La integración directa entre Payhawk y Xero te permite disfrutar de un control total de los datos intercambiados entre los dos sistemas.
Payhawk realiza la sincronización de datos cuando se conecta a Xero por primera vez. Opcionalmente, los administradores de Payhawk pueden activar la sincronización de datos bajo demanda.
La integración crea o asigna una cuenta bancaria para cada moneda activa en Payhawk. También tendrás que especificar la fecha de inicio de los saldos que quieras sincronizar entre Payhawk y Xero.
En el siguiente diagrama se muestran todos los datos que se sincronizan automáticamente entre los sistemas.
Envío de pagos a Xero
Por razones contables, Payhawk solo exporta transacciones liquidadas. Esto significa que, si un pago ha sido autorizado pero aún no ha sido liquidado, Payhawk no lo exportará a Xero.
Cuando el banco liquida una transacción, la fecha correspondiente y su importe se exportan automáticamente a la cuenta bancaria de Payhawk en Xero en forma de línea en el extracto bancario.
Para obtener más información sobre la integración de cuentas Payhawk-Xero, consulta el artículo sobre sincronización de cuentas entre Payhawk y Xero.
Enviar depósitos a Xero
De forma predeterminada, cuando se recibe un depósito, Payhawk envía automáticamente la transacción en forma de una línea de extracto bancario a Xero.
A veces, no queremos que se lleve a cabo la exportación automática de los depósitos debido a los ajustes predefinidos necesarios. En estos casos, ponte en contacto con Payhawk para deshabilitar esta función.
Transmitir gastos a Xero
Cuando se revisa un gasto, Payhawk lo envía a Xero.
Esto se aplicará a los siguientes gastos específicos:
Los gastos de tarjeta se exportarán en forma de facturas pagadas desde la cuenta bancaria correspondiente.
Los gastos de efectivose exportarán en forma de facturas pagadas.
Los gastos de reembolso se exportarán en forma de facturas por pagar. En el caso de los gastos de reembolso, Payhawk utiliza al empleado como proveedor.
Los gastos bancarios se exportan en forma de facturas por pagar.
Cuando las facturas impagadas se marcan como pagadas o se pagan directamente a través de Payhawk y se actualizan automáticamente como facturas pagadas si Payhawk consigue hacerlas coincidir con un pago en Xero.
Vincular facturas con pagos
Cuando se contabiliza una factura de compra y el gasto ha sido pagado a través de Payhawk, Payhawk crea y vincula automáticamente un asiento de pago.
Campos de datos exportados a Xero
Payhawk exporta los siguientes campos de datos al sistema Xero:
Proveedor: si el proveedor aún no existe en el sistema Xero, Payhawk notificará al usuario que puede tratarse de un proveedor nuevo y mostrará la opción de crearlo desde Payhawk o, si el perfil del usuario es Empleado, podrá ser solicitado por un administrador.
Categoría: asignada al plan de cuentas de Xero.
Número de documento
Prefijo del número de documento: este campo opcional te permite proporcionar un prefijo a todos los gastos realizados a través de Payhawk y visualizarlos fácilmente para su exportación a Xero.
Fecha del documento
Periodo de servicio: cuando el Administrador cambia la fecha del periodo de servicio en Payhawk, se sobreescribe la fecha del Documento del gasto contabilizado en el sistema ERP.
Fecha de vencimiento: Payhawk exporta la fecha de vencimiento de todos los gastos bancarios. Cuando esta no aparece indicada, se utiliza como fecha de vencimiento la fecha del gasto.
Nota: La nota del titular de la tarjeta en la que explica el gasto aparece en el campo Descripción del gasto en Xero.
Imagen del documento
Importe: el importe total del gasto menos el tipo de impuesto.
Moneda
Tipo de IVA: el tipo impositivo proporcionado por Xero.
Categorías de seguimiento: Payhawk importa dimensiones de Xero y permite utilizarlas como campos de gasto.
Tasas: cuando la transacción incluya una tasa, durante la conexión al sistema ERP se creará un asiento independiente en el diario de pagos en la cuenta correspondiente.