¡Hola! 👋
Sabemos que a veces tener la categoría de gastos y la nota del empleado no es suficiente información para cada gasto. A menudo, los departamentos de contabilidad necesitan información del centro de costes, mientras que el equipo de control necesita el ID del proyecto. Para resolver este problema, hemos creado listas y etiquetas predefinidas.
Listas predefinidas
Puedes definir listas con valores específicos y solo se pueden seleccionar estos valores. La mejor manera de hacerlo es utilizar este tipo de lista para obtener información que no se modificará con regularidad, como los centros de costes.
Payhawk utiliza campos personalizados para asignarlos a clases y categorías de seguimiento de integraciones contables. Uso de una integración contable: obtén más información aquí.
Listas dinámicas
Las etiquetas permiten una entrada de datos de texto libre. El usuario responsable de la entrada de datos puede introducir texto libre. O, si hubo entradas anteriores, seleccionar una de ellas. La mejor práctica es utilizar estos campos para datos dinámicos como Proyectos o Viajes.
Entrada de texto libre
Esta opción es la mejor para casos como presupuestos de formación, si tus empleados tienen la libertad para gastar el presupuesto en cualquier curso que deseen o cualquier otro gasto que no espere que tenga los mismos valores para el campo.
Para crear un campo de gastos personalizado, sigue estos pasos:
Ve a Configuración
Selecciona Gastos
Haz clic en el campo ‘Add custom field’
Define el nombre del campo personalizado
Elige si deseas valores predefinidos, dinámicos o entrada de texto libre. Para este último, puedes agregar también una explicación adicional para tus empleados. Esto se mostrará como sugerencia para el campo.
Selecciona la visibilidad del campo
Elige si el campo será obligatorio o no.
Presiona Agregar
Voilà 🎊
Ahora que has creado tu campo personalizado, si el tipo de campo es una lista predefinida o una lista dinámica, puedes agregarle valores:
Selecciona tu campo de gastos personalizado
Agrega un valor
[Opcional] Ingresa una identificación externa para asignarla al software externo
IMPORTANTE: Puedes crear elementos de lista principal y sublista. Por ejemplo, define Marketing como el elemento principal de la lista de centros de coste. A continuación, puedes agregar marketing en línea y fuera de línea como dos elementos de sublista. Será necesario introducir uno de estos dos elementos de la sublista.
¿Más preguntas? Escríbenos en el chat.