La integración directa entre Payhawk y Exact Online te permite disfrutar de un control total de los datos intercambiados entre los dos sistemas.
Payhawk realiza la sincronización de datos cuando se conecta a Exact Online por primera vez. Opcionalmente, los administradores de Payhawk pueden activar la sincronización de datos bajo demanda.
La integración crea o asigna una cuenta bancaria para cada moneda activa en Payhawk. También tendrás que especificar la fecha de inicio de los saldos que quieras sincronizar entre Payhawk y Exact Online.
En el siguiente diagrama se muestran los datos que se sincronizan automáticamente entre los sistemas.
Enviar pagos a Exact Online
Por razones contables, Payhawk solo exporta transacciones liquidadas. Esto significa que, si un pago ha sido autorizado pero aún no ha sido liquidado, Payhawk no lo exportará a Exact Online.
Cuando el banco liquida una transacción, la fecha de la liquidación y el importe se exportan automáticamente a la cuenta bancaria de Payhawk en Exact Online en forma de asiento contable bancario. Este tipo de transacciones incluyen transacciones con tarjeta y transferencias bancarias.
Enviar depósitos a Exact Online
De forma predeterminada, cuando se recibe un depósito, Payhawk envía automáticamente la transacción en forma de una línea de extracto bancario a Exact Online.
A veces, no queremos que se lleve a cabo la exportación automática de los depósitos debido a los ajustes predefinidos. En estos casos, ponte en contacto con Payhawk para deshabilitar esta función.
Enviar gastos a Exact Online
Una vez que un gasto ha sido revisado, Payhawk lo envía a Exact Online como un asiento en el Diario de compras. Si en lugar de eso has recibido un reembolso (un gasto con un monto negativo), Payhawk creará un asiento en el Diario de compras con un monto negativo y otro en el Diario bancario con un monto positivo.
Vincular facturas con pagos
Cuando se contabiliza una factura de compra y el gasto ha sido pagado a través de Payhawk, Payhawk crea y vincula automáticamente un asiento de pago.
Campos de datos exportados a Exact Online
Payhawk exporta los siguientes campos de datos al sistema Exact Online:
Proveedor : si el proveedor no está en el sistema Exact Online, Payhawk crea automáticamente un proveedor nuevo.
Categoría: asignada al plan de cuentas de Exact Online.
Número de documento
Prefijo del número del documento: este campo opcional te permite proporcionar un prefijo a todos los gastos realizados a través de Payhawk y visualizarlos fácilmente para su exportación a Exact Online.
Fecha del documento
Periodo de servicio: cuando el Administrador cambia la fecha del periodo de servicio en Payhawk, se sobreescribe la fecha del Documento del gasto contabilizado en el sistema ERP.
Fecha de vencimiento: Payhawk exporta la fecha de vencimiento de todos los gastos bancarios. Cuando esta no aparece indicada, se utiliza como fecha de vencimiento la fecha del gasto.
Nota: La nota del titular de la tarjeta en la que se explica el gasto aparece en el campo Memo del gasto en Exact Online.
Imagen del documento
Importe: el importe total del gasto menos el tipo impositivo.
Moneda
Tipo de IVA: el tipo impositivo proporcionado por Exact Online.
Centro de costes, Unidad de costes, Proyectos: Payhawk importa las clasificaciones de Exact Online y permite utilizarlas como campos de gastos.
Tarifas: cuando la transacción incluya una tarifa, esta creará durante la conexión al sistema ERP una entrada independiente en el diario de pagos en la cuenta correspondiente.
Inicio de amortización (fecha) y Fin de amortización (fecha): al exportar un gasto, los datos de los dos campos de gasto se enviarán a los campos de fecha Desde y Hasta respectivamente en el asiento de compras de Exact Online.