Dependiendo de las circunstancias, puede que tengas que crear diferentes gastos de empresa en el portal web de Payhawk y enviar solicitudes de gastos a los aprobadores correspondientes según los flujos de trabajo definidos en tu empresa.
Solo podrás enviar gastos si un administrador de Payhawk ha activado la opción de envío como parte de tus flujos de trabajo de la empresa. De lo contrario, su gasto se registrará automáticamente para que lo revisen las personas autorizadas.
Cargar documentos de gastos
Al crear gastos, puede cargar documentos de gastos en PDF, JPG y PNG de las siguientes formas:
Arrastrando y soltando.
Cargándolos desde el sistema de archivos.
Pegando desde el portapapeles.
Gastos con tarjeta
Una vez que hayas pagado con tu tarjeta de empresa, se creará automáticamente un gasto. Para cargar documentos de gastos para el gasto con tarjeta creado automáticamente:
En el portal web de Payhawk, ve a la pestaña Gastos > Enviar.
Haz clic en el gasto que necesites.
Carga el documento de gastos desde tu sistema de archivos.
La funcionalidad de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de Payhawk rellenará automáticamente los datos de gastos según el documento y el proveedor. Revisa la información extraída automáticamente y rellena los demás campos de forma manual.
Haz clic en Enviar.
Facturas y gastos de reembolso
Para crear una facturas o gasto de reembolso:
En el portal web de Payhawk, ve a Gastos.
Haz clic en el botón + Nuevo.
En la pantalla que se carga, selecciona Facturas o Reembolso. Para este ejemplo, haz clic en Facturas.
Ten en cuenta que para los reembolsos, en la pantalla se mostrarán los detalles de tu reembolso actual. Si son incorrectos, editarlos y clic en el botón Guardar.
Carga el documento de gastos desde tu sistema de archivos y haz clic en el botón Añadir gasto.
La función de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de Payhawk extraerá automáticamente los datos del proveedor. Introduce los detalles de gasto necesarios, si los hay.
Haz clic en Presentar.
Gastos de kilometraje
Para crear un gasto de kilometraje:
En el portal web de Payhawk, ve a Gastos.
Haz clic en el botón + Nuevo.
En la pantalla que se carga, selecciona Kilometraje.
En la siguiente pantalla, introduce los detalles de tu viaje y haz clic en Añadir kilometraje.
Haz clic en Presentar.
Para enviar gastos de kilometraje recurrentes:
Ve a Gastos, haz clic en el botón + Nuevo y selecciona Kilometraje.
En Reciente, selecciona el gasto que quieres duplicar.
Selecciona la casilla Añadir para varias fechas.
En la siguiente pantalla, selecciona las fechas deseadas para la recurrencia y haz clic en Añadir kilometraje.
En la pantalla Gastos, selecciona los gastos que quieras enviar.
Haz clic en Enviar.
Gastos de dietas
Para crear un gasto de dietas:
En el portal web de Payhawk, ve a Gastos.
Haz clic en el botón + Nuevo.
En la pantalla que se carga, selecciona Dietas.
En la siguiente pantalla, introduce los detalles de tu viaje y estancia, y selecciona las comidas que se han incluido en el precio (deducciones). A continuación, pulsa el botón Añadir gasto.
En el siguiente cuadro de diálogo, carga el documento de gastos.
Haz clic en Presentar.
Envío de gastos en bloque
También puedes enviar varios gastos a la vez:
En el portal web de Payhawk, ve a la pestaña Gastos > Presentar.
Selecciona las casillas de verificación de los gastos que quieras enviar.
Como resultado, el cuadro de diálogo que se carga junto a la lista de gastos muestra un resumen de todos los gastos seleccionados.
Haz clic en Presentar.
