Para cargar documentos de gastos en Payhawk, puedes tomar una foto con la cámara de tu teléfono y aprovechar la función OCR de Payhawk, subir imágenes desde tu galería, añadir archivos PDF desde la carpeta de Archivos o compartir documentos directamente desde tu correo electrónico utilizando la función de carga de archivos de tu dispositivo.
También puedes utilizar las herramientas de la cámara integradas para mejorar la calidad de los documentos y adjuntar varios documentos a un solo gasto, si es necesario.
Cómo tomar fotos de recibos y facturas o añadirlos como imágenes y archivos desde el teléfono
Al crear un gasto desde tu dispositivo móvil, puedes adjuntar un recibo o factura utilizando uno de los siguientes métodos, según tu situación:
Utiliza la cámara de tu teléfono para capturar el documento al crear el gasto.
La tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) de Payhawk detectará automáticamente el documento, tomará la foto, ajustará sus bordes y extraerá los datos del proveedor por ti.
Si lo prefieres, también puedes tomar la foto manualmente.
Sube una imagen desde la galería de fotos de tu teléfono.
Adjunta un archivo desde la carpeta Archivos de tu teléfono.
Carga de varios recibos y facturaspara un gasto
En Payhawk, puedes añadir dos o más recibos y facturas a un gasto, tanto al crear el gasto como después.
La extracción de datos de Payhawk sugerirá los datos del gasto del primer documento que cargues.
Para adjuntar varios recibos o comprobantes a una factura, un gasto reembolsable o un gasto de tarjeta ya creado, abre el gasto y pulsa el botón + (más). Para más información, consulta el artículo sobre cómo crear y enviar gastos desde la aplicación móvil de Payhawk.
Puedes añadir documentos adicionales a los gastos enviados, no enviados o devueltos. Para ello, primero selecciona la opción Editar y, a continuación, pulsa el botón + (más) para subir más archivos.
Si por error has cargado un recibo o factura en un gasto incorrecto, puedes moverlo al correcto utilizando la opción Mover a otro gasto en el portal web de Payhawk.
Rotación de recibos y facturas adjuntos
Después de tomar una foto del documento de tu gasto, puedes rotar la imagen tocando el icono Editar.
Mejora de la legibilidad de recibos y facturas adjuntos
Si los datos del documento del gasto son difíciles de leer, puedes mejorar su legibilidad utilizando los modos de visualización disponibles a través del icono Estrellas.
Eliminación y sustitución de recibos y facturas adjuntos
Si la imagen de un recibo o factura que has cargado al crear un gasto es de mala calidad, puedes sustituirla de la siguiente manera:
Abre el gasto, pulsa el menú de tres puntos y selecciona Descartar documento.
Confirma la acción pulsando de nuevo Descartar documento.
Ahora puedes tomar una nueva foto o subir una imagen o archivo más claro desde tu dispositivo móvil.
Si el gasto ya ha sido aprobado o revisado, pide al aprobador o revisor que te lo devuelva. Una vez que lo haya hecho, podrás editar el gasto y sustituir el documento por la versión correcta.
Carga de recibos y facturas en Payhawk a través de la función de compartir archivos de tu dispositivo
También puedes utilizar la función nativa para compartir archivos de tu dispositivo móvil para cargar recibos o facturas, guardados como archivos o imágenes, directamente a Payhawk.
En tu teléfono, abre la imagen o el archivo.
Pulsa el botón Compartir.
En la lista de opciones, selecciona la aplicación móvil de Payhawk.
Sigue las instrucciones.
Asociación manual de facturas no vinculadas a gastos
Las facturas enviadas al Buzón de recibos de Payhawk se vinculan automáticamente con los gastos correspondientes.
Si el sistema no encuentra ninguna coincidencia, tendrás que vincular manualmente el documento del gasto con el gasto de la siguiente manera:
Revisa tu bandeja de entrada de Payhawk para ver las facturas sin emparejar.
Asigna manualmente la factura con el gasto correspondiente en el sistema.
Confirma que la factura está correctamente vinculada al registro del gasto.
