Puedes definir un flujo de trabajo específico por cada tipo de gasto, por ejemplo, facturas con o sin órdenes de compra, o establecer condiciones personalizadas para transacciones con tarjeta, dietas o gastos de kilometraje.
Al establecer umbrales y definir un aprobador específico, puedes personalizar completamente los procesos para los distintos pasos del ciclo de vida del gasto.
Particularidades de los flujos de trabajo de los tipos de gastos
El paso Enviar requiere que los empleados envíen sus gastos antes de que sean aprobados, revisados y pagados.
Si el paso Enviar está deshabilitado (seleccionado Enviar desactivado), el paso Aprobar también se deshabilitará y el gasto pasará directamente a la pestaña Revisar cuando se cree.
Para poder definir un flujo de trabajo de aprobación para los gastos en tu empresa, tienes que activar el paso Enviar.
Para los pasos Revisar, Reembolsar, Pagar > Confirmar detalles y Pagar > Autorizar, solo puedes seleccionar empleados o roles concretos.
Notas sobre las aprobaciones de facturas
Puedes configurar aprobaciones para gastos de transferencias bancarias definiendo flujos de trabajo para facturas vinculadas o no a órdenes de compra.
Dependiendo de la aprobación activada, el flujo de trabajo que se va a aplicar puede ser cualquiera de los siguientes:
Un flujo de trabajo para facturas vinculadas a órdenes de compra en las que coinciden el importe que se ha aprobado y el facturado, y la cantidad aprobada con la entregada.
Un flujo de trabajo para facturas vinculadas a órdenes de compra en las que no coinciden el importe que se ha aprobado y el facturado, y la cantidad aprobada con la entregada.
Un flujo de trabajo para facturas no vinculadas a ninguna orden de compra.
Establecimiento de flujos de trabajo para transferencias bancarias
Para este ejemplo, supongamos que aún no has definido ningún flujo de trabajo para transferencias bancarias (facturas) y que deseas crear la aprobación de transferencias bancarias sin órdenes de compra:
En el portal web de Payhawk, ve a la pestaña Ajustes > Flujos de trabajo > Tipos de gastos.
En el campo Transferencias bancarias, haz clic en Editar flujo de trabajo.
Haz clic en Enviar y selecciona la opción Enviar activado para permitir que los empleados envíen gastos que se van a pagar mediante transferencia bancaria.
Haga clic en Guardar cambios.
Para el paso de aprobación del tipo de gasto de transferencia bancaria, sigue la opción NO OC y haz clic en el paso + Añadir aprobación. Elige añadir tu aprobación personalizada o utilizar plantilla predeterminada sugerida. Para este ejemplo, haz clic en + Personalizar.
La opción Plantilla muestra cualquier rol personalizado previamente definido para tu empresa, por ejemplo, gerente de equipo, para que no tengas que seleccionarla manualmente de la lista desplegable de aprobadores disponibles.
En el cuadro de diálogo que se abre, nombra el paso haciendo clic en el icono del lápiz (editar). Rellena el contenido y pulsa el botón ✔.
En el menú desplegable con los aprobadores disponibles, selecciona el rol gerente de equipo. A continuación, define la condición deseada haciendo clic en + Añadir condición, por ejemplo, Importe.
Para especificar la cantidad para la que se requerirá la aprobación, define el límite de la cantidad en el desplegable, por ejemplo, menor o igual a (). En la línea siguiente, establece la cantidad, por ejemplo, 200.
Haz clic en Guardar.
Para definir aprobaciones de un solo paso, secuenciales de varios pasos o no secuenciales, sigue las directrices y aplica los mismos pasos anteriores.
Para configurar los derechos de revisión de los gastos, haz clic en el paso Revisar. En el menú desplegable Revisar, selecciona el empleado o rol específico que quieres que revise las transferencias bancarias en tu empresa, por ejemplo, cualquier contable de Payhawk, y haz clic en Guardar.
Para configurar los derechos para confirmar los detalles de los gastos, haz clic en el paso Confirmar detalles. En el menú desplegable Confirmar detalles, selecciona el empleado o rol específico que quieres que tenga permiso para confirmar los detalles de los gastos y los métodos de ejecución de los pagos en tu empresa, por ejemplo, cualquier contable de Payhawk, y haz clic en Guardar.
Para configurar los derechos de autorización de los pagos, haz clic en el paso Autorizar. En el menú desplegable Autorizar, selecciona el empleado o rol específico que quieres que pueda autorizar (pagar) transferencias bancarias para pagos inmediatos o programados sin órdenes de compra vinculadas a ellos, por ejemplo, cualquier administrador de Payhawk, y haz clic en Guardar.
Configuración de flujos de trabajo para otros tipos de gastos
Puedes configurar las aprobaciones para transacciones con tarjeta, kilometraje, dietas, reembolsos y efectivo de la empresa de la misma manera que lo haces para las facturas, teniendo en cuenta las siguientes especificaciones:
Los pasos Confirmar detalles y Autorizar solo están disponibles para los gastos pagados mediante transferencia bancaria.
En lugar de los pasos Confirmar detalles y Autorizar, los flujos de trabajo Dietas y Kilometraje tienen el paso Reembolsar porque los empleados ya los han pagado.
Los gastos con tarjeta se pagan en el momento de su creación (uso de la tarjeta), y el dinero de la empresa se paga en efectivo, por lo tanto, las aprobaciones Tarjeta y Fondos de la empresa solo tienen los pasos Enviar y Revisar.