Resumen de gastos para contables

Conozca las características relacionadas con los gastos de su empresa en Payhawk.

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Escrito por Cristina López
Actualizado ayer

Payhawk ofrece potentes opciones para supervisar e informar sobre los gastos de su empresa y utiliza fácilmente la función de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer de forma automática la información de los gastos a partir de las notas de entrega y albarán y de las facturas adjuntas.

Tipos de gastos en Payhawk

Payhawk permite que los empleados creen los siguientes tipos de gastos:

  • Gastos de tarjeta

  • Transferencia bancaria

  • Fondos de la empresa

  • Reembolso

  • Kilometraje

  • Dietas

Para obtener más detalles, consulte el artículo de resumen sobre los gastos de los empleados.

Creación y carga de gastos

Cada empleado puede crear y cargar gastos en Payhawk. Para obtener más información, consulte la colección de artículos sobre gastos de los empleados.

Configuración de los tipos de gastos y los flujos de aprobación

Solo los administradores de Payhawk pueden definir la configuración de los tipos de gastos de la empresa y los flujos de aprobación de las solicitudes de gastos y pagos.

Para obtener más información:

Extracción automática de datos con OCR

Como parte de la solución de gestión de gastos, Payhawk ha desarrollado una herramienta nativa de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que extrae de forma automática la información relevante de las facturas y de las notas de entrega y albarán cargadas y la transfiere al sistema de Payhawk.

Para obtener más información sobre qué datos de los gastos se leen y rellenan automáticamente con la herramienta OCR, consulte el artículo sobre el rellenado automático de datos de los campos de gastos en Payhawk.

Ciclo de vida de los gastos

La siguiente tabla enumera las pestañas disponibles en las que se posiciona un gasto dependiendo de su estado y en función de los flujos de aprobación requeridos por la organización.

Pestaña

Detalles del estado

Enviar

La pestaña Gastos > Enviar contiene los gastos que tienen activada la opción Enviar para el tipo de gasto en Workflows y que no se han enviado todavía. Estos gastos esperan a que el empleado confirme explícitamente el envío del gasto haciendo clic en el botón Enviar.

Si la opción Enviar de todos los tipos de gastos en Workflows está desactivada, la pestaña Enviar se ocultará automáticamente.

Desde aquí, las personas o funciones autorizadas en la empresa también pueden:

Una vez enviado, el gasto automáticamente:

  • Pasará a estar en la pestaña Aprobar, si el gasto requiere aprobación.

  • Pasará a estar en la pestaña Revisar, si el gasto no requiere aprobación.

Aprobar

La pestaña Gastos > Aprobar contiene todos los gastos que tienen activada la opción Enviar del tipo de gasto en Workflows y que están pendientes de aprobación.

  • Si usted es un aprobador, puede aprobarlos directamente en la aplicación Gastos, ya sea uno por uno o en bloque.

  • Si no es un aprobador o si no se requiere un proceso de aprobación de todos los tipos de gastos, la pestaña Aprobar se ocultará automáticamente.

Desde aquí, las personas o funciones autorizadas en la empresa también pueden:

Una vez que se aprueba un gasto, este pasa automáticamente a la pestaña Revisar.

Revisar

La pestaña Gastos > Revisar contiene todos los gastos que están listos para ser revisados. Estos incluyen los gastos que no requieren envío y, por lo tanto, tampoco necesitan el paso de aprobación cuando se crean.

Desde aquí, las personas o funciones autorizadas en la empresa también pueden:

Una vez que se haya revisado el gasto, este pasará automáticamente a la pestaña Pagar. Si se trata de un gasto con tarjeta, pasará directamente a Todo.

Pagar > Confirmar detalles

Los gastos en la pestaña Gastos > Pagar > Confirmar detalles requieren la confirmación de los detalles del pago antes de iniciarlo.

Desde aquí, las personas autorizadas en la empresa pueden:

Una vez hecho esto, haga clic en Confirmar detalles y el gasto pasará a la pestaña Pagar > Autorizar.

Pagar > Autorizar

Los gastos en la pestaña Gastos > Pagar > Autorizar son todos los que requieren autorización para su pago inmediato o programado.

Desde aquí, las personas autorizadas en la empresa pueden:

Pagar > Programado

La pestaña Programado contiene todas las transferencias bancarias que se han programado para una fecha concreta o la de vencimiento.

Desde aquí, las personas autorizadas en la empresa pueden:

Todo

La pestaña Gastos > Todo contiene todos los gastos independientemente de sus estados, mencionados anteriormente.

Desde aquí, para los gastos pagados, las personas autorizadas en la empresa pueden:

Iconos y navegación

Para disfrutar de una navegación más rápida e intuitiva, el estado actual de un gasto en Payhawk se indica con un icono y puede ser cualquiera de los que aparecen en la siguiente tabla.

Icono

Indicación

Detalles

Al gasto le falta un documento.

A menudo, los gastos sin documentos cargados son pagos con tarjeta a la espera de que el titular añada una nota de entrega y albarán o una factura.

El gasto tiene un documento adjunto o se ha revisado.

  • Los gastos marcados con este icono y que tienen un documento de pago cargado también tienen los datos contables necesarios extraídos automáticamente de la nota de entrega y albarán o de la factura.

  • Los gastos marcados con este icono puede que ya hayan sido revisados por un contable aunque no tengan un documento cargado.

El gasto está archivado.

Los gastos archivados son de solo lectura y no pueden editarse. Sin embargo, se pueden ver y exportar, descargar sus documentos de pago y seguir su historial.

Recursos útiles

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