Payhawk ayuda a automatizar los gastos reduciendo el trabajo manual al revisar, confirmar los detalles o pagar los gastos de empresa.

Payhawk utiliza tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) con capacidad para leer más de 65 idiomas, incluido el cirílico, un algoritmo avanzado de extracción de datos de IA y múltiples algoritmos de aprendizaje automático (ML), por nombrar algunos, para aprovechar los datos y sugerir automáticamente tantos campos de gastos como sea posible.

El proceso de reconocimiento o lector óptico de caracteres (OCR) consiste en la conversión electrónica de imágenes de texto mecanografiado o impreso en texto codificado por máquina, ya sea a partir de un documento escaneado o de una fotografía de un documento. Payhawk utiliza el proceso OCR para las imágenes y documentos escaneados que se han tomado mediante la aplicación móvil. Una vez que Payhawk detecta el texto de la imagen, el sistema continúa con el proceso de extracción de datos, calcula el importe total, el número de factura, etc.

Como parte de su solución de gestión de gastos, Payhawk ha desarrollado un algoritmo de extracción de datos impulsado por IA que extrae de forma automática la información relevante de las facturas y recibos cargados. Al evitar la introducción manual de datos, se reducen los errores en los datos de contabilidad y aumenta la productividad de los equipos de finanzas.

De los documentos de gastos y pagos, la herramienta de extracción de datos extrae la siguiente información sobre gastos:

Para obtener más información sobre la implementación del proceso OCR de Payhawk, consulta la publicación del blog Extracción inteligente de datos simplificada con tecnología OCR (https://payhawk.com/blog/smart-data-extraction-made-simple-with-ocr-technology) de Trish Toovey.

La categorización de gastos no solo contiene la información del documento, sino también otros campos como Categoría (código de libro mayor), campos personalizados (Proyecto, Centro de costes, etc.), y el código de IVA.
​
Debido a que el valor de esos campos no se puede determinar a partir de la información del documento, Payhawk aplica distintas estrategias para sugerir el valor correcto de cada uno de esos campos.

Las estrategias de sugerencias forman parte de los ajustes que los administradores de Payhawk definen para cada campo de gastos personalizado o el campo de gastos integrado Categoría. Estos ajustes se encuentran en la pestaña Campos de gastos > Campos personalizados > [Campo personalizado seleccionado] > Ajustes o Campos de gastos > Campos integrados > Categorías > Ajustes respectivamente.

Si Sugerencias está configurado como Ninguno, el campo de gastos permanecerá en blanco y no se rellenará automáticamente.

Si Sugerencias está configurado como Un valor predeterminado, debes definir ese valor por defecto para que se rellene automáticamente en el campo de gastos para cada gasto. Esto es útil si tienes un campo personalizado que tiene un valor para más del 90 % de los gastos y el departamento de finanzas rara vez lo cambia en el paso de revisión.

Si Sugerencias se establece en IA de Payhawk, el campo de gastos se rellenará automáticamente teniendo en cuenta los datos históricos que el sistema Payhawk ha recopilado para tu cuenta. El modelo ML avanzado considera el empleado, el proveedor, los valores históricos del campo, la categoría del vendedor (en el caso de transacciones con tarjeta) y otros parámetros para decidir sobre cada gasto y cada campo de categorización.
​
La opción IA de Payhawk está configurada de forma predeterminada para todos los campos personalizados y es adecuada para cualquier caso empresarial en el que se necesite automatización. Esta opción es especialmente potente para los campos en los que no hay reglas estrictas.

Si Sugerencias se establece en Proveedor, la sugerencia del campo de gastos dependerá del proveedor seleccionado para el gasto. Esto es útil para los campos personalizados y las categorías cuando dependen estrictamente del proveedor, por ejemplo, si el proveedor es Uber, la categoría es Asignación de Taxi, si el proveedor es Facebook Ads, la categoría es Anuncios de marketing, etc.

Una vez que selecciones que la estrategia de sugerencias para un campo sea Proveedor, podrás elegir el valor de campo para cada uno de tus proveedores.

El campo de gastos se mostrará en la pestaña Clasificación de gastos para todos los proveedores. A continuación, puedes ir a Proveedores, seleccionar un proveedor concreto, ir a la pestaña Clasificación de gastos y establecer un valor para ese campo de gastos. Como resultado, todos los gastos asociados a ese proveedor mostrarán el valor configurado para el campo definido en la sección Clasificación.

Al seleccionar un valor de la lista Valor predeterminado para todos los proveedores, puedes especificar el valor del campo de gastos en caso de que no haya ningún valor establecido para un proveedor. Para mostrar un valor predeterminado si no hay ningún valor para el proveedor, puedes seleccionarlo desde aquí, por ejemplo, si el campo de gastos personalizado Ubicación del proveedor no está preseleccionado, selecciona siempre Alemania como valor predeterminado.

Si Sugerencias se establece en Empleado/Equipo, podrás establecer un valor predeterminado para ese campo de gastos para todos los empleados y equipos. Esto es útil para los campos que dependen estrictamente de empleados o equipos, por ejemplo, los campos de gastos personalizados Centro de costes, Departamento o Ubicación.

Una vez que selecciones la opción Equipo/Empleado como estrategia de sugerencias para un campo, podrás elegir un valor de campo para cada uno de tus equipos y empleados en la plataforma.

El campo de gastos se mostrará en la pestaña Categorización de gastos para todos los empleados y equipos. A continuación, puedes ir a la aplicación Empleados, seleccionar un empleado o equipo concreto, ir a la pestaña Categorización de gastos del empleado o equipo y establecer un valor para el campo de gastos de ese empleado o equipo concreto.

Al seleccionar un valor de la lista Valor predeterminado para todos los equipos/empleados , puedes especificar el valor del campo de gastos en caso de que no haya ningún valor establecido para ese empleado y sus equipos, por ejemplo, si no hay ningún valor preseleccionado para el empleado, selecciona siempre Gastos de contratistas para el campo de gastos personalizado Centro de costes.

El tipo impositivo es importante para el proceso de reclamación de impuestos y para la forma en que clasificas tus gastos. Payhawk admite las siguientes estrategias para el campo de gastos integrado Tipo impositivo: