Extracción automática de datos de campos de gastos

Payhawk ayuda a automatizar los gastos reduciendo el trabajo manual al revisar, confirmar los detalles o pagar los gastos de empresa.

Payhawk utiliza tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) con capacidad para leer más de 65 idiomas, incluido el cirílico, un algoritmo avanzado de extracción de datos de IA y múltiples algoritmos de aprendizaje automático (ML), por nombrar algunos, para aprovechar los datos y sugerir automáticamente tantos campos de gastos como sea posible.

El proceso de reconocimiento o lector óptico de caracteres (OCR) consiste en la conversión electrónica de imágenes de texto mecanografiado o impreso en texto codificado por máquina, ya sea a partir de un documento escaneado o de una fotografía de un documento. Payhawk utiliza el proceso OCR para las imágenes y documentos escaneados que se han tomado mediante la aplicación móvil. Una vez que Payhawk detecta el texto de la imagen, el sistema continúa con el proceso de extracción de datos, calcula el importe total, el número de factura, etc.

Como parte de su solución de gestión de gastos, Payhawk ha desarrollado un algoritmo de extracción de datos impulsado por IA que extrae de forma automática la información relevante de las facturas y recibos cargados. Al evitar la introducción manual de datos, se reducen los errores en los datos de contabilidad y aumenta la productividad de los equipos de finanzas.

De los documentos de gastos y pagos, la herramienta de extracción de datos extrae la siguiente información sobre gastos:

Para obtener más información sobre la implementación del proceso OCR de Payhawk, consulta la publicación del blog Extracción inteligente de datos simplificada con tecnología OCR (https://payhawk.com/blog/smart-data-extraction-made-simple-with-ocr-technology) de Trish Toovey.

La categorización de gastos en Payhawk se refiere a los datos maestros esenciales que tu empresa requiere para cada gasto. Esta información se organiza en campos específicos, ya estén incorporados por Payhawk (como Fecha del documento o Categoría) o definidos a medida por los administradores de Payhawk de tu empresa (como Centro de costes o Proyecto).

Algunos de estos datos de gastos pueden ser extraídos automáticamente por la herramienta de automatización de Payhawk a partir de recibos o facturas adjuntas, como el nombre del proveedor o la fecha del documento. Sin embargo, no toda la información requerida está disponible en los documentos de gastos. En estos casos, los datos que faltan deben ser introducidos manualmente por el propietario o revisor del gasto.

Para reducir la introducción manual de los campos de gasto cuyos datos no están disponibles en recibos o facturas (y, por tanto, no se pueden extraer), los administradores de Payhawk pueden configurar métodos automatizados denominados estrategias de sugerencias.

Estas estrategias ayudan al sistema a sugerir valores apropiados para campos no extraíbles como Equipo, Categoría, Código del IVA y otros campos personalizados.

En Payhawk, se pueden definir estrategias de sugerencias para el campo de gasto Categoría incorporado y cualquier campo personalizado creado por los administradores de Payhawk de tu empresa.

La opción para definir una estrategia de sugerencias se encuentra en la pestaña Configuración del campo de gasto. Por ejemplo, para definir una estrategia de sugerencias para el campo personalizado Proyecto, ve a Campos de gasto > Campos personalizados > Proyecto > Configuración >Sugerencias.

Payhawk admite los siguientes tipos de estrategias para autosugerir datos de campos de gasto:

Si Sugerencias se establece en Ninguna, el campo de gasto no se rellenará automáticamente y permanecerá en blanco. En este caso, los empleados tendrán que introducir manualmente los datos necesarios para el campo de gasto.

Si Sugerencias se establece en Un valor predeterminado, tendrás que definir ese valor predeterminado, que luego se rellenará automáticamente en el campo de gasto para cada gasto.

Si Sugerencias se establece en IA de Payhawk, el campo de gasto se rellenará automáticamente basándose en los datos históricos recopilados por el sistema Payhawk para tu cuenta.

Por defecto, la estrategia de sugerencias de la IA de Payhawk se aplica a todos los campos personalizados. Utiliza un modelo avanzado de aprendizaje automático que tiene en cuenta varios factores, como el empleado, el proveedor, los valores históricos del campo, la categoría del vendedor (para transacciones con tarjeta) y otros datos relevantes, para determinar el valor más apropiado para cada campo en función del gasto.

Si Sugerencias se establece en Proveedor, el campo de gasto se rellenará automáticamente en función del proveedor seleccionado.

Una vez seleccionada esta estrategia, puedes asignar un valor específico a cada proveedor:

A partir de ese momento, todos los gastos de ese proveedor utilizarán automáticamente el valor configurado.

También puedes establecer un valor predeterminado para todos los proveedores desde la lista desplegable Sugerencias > Valor predeterminado para todos los proveedores en caso de que un proveedor específico no tenga ninguno asignado. Por ejemplo, si el campo de gasto personalizado Ubicación del proveedor no está configurado para un proveedor, puede establecerlo por defecto en Alemania. Cuantos más valores de proveedor configures, mayor será tu tasa de automatización de gastos.

Si Sugerencias se establece en Equipo / empleado y los gastos se están rellenando automáticamente, debes asignar un valor sugerido predeterminado para el campo seleccionado para cada empleado o equipo.

Una vez seleccionada esta estrategia de sugerencias, puedes asignar valores a cada equipo y empleado:

Además, puedes establecer un valor predeterminado para todos los equipos y empleados que se utilizará cuando no se asigne ningún valor específico desde la lista desplegable Sugerencias > Valor predeterminado para todos los equipos/empleado. Por ejemplo, si no se establece ningún Centro de costes para un empleado o su equipo, puedes establecerlo por defecto en Gastos de contratista.

El tipo impositivo es fundamental tanto en el proceso de reclamación de impuestos como en la forma de categorizar los gastos. En Payhawk, el campo de gasto Tipo impositivo incorporado admite las siguientes estrategias de sugerencias.

Puedes asignar un tipo impositivo específico a cada proveedor o dejarlo en blanco e introducir manualmente el tipo para cada gasto.

Para establecer un tipo impositivo por proveedor, ve a Proveedores > [Proveedor seleccionado] > Categorización de gastos > Tipo impositivo. Esto funciona de forma similar a la estrategia de sugerencia basada en el proveedor para otros campos.

También puedes definir un tipo impositivo para cada categoría. En este caso, la categoría seleccionada sugerirá automáticamente el tipo impositivo correspondiente.