Puedes añadir más datos a cada gasto de la empresa para clasificarlo mejor, por ejemplo, centro de costes, categoría de emisión de carbono, ID de proyecto, etc.
Crear campos de gastos personalizados
Para crear un campo de gasto personalizado en Payhawk:
Inicia sesión en el portal web de Payhawk.
Ve a la sección Ajustes > Campos de gastos > Campos personalizados.
Haz clic en + Añadir campo personalizado para añadir el nuevo campo personalizado.
En el cuadro de diálogo Añadir campo personalizado, proporciona los datos necesarios:
Nombre del campo, por ejemplo, Categoría Emisiones 2.
Perfiles, es decir, quién podrá ver el campo de gasto personalizado.
Si quieres que el campo de gastos personalizado se muestre para categorías de gastos específicas. Elige la categoría en la lista desplegable que se abrirá después de activar la opción Mostrar campo personalizado para categorías específicas.
Si el campo de gasto personalizado es obligatorio para el envío, es decir, si los empleados tienen que rellenarlo antes de presentar un gasto.
Si el campo de gasto personalizado es necesario para la revisión, es decir, si el campo es obligatorio para que se pueda marcar el gasto como revisado en la aplicación Proveedores.
Haz clic en Añadir.
Añadir valores a campos de gastos personalizados
Ahora que se ha creado un nuevo campo de gasto personalizado, puedes añadir los valores.
Los valores solo están disponibles para los campos de gastos personalizados de los tipos de lista predefinida o lista dinámica.
Ve a Ajustes > Campos de gastos.
Selecciona el campo de gasto que quieras, por ejemplo, Categoría Emisiones. Categoría Emisiones es un tipo de campo de gasto personalizado de la lista predefinida.
Haz clic en + Añadir valor.
En el cuadro de diálogo que se abre, facilita los siguientes datos para el valor predefinido:
El nombre del valor.
(Opcional) Un identificador externo (external ID) que se asignará a tu software de contabilidad externo.
Los responsables de la categoría haciendo clic en Editar.
Cierra el cuadro de diálogo haciendo clic en X.
Añadir valores de la sublista a tipos de campo de la lista predefinida
Para los tipos de campo de la lista predefinida, también puedes crear elementos de sublista dentro del elemento de la lista principal haciendo clic en el signo más (+) situado junto al valor. Por ejemplo:
Define Marketing como el elemento principal de la lista Centro de costes.
Añade Marketing en línea y Marketing fuera de línea como elementos de su sublista.
Establecer una sugerencia automática para campos de gastos personalizados
Para obtener más información sobre cómo definir la estrategia de sugerencias para los campos de gastos personalizados en Payhawk, consulta los artículos sobre cumplimentación automática de datos de campos de gastos y el establecimiento de la clasificación de gastos en función de proveedores, empleados y equipos.