Mit Payhawk können Sie Ihre Budgets von Ihrem Finanzplanungs- und Analysetool (FP&A) importieren, diese für die Budgetverantwortlichen freigeben, deren Nutzung in Echtzeit überwachen und die Daten bei Bedarf neu prognostizieren.
In Payhawk können Sie Ihre bestehenden Budgets importieren. Laden Sie dazu die Vorlagendatei herunter, geben Sie Ihre Budgetdaten im erforderlichen Format ein, ordnen Sie den Budgetverantwortlichen zu, indem Sie seine Unternehmens-E-Mail in der Datei angeben, und laden Sie die Datei anschließend wieder in das System hoch.
Alle Bestellungen (POs) und Ausgabeanträge, die mit diesem Budget im System verknüpft sind, werden automatisch für ein genutztes Budget verwendet, wenn die Ausgabe mit den entsprechenden Budgetdimensionen genehmigt oder überprüft wird. Auf dieselbe Weise wirken sich genehmigte Bestellungen auf die zugesagten Ausgaben eines Budgets aus, die auf den entsprechenden Feldern basieren.
Unternehmensbudgetierung
Die Unternehmensbudgetierung ist ein detaillierter Finanzplan, der die voraussichtlichen Einnahmen, Ausgaben und Investitionen eines Unternehmens in einem bestimmten Finanzzeitraum beschreibt.
Bei der Budgetierung entscheidet sich, was und wie viel ein Unternehmen ausgeben sollte und wofür. Somit ist sie eines der wichtigsten strategischen Instrumente, um Unternehmen bei der Erreichung ihrer Ziele zu unterstützen. Ein gut ausgearbeitetes Budget garantiert die optimale Verwendung der finanziellen Mittel zur Erreichung der allgemeinen strategischen Ziele wie Kosteneinsparungen, Umsatzwachstum oder Marktexpansion.
Budgets in Payhawk
Die Budget-Funktion in Payhawk ist als Erweiterung Ihrer FP&A-Tools gedacht und bietet Budgetverantwortlichen einen Überblick über ihre Budgets und deren Nutzung in Echtzeit.
Vorteile
Mit Budgets in Payhawk können Sie die Produktivität Ihrer Budgetverantwortlichen und Ihres Finanzteams steigern:
Budgetverantwortliche erhalten einen Überblick über die Budgetauslastung in Echtzeit und können sich die Angleichung der Budgetauslastung ersparen. Dank der verfügbaren benutzerdefinierten Aufschlüsselungen und Analysen treffen sie die richtigen Entscheidungen, wodurch sich das Finanzteam jeden Monat mit weniger Abweichungen auseinandersetzen muss.
Das FP&A-Team wird dadurch entlastet, und Ihr Finanzteam kann sich statt auf administrative Aufgaben auf die strategische Planung konzentrieren, da es das Budget Ihres Unternehmens direkt in das Portal importieren und verwalten kann.
In Verbindung mit den leistungsstarken Funktionen der Genehmigungsworkflows in Payhawk stärken die Budgets Ihre Führungskräfte, die nicht im Finanzbereich tätig sind.
Mit den Budgets in Payhawk fördern Sie eine Unternehmenskultur mit dezentraler Verantwortung, dezentraler Rechenschaftspflicht und delegierter Finanzverantwortung. Damit helfen Sie Ihrem Unternehmen, Berichterstattungsstandards einzuführen, die die Konsistenz fördern und die Ausgaben mit der strategischen Planung in Einklang bringen.
Budgetierung mit und ohne Payhawk
In den folgenden Grafiken sehen Sie, wie und wo sich die Budgets von Payhawk in das Gesamtbild der Budgetierung Ihres Unternehmens einfügen.
Die Budgets-App
Die Budgets-App von Payhawk ist Ihr zentraler Ausgangspunkt, von dem aus Sie Ihr Budget importieren, Prognosen erstellen und neue Budgets direkt im Portal erstellen sowie bestehende Budgets neu prognostizieren können.
Genutztes, zugesagtes und verfügbares Budget
Die einzelnen Payhawk-Budgets bestehen aus dem genutzten Betrag, den zugesagten Ausgaben und den verfügbaren Mitteln.
Genutzter Betrag
Die Mittel, die bereits von Ihrem Budget ausgegeben wurden. Payhawk-Administratoren und Budgetverantwortliche können die Budgetausnutzung als Prozentsatz und als absolute Werte in der Budgets App einsehen. Sie haben zum Beispiel ein Budget von 100 EUR und haben bereits 20 EUR ausgegeben. Ihre Budgetauslastung beträgt 20 EUR oder 20 % Ihres Gesamtbudgets.
Kartenausgaben, Banküberweisungen, Kilometergeld, Tagegelder und Rückerstattungen gelten als genutzt, wenn eine Ausgabe genehmigt oder geprüft wird. Bei jedem dieser Vorgänge wird das Budget im System neu kalkuliert.
Bezieht sich eine Rechnung auf eine Bestellung, wird der zugesagte Betrag auf Basis des Bestellwerts angepasst. Beispiel: Sie haben eine Bestellung in Höhe von EUR 1.000, die zugesagten Ausgaben betragen EUR 1.000. Wenn eine damit verbundene Rechnung über EUR 300 genehmigt wird, beträgt der in Anspruch genommene Betrag EUR 300, während die zugesagten Ausgaben auf EUR 700 reduziert werden.
Zugesagte Ausgabe
Die zugesagten Ausgaben sind die Mittel, zu deren Zahlung Sie sich verpflichtet haben und die Ihr Konto noch nicht verlassen haben, einschließlich genehmigter Bestellanträge und genehmigter Geldmittelanträge, sowie Abonnements:
Mehrere Positionen einer genehmigten Bestellanfrage können mehrere Budgets betreffen.
Abonnements sind in den zugesagten Ausgaben auf der Grundlage ihres Fälligkeitsdatums enthalten und basieren auf der zuletzt überprüften Ausgabe für dieses Abonnement auf das jeweilige Budget.
Bei Abonnements mit einem Fälligkeitsdatum in dem betreffenden Monat wird die Kategorisierung der zuletzt überprüften Ausgabe für dieses Abonnement verwendet. Sobald die Ausgabe genehmigt wurde, erscheint der Betrag nicht mehr in den zugesagten Ausgaben, sondern wird in den genutzten Betrag verschoben, da es sich um eine Kartenausgabe handelt. Bei jährlichen oder vierteljährlichen Abonnements basiert die Inanspruchnahme auf der zuletzt überprüften Ausgabe.
Verfügbare Geldmittel
Die nach der Nutzung und den zugesagten Ausgaben verbleibenden Mittel werden von den budgetierten oder prognostizierten Mitteln abgezogen.
Geschäftsbedingungen und Definitionen
Abgesehen von den übergeordneten Budgets muss jedes Budget in Payhawk eine Dimension haben. Sämtliche Budgets können im Laufe des Geschäftsjahres angepasst und überarbeitet werden.
Budgetdimensionen
Budgetdimensionen sind die Parameter oder Attribute, auf denen das Budget basiert. Die Administratoren in Payhawk können sämtliche Budgetdimensionen in der Vorlagendatei festlegen, die sie in Payhawk importieren.
Für jedes Budget muss mindestens eine Dimension vorhanden sein und es sind mehrere möglich. Zum Beispiel kann ein Marketingbudget die Dimensionen Team, Region (Unterteams) und Kategorie verwenden.
Prognosen
Prognosen (oder Re-Prognosen) sind die Iterationen eines Budgets, die Sie beliebig oft im Laufe des Jahres vornehmen können, z. B. durch Wechsel des Budgetverantwortlichen, Hinzufügen neuer Budgets oder Entfernen bestehender Budgets. Immer wenn Sie in Payhawk eine Prognose erstellen, wird die Vorlage, die Sie hochgeladen haben, heruntergeladen und Sie können aktuelle oder zukünftige Zeiträume ändern, während vergangene Zeiträume mit dem jeweiligen Nutzungsbetrag angezeigt werden.
Beispiel: Sie haben für jeden Monat im Jahr 2024 100 EUR eingeplant, stellen aber am 1. April fest, dass Sie von Januar bis März 420 EUR statt 300 EUR ausgegeben haben. Natürlich müssen Sie jetzt Ihr Budget für den Zeitraum April bis Dezember bearbeiten, damit Sie nicht zu viel ausgeben. Sie können Ihrer neuen Prognose in Payhawk den Namen Korrektur Q2 2024 geben und dann in Q3 diese Vorlage verwenden, um eine neue Korrektur zu erstellen.