Puede definir un flujo de trabajo específico para cada tipo de gasto dentro de Payhawk, por ejemplo, transferencias bancarias con o sin órdenes de compra, o reglas personalizadas basadas en importes para pagos con tarjeta.
Estableciendo umbrales y definiendo el papel o la persona exacta como aprobador, puede personalizar completamente los procesos para los distintos pasos del ciclo de vida de los gastos en su empresa.
Definición de los flujos de trabajo para las transferencias bancarias inmediatas y programadas
Para definir los flujos de trabajo aprobados para las transferencias bancarias de su empresa, ya sean pagos inmediatos o programados:
Inicia sesión en el portal web de Payhawk.
Vaya a la pestaña Ajustes > Flujos de trabajo > Tipos de gastos.
Vaya a Transferencias bancarias y haga clic sobre Editar flujo de trabajo.
En el menú desplegable Enviar, seleccione On para permitir que los empleados envíen los gastos expresamente mediante transferencia bancaria.
En el menú desplegable Aprobar, seleccione a la persona específica, el rol o una cadena de aprobación multinivel para establecer el proceso de aprobación para los gastos de las transferencias bancarias de su empresa.
En el menú desplegable Revisar, seleccione a la persona específica o el rol autorizado para revisar los gastos de su empresa.
En el menú desplegable Pagar > Confirmar detalles, seleccione a la persona específica, el rol o una cadena de aprobación multinivel para confirmar los detalles del gasto y los métodos de realización de pago. Si elige la opción de la Persona específica, esta debe ser contable o administradora de Payhawk.
En el menú desplegable Pagar > Autorizar, seleccione a la persona específica, el rol o una cadena de aprobación multinivel para autorizar los pagos inmediatos y programados.
Haga clic en Guardar cambios.
Definición de los flujos de trabajo para las transferencias bancarias con órdenes de compra
Cuando definas los flujos de trabajo para las transferencias bancarias en facturas vinculadas a órdenes de compra, ten en cuenta lo siguiente:
El flujo de trabajo de aprobación que definas se activará en caso de que la doble o triple conciliación automática realizada por Payhawk arroje discrepancias según las reglas de discrepancia definidas.
Como aprobadores de las órdenes de compra, puedes seleccionar tanto a cargos como a personas concretas. Estas personas pueden ser propietarios de presupuestos, cargos jerárquicos en tu empresa, como jefes de quipo o gerentes de segundo nivel, etc. Si lo prefieres, también puedes definir una cadena de aprobación específica basada en el importe.
Los flujos de trabajo de gastos definidos previamente no se verán afectados por la cadena de aprobación que establezcas para las transferencias bancarias con órdenes de compra.
Para definir el flujo de trabajo del pago de transferencias bancarias en facturas vinculadas a órdenes de compra:
Ve a Ajustes > Flujos de aprobación.
En Tipos de gastos, ve a Transferencias bancarias. Haz clic en Editar flujos de aprobación.
Para la opción Aprobar con órdenes de compra:
Define la opción Aprobar coincidencia: si el pago de las facturas cuyo importe se concilia con la orden de compra (y la nota de entrega y el albarán si es necesario) requerirá aprobación o no. Si es la aprobación es necesaria, selecciona el cargo o persona concreta, o una cadena de aprobación basada en el importe.
Define la opción Aprobar discrepancia: selecciona el cargo o persona concreta o una cadena de aprobación basada en el importe si el sistema activa un desajuste de discrepancia.
Haz clic en Guardar cambios.
Definición de los flujos de trabajo para otros tipos de gastos
Los flujos de trabajo para los tipos de gastos de pagos con tarjeta, reembolsos, kilometraje, dietas y fondos de la empresa se definen en Payhawk de una forma similar a la de las Transferencias bancarias para los pagos inmediatos y programados, con las siguientes particularidades:
Las opciones de Confirmar detalles y Autorizar no están disponibles para los otros tipos de gastos.
Para los gastos reembolsables, como las dietas y el kilometraje, es necesario definir a la persona específica o el rol que podrá realizar el reembolso.
Los pagos con tarjeta se efectúan al generarse el gasto, y el dinero de la empresa se paga en efectivo, por lo que este tipo de gastos no requieren que se establezca la opción de Pagar para ellos.
