De forma predeterminada, Payhawk exporta facturas de gastos a Oracle NetSuite en forma de Facturas de proveedores. Sin embargo, puesto que no todos los gastos son facturas, ahora puedes exportar todos los recibos de gastos en forma de asientos desde Payhawk.
Esta nueva capacidad implica que las entidades que hayan automatizado la exportación de sus gastos podrán evitar el inconveniente de informar automáticamente de las facturas o recibos a las autoridades fiscales a la hora de cargar un recibo de gastos.
Para obtener más información sobre la exportación de gastos y pagos, consulta el artículo sobre exportación de gastos y pagos desde Payhawk a Oracle NetSuite.
Activar la exportación de recibos a asientos
Para activar la exportación de gastos de recibos a asientos en Oracle NetSuite, a la hora de establecer la conexión entre Payhawk y el sistema ERP debes seleccionar la opción correspondiente en el menú desplegable del asistente de configuración.
En la misma pantalla, también tendrás que seleccionar una cuenta por pagar para la exportación de recibos en la lista disponible en Oracle NetSuite.
Exportar recibos a asientos
Para exportar un gasto de Payhawk a un asiento en Oracle NetSuite, a la hora de cargar dicho gasto debes seleccionar Recibo en el menú desplegable Tipo de documento.
Datos de recibos exportados en Oracle NetSuite
Cuando marques un gasto como revisado, Payhawk exportará el gasto del comprobante en forma de asiento, lo que dará como resultado las siguientes categorías en la pestaña Líneas del sistema ERP:
El campo Débito mostrará la Categoría de gastos que hayas seleccionado en Payhawk.
El campo Crédito mostrará la Cuenta por pagar que hayas seleccionado en el sistema ERP.
El campo Nombre muestra el Nombre del proveedor que has seleccionado en Payhawk. En caso de reembolso, Payhawk selecciona al empleado como proveedor.
Además de estos campos específicos, Payhawk exportará los mismos datos que con otras exportaciones:
Todas las clasificaciones se aplicarán de forma similar a las facturas de proveedores (campo del cuerpo de la transacción, departamento, clase, localización, segmento).
El documento aparecerá vinculado en la pestaña Comunicaciones.
Cuando el pago se haya abonado a través de Payhawk y luego se haya liquidado, Payhawk creará automáticamente un pago de factura y lo aplicará al diario abierto. La pestañaImpacto 1GL mostrará los siguientes datos:
El campo Débito mostrará la Cuenta por pagar que hayas seleccionado en el sistema ERP.
El campo Crédito mostrará la cuenta bancaria en Payhawk.
