Puedes configurar los ajustes para el tipo de gasto de dietas en Payhawk de acuerdo con los requisitos de tu empresa.
Habilitar y deshabilitar dietas
Para habilitar (o deshabilitar) los tipos de gasto de dietas para tu empresa:
Inicia sesión en el portal web de Payhawk.
Ve a Ajustes > Tipos de gastos.
Selecciona Dietas.
Para permitir que los empleados de tu empresa creen gastos de dietas, activa el botón de conmutación. En este ejemplo, los gastos de dietas estarán habilitados. También puedes deshabilitar las dietas desactivando el botón de conmutación.
En el cuadro de diálogo que se abre, haz clic en Activar para confirmar tu elección.
Crear políticas de dietas
Puedes crear una política de dietas para una duración determinada en función de las necesidades de tu empresa.
Para crear una política de dietas:
Ve a Ajustes > Tipos de gastos > Dietas.
En la pestaña Políticas, haz clic en + Nueva política.
En el cuadro de diálogo que se abre, escribe el nombre y la duración de la nueva política. Como resultado de ello, los gastos que correspondan con esos intervalos de tiempo reflejarán las tarifas que definas en la política en cuestión.
Ten en cuenta que no podrás crear una política de dietas si ya existe otra con fechas coincidentes.
Haz clic en Guardar cambios para crear la política de dietas.
En la siguiente pantalla, descarga el archivo de plantilla de Excel con las tarifas de dietas predefinidas haciendo clic en el enlace descargar tarifas como .xlsx. Para obtener más información sobre los cálculos predeterminados incluidos en el archivo de plantilla, consulta la sección sobre cálculos de dietas de la plantilla de Payhawk.
Abre el archivo de Excel localmente y edita la información en función de tus necesidades específicas. Guarda el archivo.
De vuelta en Payhawk, haz clic en Importar tarifas.
En el siguiente cuadro de diálogo, adjunta el archivo de Excel actualizado localmente y haz clic en Guardar cambios. Como resultado de ello, las tarifas que acabas de subir se distribuirán según la nueva política de dietas.
Plantilla de Payhawk para el cálculo de dietas
El archivo de plantilla de Excel de Payhawk con las tarifas de las dietas se basa en las tarifas oficiales de Alemania para 2022 establecidas como valores predeterminados y contiene las siguientes columnas:
Destino. Es la ciudad o país al que viaja el empleado.
Si el empleado viaja a varios lugares en un solo día, Payhawk aplica el último lugar y utiliza su tarifa.
Si el empleado selecciona una ciudad para la que no existe tarifa, Payhawk utiliza la tarifa del país.
Si el empleado selecciona un país para el que no hay tarifa, Payhawk utiliza la tarifa predeterminada Otros al final de la lista.
Código del destino. Es el código de la ciudad o país.
Media jornada. Esta tarifa se aplica si el empleado permanece en una ciudad entre 8 y 24 horas. Si tu empresa no utiliza una tarifa independiente para esta duración, puedes copiar los valores de la columna de la tarifa de jornada completa.
Si la duración de tu viaje es de 8 a 24 horas, pero abarca más de dos días naturales, se aplicarán las tarifas de Primer/último día. Por ejemplo, si llegas a tu destino hoy a última hora de la tarde y sales mañana a mediodía, hoy se considerará el primer día de tu viaje y mañana el último. Por lo tanto, se aplicarán a cada día las tarifas de Primer/último día.
Primer/último día. Esta tarifa se aplica al primer y último día del viaje del empleado. Si tu empresa no utiliza una tarifa independiente para esta duración, puedes copiar los valores de la columna de tarifa de jornada completa.
Jornada completa. Esta tarifa se aplica a todas las estancias de 24 horas como mínimo.
Cuando el viaje de negocios se prolongue dos o más días naturales, se aplicarán las tarifas Primer/último día y Jornada completa de la siguiente manera:
Un viaje de dos días requerirá dos tarifas Primer/último día.
Un viaje de tres días requerirá dos tarifas Primer/último día y una tarifa Jornada completa.
Desayuno. Almuerzo. Cena.
Algunas empresas y países aplican deducciones. Cuando se ofrecen comidas sin coste alguno, se pagan con una tarjeta de empresa o se proporcionan como parte de un viaje o alojamiento reembolsable, es necesario deducir un porcentaje de la dieta por día natural (por ejemplo, un desayuno gratuito suministrado por el hotel donde se aloja el empleado o una cena de cortesía ofrecida en una conferencia).
Los porcentajes deducibles de la tarifa de jornada completa utilizados en la plantilla son desayuno -20 %, almuerzo -40 % y cena -40 %.
Editar y eliminar las políticas de dietas
Para editar una política de dietas existente:
Ve a Ajustes > Tipos de gastos > Dietas.
Ve a la política de dietas que quieras modificar y haz clic en el menú de tres puntos. Selecciona la opción Editar política.
En el cuadro de diálogo que se abre, actualiza la información y haz clic en Guardar cambios.
Para eliminar una política de dietas existente:
Ve a la política de dietas que quieras borrar y haz clic en el menú de tres puntos. Selecciona la opción Eliminar.
En el cuadro de diálogo que se abre, marca la casilla de confirmación y haz clic en Eliminar política.
Cuando intentes modificar el periodo de vigencia o eliminar una política de dietas mientras aún haya gastos pendientes a los que se aplique dicha política, Payhawk mostrará una advertencia y no te permitirá continuar hasta que estos gastos estén liquidados.
Actualizar tarifas de dietas ya existentes
Para actualizar las tarifas existentes aplicadas a una política de dietas, puedes descargarlas en Excel, actualizarlas y realizar una nueva importación.
Ve a la política de dietas que quieras modificar y haz clic en el menú de tres puntos. Selecciona la opción Descargar tarifas como .xlsx. Como resultado de ello, el archivo de Excel con las tarifas actuales de la política de dietas se guardará localmente.
Actualiza los datos y guarda el archivo.
De vuelta en Payhawk, haz clic en el menú de tres puntos y selecciona la opción Importar tarifas.
En el cuadro de diálogo que se abre, sube tu archivo local y haz clic en Guardar cambios.
Ten en cuenta que, si existen gastos de dietas pendientes de pago con las tarifas antiguas, Payhawk los actualizará automáticamente.
También puedes editar, eliminar y descargar las tarifas de dietas existentes seleccionando la opción Gestionar de la política. Haz clic en el menú de tres puntos y, a continuación, selecciona la opción que necesites.
