La integración directa entre Payhawk y Exact Online te permite disfrutar de un control total de los datos intercambiados entre los dos sistemas.
Payhawk realiza la sincronización de datos cuando se conecta a Exact Online por primera vez. Opcionalmente, los administradores de Payhawk pueden activar la sincronización de datos bajo demanda.
La integración crea o asigna una cuenta bancaria para cada moneda activa en Payhawk. También tendrás que especificar la fecha de inicio de los saldos que quieras sincronizar entre Payhawk y Exact Online.
En el siguiente diagrama se muestran los datos que se sincronizan automáticamente entre los sistemas.
Enviar pagos a Exact Online
Por razones contables, Payhawk solo exporta transacciones liquidadas. Esto significa que, si un pago ha sido autorizado pero aún no ha sido liquidado, Payhawk no lo exportará a Exact Online.
Cuando el banco liquida una transacción, la fecha de la liquidación y el importe se exportan automáticamente a la cuenta bancaria de Payhawk en Exact Online en forma de asiento contable bancario. Este tipo de transacciones incluyen transacciones con tarjeta y transferencias bancarias.
Enviar depósitos a Exact Online
De forma predeterminada, cuando se recibe un depósito, Payhawk envía automáticamente la transacción en forma de una línea de extracto bancario a Exact Online.
A veces, no queremos que se lleve a cabo la exportación automática de los depósitos debido a los ajustes predefinidos. En estos casos, ponte en contacto con Payhawk para deshabilitar esta función.
Enviar gastos a Exact Online
Cuando se revisa un gasto, Payhawk lo envía a Exact Online en forma de asiento de compras.
Vincular facturas con pagos
Cuando se contabiliza una factura de compra y el gasto ha sido pagado a través de Payhawk, Payhawk crea y vincula automáticamente un asiento de pago.
Campos de datos exportados a Exact Online
Payhawk exporta los siguientes campos de datos al sistema Exact Online:
Proveedor : si el proveedor no está en el sistema Exact Online, Payhawk crea automáticamente un proveedor nuevo.
Categoría: asignada al plan de cuentas de Exact Online.
Número de documento
Prefijo del número del documento: este campo opcional te permite proporcionar un prefijo a todos los gastos realizados a través de Payhawk y visualizarlos fácilmente para su exportación a Exact Online.
Fecha del documento
Periodo de servicio: cuando el Administrador cambia la fecha del periodo de servicio en Payhawk, se sobreescribe la fecha del Documento del gasto contabilizado en el sistema ERP.
Fecha de vencimiento: Payhawk exporta la fecha de vencimiento de todos los gastos bancarios. Cuando esta no aparece indicada, se utiliza como fecha de vencimiento la fecha del gasto.
Nota: La nota del titular de la tarjeta en la que se explica el gasto aparece en el campo Memo del gasto en Exact Online.
Imagen del documento
Importe: el importe total del gasto menos el tipo impositivo.
Moneda
Tipo de IVA: el tipo impositivo proporcionado por Exact Online.
Centro de costes, Unidad de costes, Proyectos: Payhawk importa las clasificaciones de Exact Online y permite utilizarlas como campos de gastos.
Tarifas: cuando la transacción incluya una tarifa, esta creará durante la conexión al sistema ERP una entrada independiente en el diario de pagos en la cuenta correspondiente.
Inicio de amortización (fecha) y Fin de amortización (fecha): al exportar un gasto, los datos de los dos campos de gasto se enviarán a los campos de fecha Desde y Hasta respectivamente en el asiento de compras de Exact Online.