Al exportar gastos desde Payhawk a Oracle NetSuite, los datos de los gastos exportados incluirán la fecha del documento (Fecha de la factura o asiento en Oracle NetSuite).
De forma predeterminada, si la fecha del documento y el periodo de servicio elegidos en Payhawk pertenecen a meses diferentes, al intentar la exportación en NetSuite, aparecerá un mensaje de error y la exportación fallará.
Sin embargo, puedes exportar tanto la fecha del documento como el periodo de servicio cuando pertenezcan a meses diferentes activando el ajuste Permitir fecha de transacción fuera del periodo contable en NetSuite en la configuración Preferencias de contabilidad.
Cuando está activada la opción Permitir fecha de transacción fuera del periodo contable y el periodo de servicio en Payhawk recae en un periodo contable cerrado en Oracle NetSuite, Payhawk establecerá el Periodo contable predeterminado como Periodo actual o Primer periodo abierto basándose en el ajuste de la configuración Preferencias de contabilidad.
Por ejemplo, supongamos que hoy es 17 de noviembre de 2023, tienes una factura del 15 de septiembre de 2023 (Fecha del documento) y has ajustado en Payhawk la fecha del 15 de octubre de 2023 para el Periodo de servicio.
En función de la configuración que hayas establecido en Oracle NetSuite, dispondrás de los siguientes escenarios:
Escenario 1.
Si seleccionas DESHABILITAR en PERMITIR FECHA DE TRANSACCIÓN FUERA DEL PERÍODO CONTABLE, la exportación fallará y aparecerá un mensaje de error en Payhawk.
Escenario 2.
Si seleccionas DESHABILITAR en PERMITIR FECHA DE TRANSACCIÓN FUERA DEL PERÍODO CONTABLE:
Si el Periodo contable (servicio) establecido en Octubre en NetSuite está abierto, la Fecha del documento es 15 de septiembre de 2023 y el Periodo contable es Octubre de 2023.
Si el Periodo contable (servicio) establecido en Octubre en NetSuite está cerrado, entonces Payhawk leerá el ajuste PERIODO CONTABLE PREDETERMINADO CUANDO LA FECHA DE TRANSACCIÓN ESTÁ EN PERIODO CERRADO del siguiente modo:
Si Periodo actual:
Si el periodo actual está abierto: la Fecha de documento es el 15 de septiembre y el Periodo contable (servicio) es el mes actual (noviembre).Si el periodo actual está cerrado: la exportación fallará.
Si Primer periodo abierto:
Si noviembre está abierto: la Fecha del documento es el 15 de septiembre y el Periodo contable (servicio) es noviembre.
Si noviembre está cerrado: laFecha del documento es el 15 de septiembre y el Periodo contable (servicio) es diciembre (si es el primer periodo abierto).
Puesto que no se puede seleccionar el periodo de servicio para pagos, Payhawk aplica las definiciones descritas anteriormente:
Payhawk utilizará la Fecha de liquidación como Pago de la factura (fecha de pago) en NetSuite. Para el periodo contable del pago, Payhawk utilizará el Periodo de servicio del gasto utilizando la lógica descrita para definir el periodo contable.
Sin embargo, si la liquidación del pago es posterior al periodo de contabilización del gasto, Payhawk utilizará la fecha de liquidación tanto para la Fecha de pago de la factura como para el Periodo contable.