Para simplificar el proceso de pago, Payhawk te permite definir reglas de discrepancia para los tipos de gasto relacionados con solicitudes que admitan desviaciones entre los importes indicados en la solicitud y los de la factura.
Payhawk activa un proceso de conciliación bidireccional para las solicitudes, basado en los datos de la solicitud y de la factura. Si durante la conciliación Payhawk detecta una discrepancia entre los importes, el sistema iniciará un proceso de aprobación del pago según los flujos de aprobación predefinidos para el tipo de gasto vinculado a la solicitud.
Notas sobre las reglas de discrepancia
Para optimizar el proceso de pago, Payhawk permite a los administradores definir reglas de discrepancia para los gastos relacionados con solicitudes. Estas reglas determinan qué nivel de desviación respecto al importe aprobado es aceptable antes de que el sistema active un flujo de aprobación por discrepancia.
Payhawk activará un flujo de aprobación por discrepancia para las solicitudes si el importe facturado supera el importe de la solicitud y excede el umbral de discrepancia permitido.
Las reglas de discrepancia solo pueden configurarse en la moneda base de tu cuenta. Si se recibe una solicitud en una moneda diferente, Payhawk utiliza el tipo de cambio actual para calcular la discrepancia. Por ejemplo, si defines una regla de discrepancia de 20 GBP y recibes una solicitud que supera el importe aprobado en 21 EUR, no se activará ninguna discrepancia.
Si un gasto está asociado a una orden de compra, las categorías de orden de compra configuradas para requerir notas de entrega y albaranes activarán un proceso de triple conciliación (entre la orden de compra, la factura y la nota de entrega y albarán). Por el contrario, las categorías de orden de compra que no requieren notas de entrega y albaranes activarán un proceso de doble conciliación (entre la orden de compra y la factura).
Si durante la conciliación Payhawk detecta una discrepancia entre los importes en los documentos, el sistema iniciará un proceso de aprobación del pago según los flujos de aprobación predefinidos para el tipo de solicitud.
Payhawk activará un flujo de aprobación por discrepancia para las solicitudes y las órdenes de compra en los siguientes casos:
Si el importe facturado supera el importe de la orden de compra en más del umbral de discrepancia permitido.
Si los artículos recibidos superan la cantidad comprada y se activa un proceso de triple conciliación.
Si los artículos recibidos son menos que los comprados.
Reglas de cierre automático y umbrales de discrepancia
Para definir reglas de discrepancia para las solicitudes:
Ve a la pestaña Configuración > Solicitudes > Reglas:
Especifica si el cierre automático debe estar habilitado para las solicitudes de tu empresa.
Utiliza el enlace Configuración del flujo de aprobación para asignar los perfiles de Payhawk o los empleados autorizados para iniciar pagos en caso de discrepancias.
En Discrepancia de importe, establece un porcentaje o un importe específico como umbral aceptable.
Haz clic en Guardar cambios.
Si existe una discrepancia en la cantidad, se ignorará la tolerancia de discrepancia de importe.
