Las solicitudes son fundamentales para garantizar un proceso de compras transparente y organizado, ya que permiten a las empresas hacer un seguimiento y controlar el gasto de forma eficaz. Además, ofrecen un registro claro de los bienes o servicios solicitados, lo que facilita la comunicación entre compradores y proveedores.
Para obtener información detallada sobre el ciclo de vida de las solicitudes en Payhawk, incluidas sus etapas, las acciones disponibles, los perfiles y las responsabilidades, consulta el resumen de las solicitudes para contables.
Configuración de los ajustes de las solicitudes
Puedes configurar distintos ajustes para las solicitudes y órdenes de compra (si esta función está activada en tu empresa) en Payhawk.
Tipos de solicitud
Los tipos de solicitud se definen en Configuración > Solicitudes > Tipos. Puedes configurar tipos de solicitud específicos que los empleados puedan usar al enviar solicitudes, por ejemplo, Software. Cada tipo de solicitud incluye un conjunto de campos predeterminados, y también puedes definir campos personalizados para recopilar información específica relacionada con ese tipo. Además, puedes asociar campos personalizados existentes para adaptar aún más la solicitud a las necesidades de tu empresa.
Órdenes de compra
Las órdenes de compra, si están activadas en la cuenta de tu empresa en Payhawk, se definen en Configuración > Solicitudes > Órdenes de compra. Puedes configurar los detalles de las órdenes de compra, como los permisos de envío de los empleados, la numeración de las solicitudes de compra, el logotipo de la empresa y el correo electrónico central de facturación.
Nota de entrega y albarán
Las notas de entrega y albaranes se definen en Configuración > Solicitudes > Nota de entrega y albarán. Puedes configurar las categorías de gasto para tus solicitudes u órdenes de compra que requerirán una nota de entrega y albarán, lo que activará una triple conciliación para esas categorías.
Reglas de discrepancia
Las reglas de discrepancia se definen en Configuración > Solicitudes > Reglas. Puedes configurar reglas que se aplicarán cuando haya una discrepancia entre las cantidades solicitadas y las recibidas, por ejemplo, y determinar en qué casos las solicitudes pueden cerrarse automáticamente.
Doble y triple conciliación
Cuando se reciben la factura del proveedor y la nota de entrega y albarán (si corresponde), el sistema de Payhawk compara los documentos para detectar posibles discrepancias.