Los campos de gastos en Payhawk proporcionan información adicional sobre un gasto para que se pueda categorizar, por ejemplo, Fecha del documento o Período de servicio.

La mayoría de los campos de gastos te permiten definir quién puede verlos al enviar un gasto (su visibilidad), si será obligatorio que la persona que envía el gasto indique un valor en ese campo (obligatorio en caso de envío) y si será obligatorio que la persona que revisa el gasto indique un valor en ese campo (obligatorio en caso de revisión). Para más información, consulta el artículo sobre gestión de los campos de gastos integrados o personalizados.

El sistema proporciona los campos de gastos integrados como campos de gastos predeterminados en la sección Ajustes > Campos de gastos > Campos integrados. Algunos ejemplos de campos integrados en Payhawk son la categoría de gastos, la fecha del documento y el número de documento entre otros muchos.

La información y los ajustes que puedes aplicar a los campos de gastos integrados varían en función del campo. Por ejemplo, las categorías de gastos requieren que establezcas valores para definir sus nombres (por ejemplo, Publicidad y marketing), códigos de cuenta (4501) y tipos impositivos (12 %), y los tipos impositivos a su vez requieren que establezcas valores para definir sus nombres (por ejemplo, Standard BG), códigos impositivos (133) y tasas (20 %).

En esta sección se indican los campos de gastos integrados disponibles y se proporciona también una visión general sobre sus ajustes.

Las categorías de gastos ayudan a las empresas a estructurar mejor sus gastos y a simplificar su proceso de gestión de gastos. Dependiendo de los bienes o servicios adquiridos, cada gasto se clasifica en una categoría específica, por ejemplo, gastos operativos o no operativos y, en función de los requisitos y necesidades de tu organización, las categorías se pueden dividir a su vez en subcategorías que correspondan a procesos internos.

En Payhawk, las categorías de gastos te permiten establecer valores para sus nombres, códigos de cuenta y tipos impositivos. Dependiendo de la visibilidad que definas, también puedes decidir si serán o no obligatorias para el envío y revisión de gastos, y puedes activar y configurar la opción para que los datos de las categorías de gastos se rellenen automáticamente.

En Payhawk, la nota es el campo en el que los empleados introducen el motivo o propósito del gasto generado. De forma predeterminada, Nota es un campo de entrada de texto libre. Dependiendo de la visibilidad que definas, puedes decidir si las notas son o no obligatorias para el envío y revisión de gastos.

El campo de gastos Documento requiere que se cargue un archivo adjunto (documento de gastos) y siempre está visible para todos los empleados. Puedes decidir si son o no obligatorios los documentos de gastos cargados para el envío y revisión de gastos.

El campo de gastos Fecha del documento muestra la fecha de emisión del documento de gastos y sus datos se rellenan automáticamente. Dependiendo de la visibilidad que definas, puedes decidir si es obligatoria o no la fecha de los documentos para el envío y revisión de gastos.

El campo de gastos Tipo de documento contiene las opciones predefinidas de factura y nota de recibo, y sus datos se rellenan automáticamente. Dependiendo de la visibilidad que definas, puedes decidir si será obligatorio o no el tipo de documento para el envío y revisión de gastos.

El campo de gastos Número de documento muestra el número del documento de gastos y sus datos se rellenan automáticamente. Dependiendo de la visibilidad que definas, puedes decidir si es obligatorio o no el número de los documentos para el envío y revisión de gastos.

El campo de gastos Período del servicio indica el período contable del documento de gastos y sus datos los rellena manualmente el departamento de finanzas.

El campo de gastos Proveedor siempre es obligatorio para revisar los gastos de transferencias bancarias y sus datos se rellenan automáticamente. Dependiendo de la visibilidad que definas, puedes decidir si será obligatorio o no el proveedor para la revisión de gastos.

El campo de gastos Tipo impositivo muestra los tipos impositivos impuestos por el estado sobre los tipos de bienes o servicios que se han comprado, por ejemplo, el IVA. En Payhawk, los tipos impositivos te permiten establecer valores para definir sus nombres, códigos fiscales y tipos. Dependiendo de la visibilidad que definas, puedes decidir si será obligatorio o no un tipo impositivo para la revisión de gastos.

El campo de gastos Descuento muestra la desgravación fiscal proporcionada por el estado para bienes o servicios específicos que han sido adquiridos por la organización y sus datos los rellena manualmente el departamento de finanzas.

Equipo será visible como campo de gastos integrado si se ha activado la opción Ajustes > Equipos > Organización y gestión de equipos. Como resultado, siempre que un empleado que forme parte de un equipo cree un gasto, el nombre de su equipo aparecerá en ese gasto en la aplicación Gastos.

Además, el nombre del equipo y la identificación externa serán visibles para cada gasto durante la exportación iniciada desde la aplicación Exportar. Los jefes de equipo y los contables de Payhawk seguirán pudiendo seleccionar el equipo asociado a este gasto para los gastos enviados por empleados que no formen parte de un equipo.

Un campo de gastos integrado compuesto para gastos que se contabilizan durante un período más largo, por ejemplo, una suscripción de 12 meses a un servicio.

De forma predeterminada, su visibilidad está establecida en Nadie y, por tanto, el campo no está disponible en los gastos. Si se han actualizado los ajustes de visibilidad, los gastos y pedidos mostrarán los siguientes campos relacionados con la amortización:

Los campos de gastos personalizados requieren información adicional para un gasto específico a las necesidades de tu empresa, por ejemplo, Centro de costes. Puedes crearlos y configurarlos manualmente en la sección Ajustes > Campos de gastos > Campos personalizados.

Todos los campos personalizados te permiten establecer valores para definir sus etiquetas, identificaciones externas y gerentes. Dependiendo de la visibilidad definida, también puedes decidir si serán obligatorios o no para el envío y revisión de gastos, y activar y configurar la opción para que los datos de ese campo de gastos se rellenen automáticamente.

Payhawk también utiliza campos de gastos personalizados para asignar clases y categorías de seguimiento de sistemas ERP e integraciones de software de contabilidad.

Dependiendo del tipo de campo personalizado que defina, los empleados tendrán diferentes opciones para rellenar los datos requeridos:

Por temas de auditoría, Payhawk no actualiza históricamente los siguientes campos de gastos integrados y personalizados:

Como ejemplo de la forma en que el sistema tratará los valores de los campos personalizados actualizados, supón que tienes un campo personalizado Proyecto con el valor MiProyecto. Cuando utilices el valor MiProyecto en 10 gastos, el valor de MiProyecto se guardará en el gasto. Sin embargo, si desde Ajustes > Campos de gastos cambias el valor de Proyecto de MiProyecto a MiNUEVOProyecto, el nuevo valor se aplicará a los futuros gastos de Proyecto, pero no se actualizará históricamente para los gastos que ya hayan utilizado el valor de MiProyecto.