La integración directa entre Payhawk y MS Business Central te permite disfrutar de un control total de los datos intercambiados entre los dos sistemas.
Payhawk realiza la sincronización de datos cuando se conecta a MS Business Central por primera vez. Opcionalmente, los administradores de Payhawk pueden activar la sincronización de datos bajo demanda.
La integración crea o asigna una cuenta bancaria para cada moneda activa en Payhawk. También tendrás que especificar la fecha de inicio de los saldos que quieras sincronizar entre Payhawk y MS Business Central.
En el siguiente diagrama se muestran los datos que se sincronizan automáticamente entre los sistemas.
Enviar pagos a MS Business Central
Los pagos se exportarán a MS Business Central una vez que el gasto haya sido exportado desde Payhawk y contabilizado en el ERP. Si el gasto permanece en estado de borrador (no contabilizado), el pago no se exportará. Esto significa que un contable o administrador tiene que contabilizar la factura de compra en MS Business Central. Para ahorrar tiempo, puedes utilizar la funcionalidad de contabilización por lotes de ERP.
Por razones contables, Payhawk exporta pagos a MS Business Central únicamente después de que hayan sido liquidados. Por ejemplo, si has exportado el gasto y lo has contabilizado en MS Business Central pero el pago solo está autorizado y aún no ha sido liquidado, Payhawk esperará a su liquidación y, solo entonces, lo exportará automáticamente a MS Business Central.
Para obtener más información sobre la integración de datos bancarios Payhawk-MS Business Central, consulta el artículo sobre sincronización de extractos de cuenta con MS Business Central.
Enviar depósitos a MS Business Central
De forma predeterminada, cuando se recibe un depósito, Payhawk envía automáticamente la transacción en forma de una línea de extracto bancario a MS Business Central.
A veces, no queremos que se lleve a cabo la exportación automática de los depósitos debido a los ajustes predefinidos. En estos casos, ponte en contacto con Payhawk para deshabilitar esta función.
Enviar gastos a MS Business Central
Una vez revisado el gasto, Payhawk lo envía a MS Business Central. Si su importe es positivo, Payhawk crea una factura de compra. Si, por el contrario, has recibido un abono, el importe será negativo y Payhawk creará una nota de abono. Payhawk no admite archivos adjuntos ni dimensiones para las notas de abono.
Para los gastos de reembolso, Payhawk utiliza al empleado como proveedor.
Para los gastos de tarjeta y transferencia bancaria con recibos, la cuenta de saldo del asiento en el diario general es la del proveedor seleccionado en el gasto de Payhawk. En el caso de los gastos reembolsables, de kilometraje y de dietas con recibos, la cuenta de saldo del asiento en el diario general es la del propietario del gasto de Payhawk.
Vincular facturas con pagos
Cuando se contabiliza una factura de compra y el gasto ha sido pagado a través de Payhawk, Payhawk crea y vincula automáticamente un asiento en el diario de pagos.
Campos de datos exportados a MS Business Central
Payhawk exporta los siguientes campos de datos al sistema MS Business Central:
Proveedor: si el proveedor no se encuentra en el sistema MS Business Central, Payhawk notificará al usuario que puede tratarse de un proveedor nuevo y mostrará la opción de crearlo desde Payhawk o, si el perfil del usuario es el de un empleado de Payhawk, podrá ser solicitado por un administrador de Payhawk.
Categoría: asignada al plan de cuentas de MS Business Central.
Número de documento
Fecha del documento
Periodo de servicio: cuando el administrador de Payhawk cambia la fecha del periodo de servicio en Payhawk, se sobreescribe la fecha del Documento del gasto contabilizado en el sistema ERP.
Fecha de vencimiento: Payhawk exporta la fecha de vencimiento en todos los gastos bancarios. Cuando esta no aparece indicada, se utiliza como fecha de vencimiento la fecha del gasto.
Nota: la nota del titular de la tarjeta en la que explica el gasto aparece en el campo Descripción del gasto en MS Business Central.
Imagen del documento
Importe: el importe total del gasto menos el tipo impositivo.
Moneda
Tipo de IVA: el tipo impositivo proporcionado por MS Business Central.
Categorías de seguimiento: Payhawk importa dimensiones MS Business Central y permite utilizarlas como campos de gasto.
Tasas: cuando la transacción incluya una tasa, durante la conexión al sistema ERP se creará un asiento independiente en el diario de pagos en la cuenta correspondiente.
Inicio de la amortización (fecha) y Finalización de la amortización (fecha):
Al exportar un gasto, los datos de la plantilla del campo Programa de amortización de Payhawk se exportarán al campo Código de aplazamiento de MS Business Central en el nivel de línea de la factura de compra.
Si se ha seleccionado la fecha de Inicio de la amortización en Payhawk, se exportará al campo Fecha de inicio del programa de aplazamiento.
En el caso de facturas de compra o diarios de compra (cuando el tipo de documento es, respectivamente, una factura o un recibo), la plantilla de aplazamiento seleccionada se exportará al campo de datos Código de aplazamiento de MS Business Central en el nivel de línea de la factura de compra o del diario general.
La fecha de Finalización de la amortización en Payhawk no influye de ningún modo en este gasto en MS Business Central y no se exporta, ya que el periodo se calcula cuando el usuario hace clic en el botón Calcular programa. Para mejorar la usabilidad de esta función, Payhawk activa automáticamente el cálculo del programa en MS Business Central, eliminando así la necesidad de que los usuarios abran manualmente cada gasto y hagan clic en el botón para efectuar el cálculo.