Cuando el negocio se expande y tu organización tiene muchas contrataciones nuevas, puede llegar a ser difícil gestionar los registros de los empleados. Payhawk proporciona una opción para que puedas buscar rápidamente en los registros de los empleados, actualizar su tipo de perfil, equipo, dirección de correo electrónico, datos para reembolsos y mucho más en Payhawk.
Actualización de los datos de la cuenta de un empleado
Para actualizar el tipo de perfil de Payhawk o el identificador externo de un empleado:
Inicia sesión en el portal web de Payhawk.
Ve a la pestaña Panel de control > Empleados > Activo(s).
Haz clic en el nombre del empleado que quieras seleccionar.
Para actualizar el tipo de perfil de Payhawk del empleado, en la sección Perfil > Cuenta, selecciona el tipo de perfil que quieras en el menú desplegable Tipo de perfil.
Para actualizar el identificador externo del empleado, en la sección Perfil > Cuenta, escribe el identificador que quieras en el campo ID externo.
Añadido y eliminación de equipos para los empleados
Puedes añadir y eliminar equipos para los usuarios activos de Payhawk:
Ve a la pestaña Panel de control > Empleados > Activo(s).
Haz clic en el nombre del empleado que quieras seleccionar.
En Equipos, haz clic en Editar.
En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona en el menú desplegable el equipo al que quieras añadir el empleado.
Alternativamente, para eliminar un equipo del que es miembro el empleado, sitúa el cursor sobre el equipo pertinente y haz clic en X.
Aquí solo puedes asignar empleados a los equipos como miembros de equipo. Para añadir empleados a equipos como responsables de equipo, consulta el artículo sobre asignación de responsables de equipo a tu equipo.
Actualización de los datos de reembolso de un empleado
También puedes actualizar los datos de reembolso de los empleados que son usuarios activos de Payhawk, es decir, que se han registrado en Payhawk.
Actualización de la dirección de correo electrónico de un empleado
Al registrarse en Payhawk, cada empleado proporciona una dirección de correo electrónico con la que se identificará en el sistema y en la que recibirá notificaciones sobre la emisión de nuevas tarjetas, gastos devueltos, etc.
Como administradores, ahora podéis utilizar la configuración disponible y cambiar manualmente la dirección de correo electrónico de un empleado cuando sea necesario.
Para actualizar la dirección de correo electrónico de un empleado:
Inicia sesión en el portal web de Payhawk.
Ir a Empleados.
Haz clic en el empleado cuya dirección de correo electrónico quieras cambiar.
En el cuadro de diálogo que se abre, haz clic en el menú de tres puntos y selecciona la opción Cambiar e-mail.
En el cuadro de diálogo Cambiar e-mail, introduce la nueva dirección de correo electrónico del empleado.
Haz clic en Guardar.
Activación y desactivación de la funcionalidad Fuera de la oficina para los empleados
Si un empleado está de vacaciones o enfermo, puedes activar el modo Fuera de la oficina en Payhawk y delegar sus responsabilidades en el compañero de equipo correspondiente.
Ve a Panel de control > Empleados > Empleados.
Haz clic en el empleado que quieras seleccionar.
Ve a la pestaña Fuera de la oficina y activa el botón de conmutación.
En el cuadro de diálogo que se abre:
Elige la fecha de inicio y fin de la ausencia.
En el menú desplegable, selecciona el compañero de equipo que recibirá las solicitudes destinadas al empleado durante el periodo definido.
Si has seleccionado erróneamente al empleado equivocado, sitúa el cursor sobre su nombre y haz clic en el botón X.
Ten en cuenta que las solicitudes que estén pendientes de aprobación antes de la fecha de inicio en la que estarás fuera de la oficina se reenviarán a las personas en las que hayas delegado tus responsabilidades laborales.
Haz clic en Guardar cambios.
Al contrario, para desactivar el modo Fuera de la oficina para un empleado, vuelve a pulsar el botón de conmutación en la pestaña Fuera de la oficina.
Búsqueda de empleados
Puedes buscar empleados por su nombre o apellidos (si están activos o si se añadió su nombre al ser invitados), por correo electrónico y por tipo de perfil.
Para buscar en la lista de empleados:
Inicia sesión en el portal web de Payhawk.
Ve a Panel de control > Empleados > Empleados.
Haz clic en la barra de búsqueda (lupa) y escribe una palabra clave. Como resultado de ello, el sistema mostrará una lista de resultados relacionados, si los hubiera.
