Cuando invites a los empleados a unirse a tus equipos, tendrás que asignarles una función de Payhawk y, si es necesario, ampliar sus permisos asignándoles además como responsables de equipo o asistentes ejecutivos. Estas funciones y ampliaciones de funciones definen los permisos de tus empleados y el acceso de visibilidad a los datos de gastos y gastos de la empresa dentro de Payhawk.
Reglas generales de visibilidad en Payhawk
La asignación de una función de Payhawk a un empleado define sus derechos de visibilidad específicos. Payhawk limita el acceso a gastos, solicitudes e informes de gastos basándose en ciertas condiciones:
Los empleados a los que se les haya asignado la función de empleado de Payhawk solo podrán ver los gastos o solicitudes que hayan enviado personalmente.
Los empleados a los que se les haya asignado la ampliación de función de responsable de equipo podrán acceder a los gastos, tarjetas y solicitudes asociados a sus equipos.
Los empleados a los que se les haya asignado la ampliación de función de asistente ejecutivo podrán acceder a los gastos, tarjetas y solicitudes del ejecutivo al que hayan sido asignados.
Ciertas funciones, como los administradores de Payhawk, pueden presentar gastos en nombre de otros empleados.
Los cambios realizados en la función de Payhawk de un empleado solo afectarán a la visibilidad de futuros gastos. Los flujos de aprobación existentes y las aprobaciones de gastos enviados previamente no se verán afectados.
Los gastos que se envían sin asignarse correctamente a un equipo pueden interrumpir los flujos de aprobación. Por defecto, estos gastos se redirigen a los administradores de Payhawk para su aprobación. Para obtener más información, consulta el artículo sobre las alternativas del flujo de aprobación..
Visibilidad por equipos
El acceso de los empleados a los gastos, tarjetas y solicitudes relacionados con equipos en Payhawk está determinado por la función que les hayan asignado, su asociación con equipos concretos y si se les ha asignado la ampliación de la función de responsable de equipos. Para obtener más información, consulta los detalles sobre las ampliaciones de funciones de Payhawk.
Cambios de función y modificaciones de cuenta
Cuando se cambia la función de Payhawk asignada a un empleado (por ejemplo, de empleado a contable), los derechos de visibilidad del empleado se actualizarán en consecuencia. Sin embargo, los flujos de aprobación solo se verán afectados para los gastos presentados después del cambio. Este enfoque garantiza que los flujos de aprobación existentes para los gastos enviados anteriormente permanezcan intactos y no se interrumpan.
Las modificaciones en la configuración de la cuenta, como los cambios en los métodos de pago o las asignaciones de tarjetas, pueden afectar temporalmente a la forma en que se muestran los informes de gastos. Para evitar interrupciones, asegúrate de que todas las transacciones estén correctamente vinculadas y actualizadas.
Prácticas recomendadas para la presentación de gastos y su correcta asignación
Para mantener una visibilidad precisa y garantizar que los gastos se asignan correctamente para su aprobación, sigue estas prácticas recomendadas:
Los empleados siempre tienen que rellenar todos los campos obligatorios, en particular el campo Equipo, antes de enviar un gasto. La información que falte o sea incorrecta puede alterar tanto la visibilidad como el flujo de aprobación.
Si un gasto se ha asignado incorrectamente, los propietarios deberán solicitar su devolución, actualizar los campos necesarios y volver a enviarlo. Esto activará un flujo de aprobación actualizado basado en la información corregida.