Budgets und Prognosen tragen entscheidend dazu bei, den Planungsprozess in einem Unternehmen zu unterstützen und die Umsetzung dieses Vorhabens in Form einer Gegenüberstellung von Ist und Budget oder Ist und Prognose zu überwachen.
Das Budget oder die Prognose, die zu Payhawk hinzugefügt wird, ist für eine Gewinn- und Verlustrechnung konzipiert und nicht für den Cashflow. Im Laufe des Jahres können Sie weitere Prognosen hinzufügen, z. B. neue Prognosen zum Ende von Q1, Q2 und Q3.
Budgets in Payhawk hinzufügen
So erstellen Sie Ihr Budget:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Budgets.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und wählen Sie Neues Geschäftsjahr aus dem Dropdown-Menü.
Wählen Sie im folgenden Dialog die Ausgabenfelder (Budgetdimensionen) aus, die für Ihr Budget gelten sollen.
Die hier ausgewählten Felder werden in der Vorlagendatei widergespiegelt und erhalten dort eine eigene Spalte. Außerdem werden alle zukünftigen Prognosen diese Budgetdimensionen vorausgewählt und in ihren Vorlagendateien enthalten haben.
Unter Geschäftsjahr auswählen wählen Sie den Monat und das Jahr, für das Ihr Budget berechnet werden soll.
Klicken Sie auf den Link mit der Vorlagendatei, um diese herunterzuladen.
Wechseln Sie zum Ordner Downloads auf Ihrem Gerät, öffnen Sie die Datei und geben Sie die Daten für die Ausgaben ein.
Kehren Sie zum Portal zurück und laden Sie unter Datei hochladen die Vorlagendatei mit Ihrem Budget hoch.
Klicken Sie auf Einreichen.
Budgets aktualisieren
Um ein bereits hochgeladenes Budget zu ändern, müssen Sie eine neue Prognose erstellen. Laden Sie hierfür die Datei mit der Budgetvorlage herunter und nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen vor (z. B. Aufstockung um 10.000 Euro pro Monat). Nachdem Sie die Datei aktualisiert haben, laden Sie sie als neue Prognose auf Payhawk hoch.
Nach Erstellung der neuen Prognose können Sie die alte löschen, sollten Sie sie nicht mehr benötigen. Mit diesem Verfahren können Sie Ihr Budget vor Beginn des Geschäftsjahres nach Bedarf anpassen.
Budgets löschen
Durch das Löschen eines Budgets werden alle Prognosen für das betreffende Jahr gelöscht:
Gehen Sie zu Budgets, klicken Sie auf das Dropdown-Menü [Jahr] und wählen Sie Geschäftsjahre verwalten.
Klicken Sie im darauffolgenden Dialog auf das Symbol Löschen.
Klicken Sie anschließend auf Löschen, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
Herunterladen bestehender Budgets
Das Herunterladen eines bestehenden Budgets ruft sowohl die prognostizierten als auch die tatsächlichen Ausgaben ab.
So laden Sie ein bestehendes Budget herunter:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Budgets.
Wählen Sie das gewünschte Budget aus und klicken Sie auf Herunterladen.
Budgetaufschlüsselung
In Abhängigkeit von den definierten Budgetdimensionen können Sie Ihre Budgets nach Dimensionen aufschlüsseln:
Gehen Sie zu Budgets und wählen Sie das gewünschte Budget oder die Prognose aus.
Navigieren Sie zum Abschnitt Ausgegeben von.
Im Dropdown-Menü wählen Sie die gewünschte Dimension aus, um die Informationen entsprechend zu sortieren.
Die Vorlagendatei
Die Importdatei enthält zwei Blätter:
Die Vorlagenanweisungen umfassen die Richtlinien für die Budgetinformationen, die Sie bereitstellen müssen, die zulässigen Werte und das erwartete Format.
Das Blatt Vorlage beinhaltet Ihre eigentlichen Budgetdaten. Die dort enthaltenen Informationen richten sich nach den Budgetdimensionen, die Sie vor dem Herunterladen der Vorlagendatei ausgewählt haben – außer den allgemeinen Budgetinformationen wird für jede Budgetdimension eine Spalte eingefügt.
Zu den allgemeinen Budgetinformationen, die Sie angeben müssen, gehören:
der Budgetname
Budgetverantwortliche
die Währung
die Beträge für die budgetierten Zeiträume
die Budgethierarchie (sofern verfügbar)
Jede Zeile in der Vorlagendatei stellt ein einzelnes Budget dar. Um mehrere Werte für dieselbe Dimension innerhalb eines Budgets hinzuzufügen, haben Sie zwei Möglichkeiten:
Duplizieren Sie die Zeile, sodass alle Daten gleich bleiben, mit Ausnahme des Dimensionswerts.
Erstellen Sie eine neue Zeile, behalten Sie denselben Budgetnamen bei und geben Sie nur den neuen Dimensionswert ein, während die anderen Spalten leer bleiben.
Payhawk wird die Daten automatisch basierend auf dem Budgetnamen zusammenführen und alle Zeilen dem gleichen Budget zuordnen. Falls die Zusammenführung aufgrund falscher oder fehlender Informationen fehlschlägt, generiert das System eine Fehlermeldung, die Sie beheben müssen.