Budgets und Prognosen tragen entscheidend dazu bei, den Planungsprozess in einem Unternehmen zu unterstützen und die Umsetzung dieses Vorhabens in Form einer Gegenüberstellung von Ist und Budget oder Ist und Prognose zu überwachen.
Das Budget oder die Prognose, die zu Payhawk hinzugefügt wird, ist für eine Gewinn- und Verlustrechnung konzipiert und nicht für den Cashflow. Im Laufe des Jahres können Sie weitere Prognosen hinzufügen, z. B. neue Prognosen zum Ende von Q1, Q2 und Q3.
Budgets in Payhawk hinzufügen
So erstellen Sie Ihr Budget:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Budgets.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und wählen Sie Neues Geschäftsjahr aus dem Dropdown-Menü.
Wählen Sie im folgenden Dialog die Ausgabenfelder (Budgetdimensionen) aus, die für Ihr Budget gelten sollen.
Die hier ausgewählten Felder werden in der Vorlagendatei widergespiegelt und erhalten dort eine eigene Spalte. Außerdem werden alle zukünftigen Prognosen diese Budgetdimensionen vorausgewählt und in ihren Vorlagendateien enthalten haben.
Unter Geschäftsjahr auswählen wählen Sie den Monat und das Jahr, für das Ihr Budget berechnet werden soll.
Klicken Sie auf den Link mit der Vorlagendatei, um diese herunterzuladen.
Wechseln Sie zum Ordner Downloads auf Ihrem Gerät, öffnen Sie die Datei und geben Sie die Daten für die Ausgaben ein.
Kehren Sie zum Portal zurück und laden Sie unter Datei hochladen die Vorlagendatei mit Ihrem Budget hoch.
Klicken Sie auf Einreichen.
Budgets löschen
Durch das Löschen eines Budgets werden alle Prognosen für das betreffende Jahr gelöscht:
Gehen Sie zu Budgets, klicken Sie auf das Dropdown-Menü [Jahr] und wählen Sie Geschäftsjahre verwalten.
Klicken Sie im darauffolgenden Dialog auf das Symbol Löschen.
Klicken Sie anschließend auf Löschen, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
Budgetaufschlüsselung
In Abhängigkeit von den definierten Budgetdimensionen können Sie Ihre Budgets nach Dimensionen aufschlüsseln:
Gehen Sie zu Budgets und wählen Sie das gewünschte Budget oder die Prognose aus.
Navigieren Sie zum Abschnitt Ausgegeben von.
Im Dropdown-Menü wählen Sie die gewünschte Dimension aus, um die Informationen entsprechend zu sortieren.
Die Vorlagendatei
Die Importdatei enthält zwei Blätter:
Die Vorlagenanweisungen umfassen die Richtlinien für die Budgetinformationen, die Sie bereitstellen müssen, die zulässigen Werte und das erwartete Format.
Das Blatt Vorlage beinhaltet Ihre eigentlichen Budgetdaten. Die dort enthaltenen Informationen richten sich nach den Budgetdimensionen, die Sie vor dem Herunterladen der Vorlagendatei ausgewählt haben – außer den allgemeinen Budgetinformationen wird für jede Budgetdimension eine Spalte eingefügt.
Zu den allgemeinen Budgetinformationen, die Sie angeben müssen, gehören:
der Budgetname
Budgetverantwortliche
die Währung
die Beträge für die budgetierten Zeiträume
die Budgethierarchie (sofern verfügbar)