Al configurar la estructura de tu empresa en Payhawk e invitar a empleados a unirse a tus equipos, el sistema te pedirá que definas sus roles. El rol asignado determinará su nivel de acceso y visibilidad a los datos de los gastos y desembolsos de tu empresa dentro de la plataforma.
Roles predeterminados en Payhawk
Al invitar a un empleado, tendrás que asignarle uno de los roles predeterminados que Payhawk ofrece por defecto, tal como se describe en la siguiente tabla.
Rol | Derechos |
Empleado | Los empleados de Payhawk son titulares de tarjetas corporativas de Payhawk emitidas por la empresa. Pueden enviar y clasificar sus gastos, así como consultar detalles relacionados con sus tarjetas y las suscripciones asociadas. |
Contable | Los contables de Payhawk tienen todos los permisos de los empleados de Payhawk, con capacidades adicionales. Pueden gestionar y revisar gastos, editar datos extraídos y exportar información de gastos para informes o contabilidad. |
Administrador | Los administradores de Payhawk tienen acceso completo, incluyendo todos los permisos concedidos a los contables de Payhawk. Además, pueden emitir y desactivar tarjetas corporativas, ajustar los límites de las tarjetas, configurar y aplicar políticas de gastos, activar o desactivar retiradas de efectivo, invitar a nuevos empleados a la plataforma y gestionar la facturación y otros ajustes administrativos de Payhawk. |
Otros roles en Payhawk
Además de los roles predeterminados asignados a los empleados en Payhawk, puedes asignar roles adicionales que se ajusten a tus flujos de aprobación internos y a los requisitos de la organización.
Payhawk te permite crear roles relacionados con la estructura de tu empresa, tales como:
Responsable de equipo
Responsable de segundo nivel
Responsable de categoría
Responsable de campos personalizados
Empleados específicos para flujos de aprobación personalizados
Para más información, consulta el artículo sobre aprobadores de flujos de aprobación.
Reglas generales de visibilidad en Payhawk
Al asignar un rol a un empleado en Payhawk se definen sus derechos específicos de visibilidad. Payhawk limita el acceso a los gastos, las compras y los informes de gastos según ciertas condiciones:
Un empleado solo puede ver los gastos o solicitudes de compra que haya enviado personalmente (es decir, de los que es propietario) o aquellos asociados a un equipo en el que haya sido asignado como responsable del mismo.
Los cambios en los roles de los usuarios solo afectan a la visibilidad de los gastos futuros. Los flujos de aprobación y las aprobaciones de gastos existentes ya enviados no se ven afectados.
Los gastos que se envían sin asignarse correctamente a un equipo pueden interrumpir los procesos de aprobación. Por defecto, estos gastos se redirigen a los administradores de Payhawk para su aprobación. Para más información, consulta el artículo sobre los flujos de aprobación alternativos.
Roles de usuario y visibilidad por equipos
En Payhawk, tanto los roles como las asignaciones a equipos son clave para determinar qué pueden ver los empleados dentro de la plataforma. La visibilidad de los gastos se rige por el rol de usuario del empleado y su pertenencia a equipos específicos:
Los empleados pueden ver los gastos o solicitudes de compra que han enviado, así como los vinculados a los equipos que gestionan.
Si un empleado no pertenece o no gestiona el equipo asociado a un gasto, no tendrá acceso para verlo.
En situaciones en las que un usuario esté fuera de la oficina, se pueden delegar las aprobaciones de los flujos de aprobación, sin embargo, los derechos de visibilidad no se transfieren. Por ello, los aprobadores delegados deben completar las aprobaciones directamente desde la bandeja de entrada de Payhawk.
Algunos roles, como los administradores de Payhawk o los responsables de equipo designados, pueden presentar gastos en nombre de otros empleados.
Cambios de rol y modificaciones de cuenta
Cuando se cambia un rol de un usuario en Payhawk (por ejemplo, de Empleado a Contable), sus derechos de visibilidad se actualizarán automáticamente. Sin embargo, los flujos de aprobación solo se ven afectados en los gastos presentados después del cambio. De este modo, se garantiza que los flujos de aprobación existentes para los gastos ya enviados permanezcan intactos y no se interrumpan.
Las modificaciones en la configuración de la cuenta, como los cambios en los métodos de pago o la asignación de tarjetas, pueden afectar temporalmente a la visualización de los informes de gastos. Para evitar interrupciones, asegúrate de que todas las transacciones estén correctamente vinculadas y actualizadas.
Prácticas recomendadas para presentar gastos y garantizar su correcta asignación
Para mantener una visibilidad precisa y asegurarte de que los gastos se asignan correctamente para su aprobación, sigue estas prácticas recomendadas:
Los empleados deben completar siempre todos los campos obligatorios, especialmente el campo Equipo, antes de enviar un gasto. Si falta información o es incorrecta, puede afectar tanto a la visibilidad como al flujo de aprobación.
Si un gasto se ha asignado de forma incorrecta, el propietario debe solicitar su devolución, actualizar los campos necesarios y volver a enviarlo. Esto activará un flujo de aprobación actualizado basado en la información corregida.