Die direkte Integration zwischen Payhawk und Sage Intacct ermöglicht Ihnen die volle Kontrolle über die zwischen den beiden Systemen ausgetauschten Daten.
Payhawk führt eine Datensynchronisation durch, wenn es zum ersten Mal mit Sage Intacct verbunden wird. Optional können Sie als Payhawk-Administrator die Datensynchronisation bei Bedarf auslösen.
Das folgende Diagramm gibt einen Überblick über die Daten, die automatisch zwischen den Systemen synchronisiert werden.
Zahlungen an Sage Intacct übertragen
Aus buchhalterischen Gründen exportiert Payhawk nur abgewickelte Transaktionen. Das heißt, wenn eine Zahlung zwar autorisiert, aber noch nicht abgewickelt wurde, exportiert Payhawk sie nicht zu Sage Intacct. Nach der Abwicklung einer Transaktion durch die Bank und der Überprüfung der Ausgaben exportiert Payhawk die Zahlung automatisch.
Weitere Informationen zur Integration von Payhawk-Konten in Sage Intacct finden Sie im Artikel Synchronisierung von Konten mit Sage Intacct.
Einzahlungen an Sage Intacct übertragen
Sobald eine Einzahlung eingegangen ist, überträgt Payhawk die Einzahlungstransaktion standardmäßig automatisch als Buchungsposten zu Sage Intacct.
Kontoauszüge übertragen
Alle über Payhawk abgewickelten Transaktionen (Kartentransaktionen und Banküberweisungen) werden täglich in einem Zug exportiert.
Durch die Einschränkung der Sage Intacct-API für den Import von Banktransaktionen erscheinen alle von Payhawk verarbeiteten Transaktionen, wie z. B. Debit- oder Kreditkartentransaktionen oder Banküberweisungen, als Banktransaktionen im Modul Bankabgleich im ERP.
Auszahlungen an Sage Intacct übertragen
Sobald eine Ausgabe geprüft wurde, überträgt Payhawk diese Ausgabe als Rechnung, Buchungsposten oder Ausgabenbericht an Sage Intacct, wobei dies von der Art der Ausgabe und Ihren Konfigurationseinstellungen abhängt. Ist der Betrag der Ausgabe positiv, erstellt Payhawk eine Einkaufsrechnung. Haben Sie hingegen eine Gutschrift erhalten, ist der Betrag der Ausgabe negativ und Payhawk erstellt eine AP-Anpassung.
Für erstattungsfähige Ausgaben, wie z. B. Erstattungen, Tagegelder oder Kilometergeld, nutzt Payhawk den Mitarbeiter als Verkäufer.
Für die Erstattung von Ausgaben nutzt Payhawk den Mitarbeiter als Lieferanten.
Rechnungen mit Zahlungen verknüpfen
Wenn eine Rechnung gebucht wird und die Ausgabe über Payhawk bezahlt wurde, erstellt und verknüpft Payhawk automatisch einen Rechnungseintrag.
Zu Sage Intacct exportierte Datenfelder
Payhawk exportiert die folgenden Datenfelder in das Sage Intacct-System:
Lieferant – Wenn der Lieferant nicht im Sage Intacct-System vorhanden ist, weist Payhawk den Benutzer darauf hin, dass es sich um einen neuen Lieferanten handeln könnte, und zeigt die Option an, ihn von Payhawk aus anzulegen oder, wenn die Benutzerrolle Mitarbeiter ist, dies von einer Payhawk-Administratorrolle aus vorzunehmen.
Kategorie – Sie können Payhawk-Kategorien den Sage Intacct-Hauptbuchkonten, Artikeln oder beidem zuordnen.
Dokumentennummer
Dokumentendatum
Leistungszeitraum – Sobald ein Payhawk Administrator das Datum für den Leistungszeitraum in Payhawk ändert, wird das Buchungsdatum in Sage Intacct übernommen.
Fälligkeitsdatum – Für alle Bankausgaben exportiert Payhawk das Fälligkeitsdatum. Wenn kein Fälligkeitsdatum eingegeben wurde, wird das Datum der Ausgabe als Fälligkeitsdatum verwendet.
Hinweis – Die Erläuterung des Karteninhabers für die Ausgabe wird im Feld Beschreibung der Ausgabe in Sage Intacct angezeigt.
Dokumentenanhang
Betrag – Der Gesamtbetrag abzüglich des Steuersatzes für die Ausgabe.
Bezahlte Währung – Die Transaktionswährung.
Steuersatz – Die von Sage Intacct bereitgestellten Steuerinformationen.
Tracking-Kategorien – Payhawk importiert die Dimensionen Abteilung, Standort, Projekt, Kunde, Lieferant, Mitarbeiter, Posten, Verträge und vom Nutzer definierte (benutzerdefinierte) Dimensionen von Sage Intacct und lässt sie als Ausgabenfelder zu.
Gebühren – Wenn für die Transaktion eine Gebühr anfällt, wird während der Verbindung mit dem ERP-System ein separater Zahlungsbuchungseintrag auf dem entsprechenden Konto erstellt.