angrenzenden Abschnitt.
Gruppe löschen – Entfernt den mit dieser Überschrift eingeführten Abschnitt.
Konfiguration von Zeilen
Sie können verschiedene Aktionen auf eine Zeile innerhalb der Vorlagendatei oder des Tabellenblatts anwenden, indem Sie im Kontextmenü auf die entsprechende Zeile klicken.
Die Liste der verfügbaren Optionen umfasst die folgenden Konfigurationen:
Duplizieren – Dupliziert die Zeile und kopiert dabei die gleichen Werte.
Neu einfügen – Fügt eine neue leere Zeile ein.
Sichtbarkeit konfigurieren – Hiermit können Sie die Daten basierend auf verschiedenen Kriterien und in Abhängigkeit davon, ob die definierte Zeilenbedingung in Bezug auf dieses Kriterium erfüllt ist, anzeigen oder ausblenden. Anschließend klicken Sie auf Änderungen speichern.
Um eine neue Regel hinzuzufügen, klicken Sie auf + Regel hinzufügen.
Um eine Regel zu löschen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol.
Nach oben oder Nach unten – Verschiebt die Zeile nach oder vor die angrenzende Reihe.
Löschen – Löscht die Zeile.
Konfiguration von Spalten
Sie können verschiedene Aktionen auf eine Spalte innerhalb der Vorlagendatei oder des Tabellenblatts anwenden, indem Sie im Kontextmenü auf die entsprechende Zeile klicken.
Die Liste der verfügbaren Optionen umfasst die folgenden Konfigurationen:
Duplizieren – Dupliziert die Spalte und kopiert dabei die gleichen Werte.
Neu einfügen – Fügt eine neue leere Spalte ein.
Nach links oder Nach recht – Verschiebt die Spalte nach links oder nach rechts von der angrenzenden Spalte.
Löschen – Löscht die Spalte.
Konfiguration von Zellen
Bei der Konfiguration der Zellen Ihrer Datei oder Ihres Tabellenblatts können Sie entweder eine freie Texteingabe hinzufügen oder Ihre Eingabe mit einer geschweiften Klammer ({) beginnen und eines der verfügbaren Exportfelder aufrufen.
Für jede Zelle können Sie Werte definieren und aggregieren, indem Sie auf die gewünschte Zelle klicken und aus den verfügbaren Optionen auswählen. So können Sie zum Beispiel eine Zelle so konfigurieren, dass sie Folgendes anzeigt:
Den Mitarbeiter, der die Ausgabe eingereicht hat, und die Spesenabrechnung.
Der Basis-Nettobetrag der Ausgabe und das Datum ihrer Zahlung.
Einstellung der Zellenfunktionen
Sie können eine Funktion für eine Zelle definieren.
Beispielsweise, um den Gesamtbetrag der Spaltenzellen zu aggregieren:
Klicken Sie auf die gewünschte Zelle.
Wählen Sie im folgenden Dialogfeld die Funktion und die Kriterien aus, die auf sie angewendet werden sollen. Klicken Sie auf Erledigt.
Wählen Sie die Formatierung, die Sie auf das Ergebnis der Funktion anwenden möchten.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Wenn Sie weitere Regeln festlegen möchten, klicken Sie auf Bedingungen anwenden und wiederholen Sie die Schritte.
Bedingte Zellwerte einstellen
Mit der Option Bedingung anwenden und der Eingabe der gewünschten Regeln können Sie Bedingungen für die in einer Zelle angezeigten Daten definieren und aggregieren.
Um eine neue Regel hinzuzufügen, klicken Sie auf + Weitere Bedingung hinzufügen.
Klicken Sie auf Änderungen speichern, um Ihre Änderungen zu speichern.
Um eine Bedingung zu löschen, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie die Option Löschen.
Sie können zum Beispiel festlegen, dass:
wenn es sich bei dem Ausgabedokument um einen Beleg handelt, der Export den externen Journal-ID-Eintrag verwendet.
wenn es sich bei dem Ausgabedokument um eine Rechnung handelt, der Export Eintrag für die externe Konto-ID verwendet.
In allen anderen Fällen bleibt die Zelle leer.
Ausgaben in der Vorschau anzeigen und herunterladen
Sie können sich eine Vorschau ausgewählter Ausgaben aus der Vorlagendatei oder dem Tabellenblatt ansehen und diese lokal herunterladen.
Öffnen Sie die Datei.
Klicken Sie auf Vorschau.
Wählen Sie die gewünschten Ausgaben, die Sie herunterladen möchten.
Klicken Sie auf Vorschau herunterladen.
