Budgets und Prognosen tragen entscheidend dazu bei, den Planungsprozess in einem Unternehmen zu unterstützen und die Umsetzung dieses Vorhabens in Form einer Gegenüberstellung von Ist und Budget oder Ist und Prognose zu überwachen.
Das Budget oder die Prognose, die zu Payhawk hinzugefügt wird, ist für eine Gewinn- und Verlustrechnung konzipiert und nicht für den Cashflow. Im Laufe des Jahres können Sie weitere Prognosen hinzufügen, z. B. neue Prognosen zum Ende von Q1, Q2 und Q3.
Budgets in Payhawk hinzufügen
So erstellen Sie Ihr Budget:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Budgets.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und wählen Sie Neues Geschäftsjahr aus dem Dropdown-Menü.
Wählen Sie im folgenden Dialog die Ausgabenfelder (Budgetdimensionen) aus, die für Ihr Budget gelten sollen.
Unter Geschäftsjahr auswählen wählen Sie den Monat und das Jahr, für das Ihr Budget berechnet werden soll.
Klicken Sie auf den Link mit der Vorlagendatei, um diese herunterzuladen.
Wechseln Sie zum Ordner Downloads auf Ihrem Gerät, öffnen Sie die Datei und geben Sie die erforderlichen Daten für die Ausgaben ein.
Kehren Sie zum Portal zurück und laden Sie unter Datei hochladen die Vorlagendatei mit Ihrem Budget hoch.
Klicken Sie auf Einreichen.
Bearbeiten und Löschen von Budgets
Gegenwärtig können Sie in Payhawk nur Prognosen bearbeiten und löschen.
Prognosen in Payhawk hinzufügen
So erstellen Sie Ihre Prognose:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Budgets.
Klicken Sie auf die Dropdown-Schaltfläche Neu und wählen Sie dann Neue Prognose.
Wählen Sie im folgenden Dialogfenster die „Budgetdimensionen“ aus und geben Sie einen Namen für Ihre Prognose ein.
Laden Sie die Vorlagendatei herunter, geben Sie die erforderlichen Daten ein und laden Sie sie wieder in das System hoch.
Klicken Sie auf Einreichen.
Prognosen umbenennen
So können Sie Ihre Prognose umbenennen:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Budgets.
Wählen Sie im Dropdown-Menü „Budget“ die Option Prognosen verwalten.
Fahren Sie im folgenden Dialog mit dem Mauszeiger über die gewünschte Prognose, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Umbenennen.
Im nächsten Bildschirm aktualisieren Sie den Namen der Prognose und klicken auf Speichern. Alternativ können Sie Ihre Änderungen auch verwerfen, indem Sie auf Abbrechen klicken.
Prognosen löschen
So können Sie Ihre Prognose löschen:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Budgets.
Wählen Sie im Dropdown-Menü „Budget“ die Option Prognosen verwalten.
Fahren Sie im folgenden Dialog mit dem Mauszeiger über die gewünschte Prognose, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Löschen.
Klicken Sie im nächsten Dialogfeld auf Löschen, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
Die Vorlagendatei
Die Vorlagendatei für den Import Ihres Budgets umfasst einen individuellen Satz von Tabellenblättern, der sich nach den von Ihnen gewählten Dimensionen richtet.
Die gängigen Informationen, die Sie angeben müssen, sind jedoch folgende:
Budgetname
Budgethierarchie (falls zutreffend)
Budgetverantwortliche
Währung
Zeitraum
Jedes Feld, das Sie mit Daten füllen müssen, enthält Anweisungen über die zulässigen Werte und das erwartete Format.